Redakcja K24
Przechowywanie CV kandydatów po zakończonej rekrutacji to częsty problem małych firm. Szef odkłada ciekawe zgłoszenia do segregatora albo folderu „na później”. Tymczasem przepisy o ochronie danych osobowych pozwalają na to tylko w określonych sytuacjach. W tym tekście wyjaśniamy, co konkretnie zrobić z dokumentami kandydatów, jak to udokumentować i czym grozi błąd.
Jakie dane może zebrać pracodawca w rekrutacji
Kodeks pracy wskazuje katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata. Należą do nich przede wszystkim: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca żąda trzech ostatnich danych wtedy, gdy są niezbędne do pracy na danym stanowisku.
Kandydaci często jednak wysyłają znacznie więcej. W CV pojawia się zdjęcie, zainteresowania, stan cywilny, a czasem nawet informacje o zdrowiu. Takie dodatkowe dane firma może przetwarzać na podstawie zgody kandydata. W praktyce samo przesłanie CV z tymi danymi zwykle traktuje się jako działanie, które wyraża zgodę na ich przetwarzanie w danej rekrutacji. Dotyczy to jednak tylko tej jednej rekrutacji.
Więcej o samym procesie zatrudniania przeczytasz w tekście jak znaleźć i zatrudnić najlepszych kandydatów.
Przechowywanie CV kandydatów na przyszłe rekrutacje wymaga zgody
Zasada jest prosta. Kandydat wysyła CV w konkretnym celu, czyli na konkretne ogłoszenie. Gdy rekrutacja się kończy, cel przetwarzania znika. Dlatego firma nie może samodzielnie zdecydować, że zatrzyma dokumenty na kolejne nabory.
Aby zachować CV na przyszłość, pracodawca potrzebuje odrębnej, dobrowolnej zgody kandydata. Zgoda musi dotyczyć właśnie przyszłych rekrutacji. Nie wystarczy ogólna klauzula „na potrzeby rekrutacji”, ponieważ ta obejmuje tylko bieżący proces.
W praktyce w ogłoszeniu warto podać dwie osobne klauzule. Pierwsza dotyczy obecnego naboru. Druga, nieobowiązkowa, dotyczy przyszłych rekrutacji. Na przykład może brzmieć tak: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych”.
O czym pamiętać przy zbieraniu zgody
- Dobrowolność – brak zgody na przyszłe rekrutacje nie może wykluczać kandydata z obecnego naboru.
- Odrębność – zgoda na przyszłe nabory powinna być oddzielona od innych oświadczeń.
- Możliwość wycofania – kandydat może wycofać zgodę w każdej chwili, a firma musi wtedy usunąć jego dane.
- Dowód – pracodawca musi umieć wykazać, że zgodę otrzymał. Dlatego warto zachować e-mail lub formularz z treścią zgody.
Jak długo można trzymać CV
Przepisy nie podają jednego terminu przechowywania dokumentów rekrutacyjnych. Firma sama ustala okres i musi go uzasadnić. Ponadto powinna poinformować o nim kandydata w klauzuli informacyjnej.
Rozróżnij trzy sytuacje:
| Sytuacja | Co zrobić z CV |
|---|---|
| Kandydat bez zgody na przyszłe rekrutacje | Usunąć po zakończeniu naboru |
| Kandydat ze zgodą na przyszłe rekrutacje | Przechowywać przez okres wskazany w klauzuli, następnie usunąć |
| Kandydat zatrudniony | Przenieść potrzebne dane do akt osobowych |
W przypadku zgody na przyszłe nabory dobrze jest wpisać konkretny okres, na przykład 12 miesięcy. Dzięki temu kandydat wie, czego się spodziewać, a firma ma jasną datę usunięcia. Z kolei bezterminowe trzymanie danych jest trudne do obrony podczas kontroli.
Niektóre firmy zatrzymują dokumenty kandydatów także na wypadek roszczeń, na przykład zarzutu dyskryminacji w rekrutacji. To możliwe, jednak pracodawca musi to uzasadnić i opisać w klauzuli. Co więcej, w takim przypadku powinien ograniczyć dostęp do tych dokumentów. Ogólne zasady archiwizacji papierów firmowych opisujemy w tekście jak długo przechowywać dokumenty firmy.
Krok po kroku: porządek z CV w małej firmie
Przykład: firma rekrutuje na dwa stanowiska i dostaje 60 zgłoszeń. Zatrudnia dwie osoby. Spośród pozostałych 58 kandydatów 20 wyraziło zgodę na przyszłe rekrutacje. Co zatem trzeba zrobić?
- Dwa CV zatrudnionych – właściwe dane trafiają do akt osobowych, a resztę dokumentów rekrutacyjnych firma usuwa lub zwraca.
- 20 CV ze zgodą – firma odkłada je do osobnej bazy i zapisuje datę usunięcia, na przykład za 12 miesięcy.
- 38 CV bez zgody – firma usuwa je po zakończeniu naboru, chyba że opisała w klauzuli inny uzasadniony cel.
W praktyce wystarczy prosty rejestr w arkuszu. Wpisz w nim imię i nazwisko, datę wpływu CV, rodzaj zgody i datę planowanego usunięcia. Następnie raz w miesiącu sprawdź, czyje dane trzeba skasować. Pamiętaj także o skrzynce e-mail i folderach pobranych plików, ponieważ tam CV zostają najczęściej.
Wersje papierowe
Papierowe CV wymagają takiego samego podejścia. Trzymaj je w zamykanej szafce, a po upływie terminu zniszcz w niszczarce. Natomiast wyrzucenie ich do zwykłego kosza to ryzyko wycieku danych.
Obowiązek informacyjny wobec kandydata
Kandydat musi wiedzieć, kto przetwarza jego dane i po co. Dlatego pracodawca przekazuje mu klauzulę informacyjną. Najczęściej firma umieszcza ją w ogłoszeniu lub wysyła w odpowiedzi na zgłoszenie.
Klauzula powinna zawierać przede wszystkim:
- nazwę i dane kontaktowe pracodawcy,
- cel i podstawę przetwarzania danych,
- okres przechowywania lub sposób jego ustalenia,
- informację o prawie dostępu do danych, ich sprostowania i usunięcia,
- informację o prawie do wycofania zgody,
- informację o prawie do skargi do Prezesa UODO.
Jeśli firma korzysta z zewnętrznej agencji lub portalu rekrutacyjnego, warto również sprawdzić, kto w tej relacji odpowiada za dane. Taka sytuacja często wymaga umowy powierzenia przetwarzania danych.
Skutki błędów przy przechowywaniu CV
Trzymanie CV bez podstawy prawnej narusza przepisy RODO. Kandydat może złożyć skargę do Prezesa UODO, a ten może nałożyć na firmę karę administracyjną. Maksymalne kary w RODO są bardzo wysokie. W małych firmach organ zwykle bierze jednak pod uwagę skalę naruszenia i postawę przedsiębiorcy.
Częstszym problemem w praktyce jest jednak żądanie kandydata. Na przykład ktoś pyta po roku, jakie jego dane firma posiada. Jeśli pracodawca nie ma zgody ani rejestru, trudno mu wyjaśnić, dlaczego wciąż przechowuje CV. W efekcie musi tłumaczyć się przed organem nadzorczym.
Warto też pamiętać o osobach współpracujących na umowach cywilnoprawnych. Ich dokumenty rekrutacyjne podlegają takim samym zasadom ochrony danych. Jeśli rozważasz model współpracy, przeczytaj także o ryzyku reklasyfikacji kontraktu B2B.
Podsumowanie
Przechowywanie CV kandydatów po zakończeniu rekrutacji jest dopuszczalne, ale tylko przy spełnieniu określonych warunków. Najważniejsze zasady są następujące:
- CV z bieżącej rekrutacji usuń po jej zakończeniu, chyba że masz inną uzasadnioną podstawę.
- Na przyszłe nabory potrzebujesz odrębnej, dobrowolnej zgody kandydata.
- Określ konkretny okres przechowywania i wpisz go do klauzuli informacyjnej.
- Prowadź prosty rejestr CV z datami usunięcia.
- Usuwaj dane również z poczty, dysków i segregatorów.
Dzięki temu przechowywanie CV kandydatów nie stanie się problemem przy kontroli. Co więcej, baza zgłoszeń ze zgodami może realnie przyspieszyć kolejną rekrutację w firmie.
Zdjęcie: Markus Winkler / Unsplash
