Nota księgowa

W przypadku niektórych transakcji nie ma potrzeby wystawiania faktury VAT. Jednego z kontrahentów można obciążyć płatnością za pomocą noty księgowej. Inne jej nazwy to:

• nota obciążeniowa,
• nota obciążeniowo – uznaniowa.

W określonych sytuacjach nota księgowa wystarczy do udokumentowania obowiązku zapłaty i uznania tego obowiązku przez nabywcę.

Kiedy wystawia się notę księgową?

Notę księgową wystawia się w sytuacji, gdy dana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT. Na ogół chodzi o:

• obciążenie odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
• obciążenie karą wynikającą z umowy za niedotrzymanie terminu realizacji tej umowy,
• żądanie wypłaty odszkodowania od firmy ubezpieczeniowej,
• uznanie dłużnika kwotą umorzonego długu,
• sprostowanie błędów w uprzednio wystawionych dowodach księgowych,
• przenoszenie opłat skarbowych lub innych kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Nadal jednak transakcję trzeba udokumentować i do tego właśnie służy nota księgowa. Zawiera ona:

• określenie stron wraz z ich danymi,
• daty wystawienia i płatności,
• treść tekstowa noty.

Nota księgowa a księgi rachunkowe

Na podstawie noty księgowej można wykonywać zapisy w księgach rachunkowych. By to jednak było możliwe, wedle ustawy o rachunkowości, musi ona zawierać także dodatkowe informacje. Głównie chodzi o wskazanie rodzaju transakcji, jej wartość lub ilość przekazanych aktywów. Do ujęcia w księgach rachunkowych potrzebna jest też dekretacja oraz podpis osoby jej przeprowadzającej. Nie ma konieczności składania podpisów stron, gdyż nota księgowa nie jest dokumentem świadczącym o zmianie stanów aktywów ani dowodem zastępczym.

Czy nota księgowa może stanowić dowód księgowy?

W niektórych sytuacjach nota księgowa może być uznana za inny dowód księgowy, a jednocześnie być podstawą do wykonywania zapisów w księgach rachunkowych. Warunkiem jest, aby nota księgowa została sporządzona do skorygowania zapisów na temat operacji gospodarczych, które wynikają z dowodu własnego lub obcego. Ewentualnie, jeśli jest potwierdzona umową lub wyciągiem z rachunku bankowego. Co ważne – nota księgowa to nie to samo co nota korygująca. O niej więcej piszemy w artykule – Nota korygująca. 

Jak wystawić notę księgową w programie Faktura VAT 2022?

Stworzenie noty księgowej, która w programie występuje pod nazwą nota obciążeniowa, wygląda następująco.

• W głównym oknie programu, w górnym menu klikamy na Druki, a z rozwiniętej listy wybieramy Nota Obciążeniowa. 

• W nowym oknie musimy uzupełnić wszystkie dane potrzebne do wystawienia noty księgowej. Musimy wskazać dane stron (wierzyciela i dłużnika) – oba pakiety danych możemy wybrać z bazy firm w pamięci programu, klikając na Wybierz. Następnie musimy podać numer noty, daty wystawienia i płatności. Możemy dodać treść noty oraz rachunek do zwrotu. 

• Z poziomu okna możemy od razu notę księgową wydrukować, klikając na Drukuj. 

Po wydrukowaniu, klikamy na Zamknij.