Redakcja K24
Od 24 października 2026 r. obowiązują nowe zasady dokumentowania prawa do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Najbardziej odczują je rodzice i przedsiębiorcy, ponieważ zmienia się wniosek o zasiłek opiekuńczy oraz dokumenty do zasiłku macierzyńskiego. Poniżej wyjaśniamy, co to oznacza dla działu kadr, biura rachunkowego i osoby prowadzącej jednoosobową firmę.
Spis treści
ukryj
Co się zmieniło od 24 października 2026 r.
Zmiany wynikają z nowego rozporządzenia w sprawie zasiłków. Zastępuje ono rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r., które przez lata określało katalog wymaganych dokumentów. Nowe przepisy dostosowują formalności do wcześniejszych zmian w ustawie zasiłkowej. Dotyczą przede wszystkim wniosków, zaświadczeń i innych dokumentów potrzebnych do przyznania i wypłaty świadczeń.
Najważniejsze nowości w skrócie:
- jeden formularz wniosku o zasiłek opiekuńczy zamiast dwóch dotychczasowych,
- brak obowiązku składania zaświadczenia Z-3b przez osoby prowadzące działalność gospodarczą,
- nowe wnioski o zasiłek macierzyński, przy czym ZUS sam pobierze dane z aktu urodzenia dziecka,
- ogólne uproszczenie dokumentacji, a więc mniej papierów dołączanych przez ubezpieczonego.
Zmiana wpisuje się w szerszy trend upraszczania formalności dla firm. Więcej o innych uproszczeniach przeczytasz w tekście o tym, co pakiet deregulacyjny zmienia w działalności firm.
Jeden wniosek o zasiłek opiekuńczy zamiast dwóch
Do tej pory ubezpieczony musiał wybrać właściwy druk. Formularz Z-15A dotyczył opieki nad dzieckiem, natomiast Z-15B opieki nad innym chorym członkiem rodziny. W praktyce pracownicy często mylili wzory. W efekcie kadry odsyłały dokumenty do poprawki, a wypłata zasiłku się opóźniała.
Teraz wniosek o zasiłek opiekuńczy ma jeden wzór, niezależnie od tego, kim opiekuje się ubezpieczony. Dzięki temu znika najczęstszy błąd formalny. Mimo to pracownik nadal musi rzetelnie wypełnić dane o osobie, nad którą sprawuje opiekę. Ponadto wciąż istotne są informacje o innych domownikach, którzy mogliby zapewnić opiekę.
Co zrobić ze starymi drukami?
Usuń dotychczasowe wzory z intranetu, segregatorów i folderów udostępnianych pracownikom. Następnie podmień je na aktualny formularz pobrany bezpośrednio ze strony ZUS. Jeżeli pracownik przyniesie wniosek na starym druku, najbezpieczniej poprosić go o wypełnienie nowego wzoru. Ewentualnie warto potwierdzić w ZUS, jak traktuje wnioski złożone w okresie przejściowym. Taka ostrożność oszczędzi pracownikowi czekania na pieniądze.
Przedsiębiorca bez zaświadczenia Z-3b
Zaświadczenie Z-3b wypełniała osoba prowadząca pozarolniczą działalność, gdy ubiegała się o zasiłek. Przedsiębiorca pełnił w nim rolę płatnika składek samego siebie. Dokument zawierał między innymi dane o podstawie wymiaru i okresach ubezpieczenia. Były to jednak informacje, które ZUS i tak posiada w swoich systemach.
Od 24 października 2026 r. przedsiębiorca nie musi już dostarczać Z-3b. ZUS ustali potrzebne dane samodzielnie, więc procedura staje się krótsza. Dla biura rachunkowego oznacza to mniej pracy przy obsłudze klientów, którzy korzystają ze zwolnień i zasiłków.
O czym przedsiębiorca nadal musi pamiętać
Brak zaświadczenia nie zmienia warunków nabycia prawa do zasiłku. Przede wszystkim przedsiębiorca musi podlegać dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Ponadto powinien opłacać składki w terminie i w pełnej wysokości. Spóźniona lub zaniżona wpłata może bowiem skutkować ustaniem dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. W takiej sytuacji uproszczony wniosek niewiele pomoże, ponieważ prawo do świadczenia w ogóle nie powstanie.
Warto zatem regularnie kontrolować saldo na koncie w ZUS. Składki to stały element budżetu firmy, o czym piszemy także w artykule jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Zasiłek macierzyński: ZUS sam pobierze akt urodzenia
Zmieniają się również wnioski o zasiłek macierzyński. Dotychczas rodzic dołączał do dokumentów odpis lub kopię aktu urodzenia dziecka. Teraz ZUS sam pobierze te dane z państwowych rejestrów. Dzięki temu rodzic nie musi odwiedzać urzędu stanu cywilnego tylko po to, by zdobyć dokument dla ZUS.
Dla pracodawcy to także realna oszczędność czasu. Kadry nie muszą zbierać, kopiować i archiwizować aktów urodzenia w dokumentacji zasiłkowej. Co więcej, firma przetwarza mniej danych osobowych, co upraszcza zasady ochrony danych w aktach pracowniczych.
Lista kontrolna dla kadr i biura rachunkowego
Zmiana wydaje się drobna, jednak dotyka codziennej pracy działu płac. Dlatego warto przejść przez kilka kroków:
- Zaktualizuj wzory dokumentów. Usuń stare formularze wniosków o zasiłek opiekuńczy i macierzyński ze wszystkich miejsc, z których korzystają pracownicy.
- Poinformuj zespół. Wyślij pracownikom krótką wiadomość z linkiem do aktualnego formularza na stronie ZUS.
- Uprość procedury wewnętrzne. Jeżeli regulamin lub instrukcja kadrowa wymienia akt urodzenia albo Z-3b, popraw ten zapis.
- Sprawdź klientów-przedsiębiorców. Biuro rachunkowe powinno przekazać im, że nie przygotowują już Z-3b. Jednocześnie warto sprawdzić, czy opłacają dobrowolną składkę chorobową.
- Przejrzyj archiwum. Dokumenty zasiłkowe złożone przed zmianą przechowuj na dotychczasowych zasadach. Szczegóły znajdziesz w tekście o tym, jak przechowywać dokumenty księgowe.
Przykład: przedsiębiorca na zasiłku opiekuńczym
Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność i opłaca dobrowolną składkę chorobową. Przez ostatnie 12 miesięcy deklarowała podstawę wymiaru składek w wysokości 5 000 zł. Jej dziecko zachorowało, więc sprawowała nad nim opiekę przez 5 dni. Składa zatem wniosek o zasiłek opiekuńczy na nowym druku, bez zaświadczenia Z-3b.
| Element wyliczenia | Kwota |
|---|---|
| Podstawa wymiaru składek | 5 000,00 zł |
| Pomniejszenie o 13,71% | 685,50 zł |
| Podstawa wymiaru zasiłku | 4 314,50 zł |
| Stawka dzienna (podstawa / 30) | 143,82 zł |
| Zasiłek za dzień (80%) | 115,05 zł |
| Zasiłek za 5 dni | 575,25 zł |
Pani Anna nie ujmuje zasiłku w KPiR jako przychodu z działalności. To świadczenie z ubezpieczenia społecznego, a ZUS jako płatnik pobiera od niego zaliczkę na podatek. Następnie ZUS przekazuje informację roczną, którą pani Anna uwzględni w zeznaniu podatkowym. Jest to przykład uproszczony, ponieważ w praktyce podstawa może się różnić między miesiącami.
Podsumowanie
Od 24 października 2026 r. formalności zasiłkowe są prostsze. Wniosek o zasiłek opiekuńczy ma jeden wzór zamiast dwóch, a przedsiębiorca nie składa już zaświadczenia Z-3b. Ponadto przy zasiłku macierzyńskim ZUS sam pobierze dane z aktu urodzenia. Pracodawcy i biura rachunkowe powinni przede wszystkim wymienić stare druki i poprawić wewnętrzne instrukcje. Przedsiębiorcy z kolei muszą pilnować terminowych składek, bo od nich nadal zależy samo prawo do zasiłku.
Zdjęcie: Jessica Lewis 🦋 thepaintedsquare / Unsplash
