Redakcja K24
Zasiłek pogrzebowy 2026 wynosi 7000 zł, a nie 4000 zł jak przez wiele poprzednich lat. Wyższa kwota nie oznacza jednak, że każdy, kto zapłacił za pogrzeb, dostanie ją w całości. O wysokości wypłaty decyduje przede wszystkim to, kim jesteś dla zmarłego i ile faktycznie wydałeś. Poniżej wyjaśniamy zasady, pokazujemy przykłady liczbowe i podpowiadamy, jak przygotować wniosek bez błędów.
Spis treści
ukryj
Zasiłek pogrzebowy 2026 – ile wynosi i komu przysługuje
Od 1 stycznia 2026 roku jednorazowy zasiłek pogrzebowy z ZUS wynosi 7000 zł. Wcześniej kwota była zamrożona na poziomie 4000 zł. Zasiłek dostaje osoba, która pokryła koszty pogrzebu. Nie ma więc znaczenia samo pokrewieństwo, jeśli ktoś inny zapłacił rachunki.
Zmarły musiał przy tym mieć związek z systemem ubezpieczeń. W praktyce chodzi na przykład o osobę ubezpieczoną, emeryta lub rencistę albo członka rodziny takiej osoby. Dlatego przed złożeniem wniosku warto ustalić, z jakiego tytułu zmarły był objęty ubezpieczeniem.
Członek rodziny a osoba obca – kluczowa różnica
Najważniejsza zasada brzmi tak: członek rodziny, który pokrył koszty pogrzebu, otrzymuje zasiłek w pełnej wysokości. Z kolei osoba spoza rodziny, pracodawca, gmina czy parafia dostaje tylko zwrot udokumentowanych kosztów, najwyżej do 7000 zł.
| Kto zapłacił za pogrzeb | Ile otrzyma z ZUS |
|---|---|
| Członek rodziny | Pełny zasiłek, czyli 7000 zł |
| Kilku członków rodziny | 7000 zł podzielone proporcjonalnie do poniesionych kosztów |
| Pracodawca, gmina, inna osoba spoza rodziny | Udokumentowane koszty, maksymalnie 7000 zł |
W efekcie dwie osoby, które wydały na pogrzeb tę samą kwotę, mogą otrzymać różne świadczenia. Wszystko zależy od ich statusu wobec zmarłego.
Przykłady liczbowe
Przykład 1: rodzina wydała więcej niż 7000 zł
Córka zmarłego zapłaciła za pogrzeb 9800 zł. Otrzyma 7000 zł, ponieważ to górna granica zasiłku. Nadwyżkę, czyli 2800 zł, pokrywa sama.
Przykład 2: koszty rozłożone na rodzeństwo
Dwóch braci zapłaciło za pogrzeb ojca. Jeden wydał 6000 zł, drugi 3000 zł. Łącznie to 9000 zł, więc pierwszy pokrył dwie trzecie kosztów, a drugi jedną trzecią. W konsekwencji ZUS podzieli 7000 zł w tej samej proporcji. Pierwszy brat dostanie około 4667 zł, natomiast drugi około 2333 zł.
Przykład 3: pogrzeb organizuje firma
Pracownik zmarł, nie miał bliskiej rodziny, a pogrzeb zorganizował pracodawca. Faktury za usługi pogrzebowe opiewają na 5400 zł. Firma otrzyma więc 5400 zł, a nie 7000 zł. Gdyby koszty wyniosły 8200 zł, zwrot zatrzymałby się na 7000 zł.
Najczęstsze błędy we wniosku do ZUS
Większość problemów wynika z dokumentów, a nie z samego prawa do zasiłku. Oto błędy, które najczęściej opóźniają wypłatę lub obniżają kwotę:
- Rachunki wystawione na inną osobę. Jeśli faktura za trumnę jest na siostrę, a wniosek składa brat, ZUS uzna, że koszt poniosła siostra.
- Brak podziału kosztów. Gdy płaciło kilka osób, każda powinna mieć dokumenty na swoją część. Bez nich trudno ustalić proporcję.
- Zbyt późny wniosek. Na złożenie wniosku masz 12 miesięcy od dnia śmierci. Po tym terminie prawo do zasiłku przepada.
- Niepełne dane zmarłego. Brak numeru PESEL lub informacji o tytule ubezpieczenia wydłuża postępowanie.
- Brak numeru rachunku bankowego. To drobiazg, jednak często powoduje wezwanie do uzupełnienia.
Ponadto warto pamiętać, że ZUS nie wypłaci podwójnie tego samego wydatku. Jeśli część kosztów sfinansowała gmina, ta część nie trafi już do rodziny.
Jak złożyć wniosek krok po kroku
- Zbierz faktury i rachunki za pogrzeb wystawione na osobę lub firmę, która płaciła.
- Przygotuj dane zmarłego, w tym PESEL, oraz akt zgonu albo jego dane.
- Wypełnij wniosek o zasiłek pogrzebowy, czyli formularz Z-12.
- Złóż wniosek w placówce ZUS, pocztą lub elektronicznie przez eZUS.
- Sprawdzaj korespondencję i szybko odpowiadaj na ewentualne wezwania do uzupełnienia.
ZUS w ostatnim czasie zmienia część formularzy. Dlatego przed wysłaniem dokumentów sprawdź, czy korzystasz z aktualnej wersji druku. Przykład takiej zmiany opisaliśmy w tekście o nowych drukach ZUS i jednym wniosku o zasiłek opiekuńczy.
Często pogrzeb organizuje zakład pogrzebowy, który rozlicza zasiłek bezpośrednio z ZUS. W takiej sytuacji rodzina podpisuje upoważnienie, a zakład potrąca zasiłek z rachunku. Zanim jednak to podpiszesz, sprawdź, ile wynosi całkowity koszt usługi. Zdarza się bowiem, że oferta „za zasiłek” obejmuje mniej, niż się wydaje.
Zasiłek pogrzebowy 2026 z perspektywy pracodawcy i księgowości
Pracodawca może wystąpić o zasiłek, jeśli to on pokrył koszty pogrzebu. Wtedy obowiązuje limit udokumentowanych wydatków. W praktyce firma powinna zadbać, aby faktury od zakładu pogrzebowego wystawiono na nią, z jej danymi i NIP-em.
W pełnej księgowości wydatki na pogrzeb zwykle trafiają do pozostałych kosztów operacyjnych. Następnie zwrot z ZUS ujmuje się jako pozostałe przychody operacyjne. Dzięki temu w ewidencji widać zarówno wydatek, jak i refundację. Kwestię zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych warto natomiast przeanalizować indywidualnie, najlepiej z doradcą podatkowym.
Pamiętaj także, że zasiłek z ZUS to coś innego niż odprawa pośmiertna z Kodeksu pracy. Odprawę wypłaca pracodawca rodzinie zmarłego pracownika ze swoich środków. Zasiłek pogrzebowy finansuje z kolei ZUS. Oba świadczenia mają odrębne zasady, więc nie należy ich mylić w dokumentacji kadrowej.
Biura rachunkowe powinny również uwzględnić 12-miesięczny termin we własnych harmonogramach. Dobrym pomysłem jest dopisanie go do terminarza obok terminów z kalendarza podatnika 2026. Dzięki temu łatwiej przypomnieć klientowi o wniosku.
Co jeszcze warto sprawdzić
Jeśli zmarły był emerytem lub rencistą, ZUS zna już jego dane. Mimo to wniosek musi złożyć osoba, która zapłaciła za pogrzeb. Świadczenie nie trafia do rodziny automatycznie.
W razie wątpliwości co do uprawnień możesz umówić się na rozmowę w ZUS. Podobnie jak przy sprawach emerytalnych, warto przygotować listę pytań. Pomocne wskazówki znajdziesz w artykule o tym, o co zapytać doradcę emerytalnego ZUS.
Podsumowanie
Zasiłek pogrzebowy 2026 wynosi 7000 zł, jednak pełną kwotę dostaje tylko członek rodziny, który pokrył koszty pogrzebu. Pracodawca, gmina czy osoba obca otrzymają zwrot udokumentowanych wydatków, najwyżej do tej kwoty. Gdy płaci kilka osób, ZUS dzieli świadczenie proporcjonalnie. Najważniejsze są zatem rachunki wystawione na właściwą osobę, kompletne dane zmarłego i złożenie wniosku w ciągu 12 miesięcy od śmierci. Firmy powinny dodatkowo prawidłowo ująć wydatek i refundację w księgach.
Zdjęcie: Strauss Western / Unsplash
