Redakcja K24
Zatrudnienie sezonowe przed świętami to dziś norma nie tylko w wielkich centrach logistycznych. Duzi gracze rekrutują tysiące osób i dodatkowo płacą stałej załodze kilka tysięcy złotych za pracę w szczycie. Mała firma, sklep internetowy czy hurtownia mają ten sam problem w mniejszej skali. Poniżej wyjaśniamy, jaką umowę wybrać, jak opodatkować świąteczny dodatek i jak go zaksięgować.
Spis treści
ukryj
Zatrudnienie sezonowe przed świętami – jaka umowa?
Przede wszystkim trzeba ustalić, czy praca ma cechy stosunku pracy. Jeśli osoba pracuje pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, właściwa jest umowa o pracę. W praktyce w magazynie, przy kompletacji zamówień i na zmianach prawie zawsze tak właśnie jest. Dlatego umowa zlecenia przy typowej pracy magazynowej niesie ryzyko przekwalifikowania przy kontroli.
Masz do wyboru trzy główne rozwiązania:
- umowę o pracę na czas określony – najbezpieczniejszą przy pracy zmianowej pod nadzorem,
- umowę zlecenia – sensowną przy zadaniach, w których liczy się efekt, a zleceniobiorca sam organizuje pracę,
- pracowników z agencji pracy tymczasowej – wtedy formalności kadrowe przejmuje agencja, a Ty płacisz za usługę na podstawie faktury.
Więcej o różnicach między tymi formami znajdziesz w tekście Zatrudnienie sezonowe w 2026 r. – najważniejsze zasady i umowy.
Minimalne stawki w 2026 roku
Niezależnie od formy umowy obowiązują Cię minimalne stawki. Przy umowie o pracę na pełny etat minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto. Z kolei przy umowie zlecenia minimalna stawka godzinowa to 31,40 zł brutto. Ponadto przy zleceniu musisz ewidencjonować liczbę przepracowanych godzin. Brak takiej ewidencji to częsty zarzut inspektora pracy.
Ile kosztuje pracownik sezonowy?
Na umowie o pracę pracownik sezonowy kosztuje Cię tyle samo co stały. Płacisz wynagrodzenie brutto oraz składki po stronie pracodawcy. Co więcej, pracownik nabywa prawo do urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Jeśli nie wykorzysta go do końca umowy, musisz wypłacić ekwiwalent.
Przy umowie zlecenia sytuacja zależy od statusu zleceniobiorcy. Na przykład student do 26. roku życia nie podlega składkom ZUS z tytułu zlecenia. Dodatkowo osoba poniżej 26 lat może korzystać ze zwolnienia z PIT do limitu 85 528 zł rocznie. Dzięki temu taka osoba dostaje na rękę prawie całą kwotę brutto. Pełne zestawienie obciążeń znajdziesz w artykule Jakie koszty ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika?
Praca w okresie świątecznym
Szczyt sezonu wypada na grudzień, a więc także na dni wolne. Od 2025 roku Wigilia jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Jeśli pracownik pracuje w święto, przysługuje mu dzień wolny albo dodatek do wynagrodzenia. Szczegóły opisaliśmy w tekście o tym, jakie jest wynagrodzenie za pracę w niedziele i święta. Zaplanuj grafik wcześniej, ponieważ koszty takiej pracy szybko rosną.
Świąteczny dodatek dla stałych pracowników
Coraz więcej firm nagradza stałą załogę za pracę w szczycie. Taki dodatek musi mieć jednak podstawę prawną. Możesz go przewidzieć w regulaminie wynagradzania jako premię albo przyznać jako jednorazową nagrodę. Natomiast jeśli zapiszesz w regulaminie konkretne warunki, pracownik może dochodzić premii przed sądem po ich spełnieniu.
Z punktu widzenia podatków i składek forma nie ma większego znaczenia. Premia i nagroda to przychód ze stosunku pracy. W efekcie podlegają składkom ZUS i zaliczce na PIT tak samo jak pensja. Wyjątkiem jest świadczenie z ZFŚS, jednak ono wymaga kryterium socjalnego. Nie możesz więc wypłacić z funduszu równego dodatku „za pracę w grudniu” wszystkim pracownikom.
Przykład: dodatek 2200 zł brutto
Załóżmy, że wypłacasz pracownikowi na umowie o pracę dodatek 2200 zł brutto. Przyjmijmy stopę składki wypadkowej 1,67%. Wyliczenie wygląda następująco:
| Pozycja | Stopa | Kwota |
|---|---|---|
| Dodatek brutto | – | 2200,00 zł |
| Składki społeczne pracownika | 13,71% | 301,62 zł |
| Składki pracodawcy (emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP) | 20,48% | 450,56 zł |
| Łączny koszt pracodawcy | – | 2650,56 zł |
Od kwoty po odjęciu składek pracownika potrącasz jeszcze składkę zdrowotną i zaliczkę na PIT. Zatem pracownik dostanie na rękę wyraźnie mniej niż 2200 zł. Warto to jasno komunikować, bo załoga często myśli o kwocie netto.
Jak zaksięgować wynagrodzenia i dodatki
W pełnej księgowości dodatek ujmujesz razem z listą płac za dany miesiąc. Typowe zapisy wyglądają tak:
- naliczenie wynagrodzenia i dodatku: Wn 404 „Wynagrodzenia”, Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- składki pracodawcy: Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma 229 „Rozrachunki publicznoprawne”,
- potrącenie składek pracownika i zaliczki PIT: Wn 231, Ma 229,
- wypłata: Wn 231, Ma 130 „Rachunek bankowy”.
W KPiR wpisujesz wynagrodzenia w kolumnie przeznaczonej na wynagrodzenia w gotówce i w naturze. Pamiętaj również o momencie zaliczenia do kosztów. Wynagrodzenie za grudzień stanowi koszt grudnia, jeśli wypłacisz je w ustawowym terminie. Z kolei składki pracodawcy możesz rozliczyć w kosztach co do zasady po ich opłaceniu.
Pracownicy z agencji
Jeśli korzystasz z agencji pracy tymczasowej, nie prowadzisz list płac. Agencja wystawia fakturę za usługę, zwykle z VAT 23%. Dlatego cały wydatek księgujesz jako usługę obcą, a VAT odliczasz na zwykłych zasadach. To wygodne, jednak stawka agencji jest wyższa od samego wynagrodzenia.
Koniec umowy i obowiązki na początku roku
Sezon kończy się zwykle w styczniu, a wtedy pojawiają się formalności. Po rozwiązaniu umowy o pracę musisz niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Następnie wyrejestrujesz go z ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni.
Na początku kolejnego roku przygotujesz informacje roczne. Każdy pracownik sezonowy i zleceniobiorca dostanie PIT-11 do końca lutego. Szczegóły znajdziesz w poradniku Zatrudniasz pracowników? Pamiętaj o PIT-11. Błąd w danych lub spóźnienie grozi karą, więc zbierz numery PESEL i adresy już przy podpisaniu umowy.
Najczęstsze błędy
- zlecenie zamiast umowy o pracę przy pracy pod nadzorem i w grafiku,
- brak ewidencji godzin przy zleceniu,
- wypłata premii z ZFŚS bez kryterium socjalnego,
- pominięcie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
- brak oświadczenia studenta o statusie, co podważa zwolnienie ze składek.
Podsumowanie
Zatrudnienie sezonowe przed świętami wymaga decyzji jeszcze w listopadzie. Przy pracy magazynowej pod nadzorem wybierz umowę o pracę na czas określony albo agencję. Zlecenie zostaw na zadania faktycznie samodzielne. Świąteczny dodatek dla stałej załogi traktuj jak zwykłe wynagrodzenie, ponieważ podlega ZUS i PIT. Policz łączny koszt z narzutami, oprzyj wypłatę o regulamin lub decyzję o nagrodzie i zaplanuj formalności związane z końcem umów. Dzięki temu zatrudnienie sezonowe przed świętami nie przyniesie niespodzianek przy kontroli ani w rozliczeniu rocznym.
Zdjęcie: Richard Wang / Unsplash
