Redakcja K24
Trzynastka za 2026 rok to dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Pracodawca wypłaca ją dopiero w 2027 roku, ale dane do obliczeń zbiera już teraz. Dlatego listopad to dobry moment, żeby sprawdzić listę uprawnionych, nieobecności i składniki wynagrodzeń. Poniżej znajdziesz zasady naliczania, terminy, przykład liczbowy oraz typowe błędy kadrowe.
Spis treści
ukryj
Kto ma prawo do trzynastki za 2026 rok
Dodatkowe wynagrodzenie roczne reguluje ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Świadczenie dotyczy więc wyłącznie pracowników tych jednostek. Prywatna firma nie ma takiego obowiązku. Może jednak przyznać podobną premię roczną w regulaminie wynagradzania.
Podstawowy warunek to przepracowanie u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy w roku kalendarzowym. Pracownik zatrudniony przez cały 2026 rok otrzyma świadczenie w pełnej wysokości. Z kolei osoba, która przepracowała krócej niż rok, ale co najmniej pół roku, dostanie kwotę niższą. Wynika to z faktu, że podstawą jest suma faktycznie otrzymanych zarobków.
Wyjątki od wymogu 6 miesięcy
Ustawa przewiduje sytuacje, w których krótszy okres pracy nie odbiera prawa do świadczenia. Należą do nich przede wszystkim:
- rozwiązanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
- korzystanie z urlopu wychowawczego,
- powołanie do czynnej służby wojskowej,
- przeniesienie służbowe,
- zatrudnienie przy pracach sezonowych, jeśli umowa trwała krócej niż 6 miesięcy.
Przed sporządzeniem listy płac warto więc przejrzeć akta osób zatrudnionych lub zwolnionych w trakcie roku. W praktyce właśnie tutaj kadry popełniają najwięcej pomyłek.
Kiedy pracownik traci prawo do świadczenia
Prawo do trzynastki wygasa w kilku przypadkach. Pracownik nie otrzyma jej między innymi wtedy, gdy:
- miał nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy dłuższą niż 2 dni,
- stawił się do pracy po spożyciu alkoholu albo pił alkohol w czasie pracy,
- pracodawca rozwiązał z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy,
- porzucił pracę.
Ewidencja czasu pracy musi zatem jednoznacznie pokazywać, które nieobecności są usprawiedliwione. Jeśli pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, warto mieć w aktach potwierdzenie. Szczegóły kontroli takich zwolnień opisuje tekst o tym, kogo jednostka może wysłać do chorego pracownika.
Jak obliczyć trzynastkę za 2026
Trzynastka wynosi 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę, które pracownik otrzymał w roku kalendarzowym. Ustawa odsyła tu do składników uwzględnianych przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do podstawy wliczasz więc przede wszystkim:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatek stażowy i funkcyjny,
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej,
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
Natomiast poza podstawą zostają m.in. wynagrodzenie i zasiłek za czas choroby, nagrody jubileuszowe, odprawy oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nie wliczasz również trzynastki za poprzedni rok, wypłaconej w 2026 roku.
Przykład liczbowy
Pani Anna pracuje w urzędzie gminy przez cały 2026 rok. Jej wynagrodzenie zasadnicze wynosi 6 000 zł, a dodatek stażowy 600 zł miesięcznie. W marcu przez 10 dni chorowała i otrzymała wynagrodzenie chorobowe. Kadrowa ustala podstawę następująco:
| Składnik | Kwota w 2026 r. | Czy wliczyć? |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy (po pomniejszeniu za chorobę) | 77 000 zł | Tak |
| Wynagrodzenie chorobowe | 1 600 zł | Nie |
| Nagroda jubileuszowa | 3 000 zł | Nie |
| Podstawa trzynastki | 77 000 zł |
Trzynastka brutto wynosi zatem 77 000 zł × 8,5% = 6 545 zł. Kwoty w przykładzie są umowne. Ważne jest jedynie to, że chorobowe i nagroda jubileuszowa nie zwiększają podstawy.
Drugi przykład dotyczy osoby zatrudnionej od 1 maja 2026 roku. Pracownik zarobi do końca roku 8 miesięcy po 5 000 zł, czyli 40 000 zł. Przepracował więc ponad 6 miesięcy i ma prawo do świadczenia. Jego trzynastka wyniesie 40 000 zł × 8,5% = 3 400 zł.
Termin wypłaty trzynastki za 2026 rok
Pracodawca wypłaca dodatkowe wynagrodzenie roczne nie później niż do końca pierwszego kwartału następnego roku. W przypadku trzynastki za 2026 ostatnim dniem jest zatem 31 marca 2027 roku. Jednostka może jednak wypłacić świadczenie wcześniej, na przykład razem z lutową listą płac.
Inaczej wygląda sytuacja pracownika, który odchodzi na emeryturę lub rentę. W takim przypadku jednostka wypłaca trzynastkę w dniu rozwiązania stosunku pracy. Dlatego przy rozstaniu warto od razu przygotować dokumenty końcowe, w tym świadectwo pracy.
Spóźniona wypłata oznacza naruszenie przepisów o wynagrodzeniu. W efekcie pracownik może domagać się odsetek, a inspekcja pracy może nałożyć karę na osobę odpowiedzialną. Ponadto zaległość wpływa na rozliczenia składek w kolejnych miesiącach.
Podatek i składki ZUS od trzynastki
Trzynastka to przychód ze stosunku pracy. Pracodawca pobiera więc zaliczkę na PIT oraz nalicza składki ZUS i składkę zdrowotną tak samo jak od zwykłej pensji. Liczy się moment wypłaty, a nie rok, za który świadczenie przysługuje. Trzynastka za 2026 wypłacona w marcu 2027 roku trafi więc do rozliczeń za 2027 rok.
Ma to kilka praktycznych skutków:
- zaliczkę PIT pokażesz w deklaracji PIT-4R za 2027 rok,
- przychód trafi do PIT-11 za 2027 rok,
- kwotę wliczysz do rocznego limitu podstawy składek emerytalnej i rentowych na 2027 rok,
- jeśli pracownik przekroczy próg podatkowy, trzynastka może podlegać wyższej stawce.
Terminy przelewu zaliczek i składek najwygodniej sprawdzić w kalendarzu podatnika 2026, a później w jego wersji na kolejny rok.
Jak zaksięgować dodatkowe wynagrodzenie roczne
W jednostkach budżetowych trzynastka ma własny paragraf klasyfikacji budżetowej, czyli § 404. Wydatek obciąża plan finansowy roku, w którym następuje wypłata. Dlatego jednostka musi zabezpieczyć środki w planie na 2027 rok.
W księgach typowy zapis wygląda następująco:
- naliczenie trzynastki: Wn konto 404 „Wynagrodzenia”, Ma konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- naliczenie składek pracodawcy: Wn konto 405, Ma konto 229,
- potrącenie zaliczki PIT i składek pracownika: Wn konto 231, Ma konto 225 i 229,
- wypłata netto: Wn konto 231, Ma konto 130 lub 135.
Niektóre jednostki ujmują koszt trzynastki już w roku, którego dotyczy. Robią to przez bierne rozliczenia międzyokresowe lub rezerwę. Wybór metody zależy jednak od przyjętej polityki rachunkowości. Sprawdź więc swoje zasady przed zamknięciem 2026 roku.
Lista kontrolna dla kadr i księgowości
Przed wypłatą warto przejść kilka kroków. Dzięki temu unikniesz korekt list płac i deklaracji.
- Sporządź listę pracowników zatrudnionych w 2026 roku co najmniej 6 miesięcy.
- Dopisz osoby objęte wyjątkami, na przykład wracające z urlopu wychowawczego.
- Wykreśl osoby, które straciły prawo, na przykład z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności.
- Zsumuj składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy.
- Pomnóż sumę przez 8,5% i zaokrąglij wynik do pełnych groszy.
- Nalicz składki, zaliczkę PIT i wypłać kwotę netto najpóźniej 31 marca 2027 roku.
Jeśli w 2026 roku w jednostce zmieniły się zasady wynagradzania, uwzględnij je w podstawie. Przydatny może być również przegląd zmian w zatrudnieniu i umowach w 2026 roku.
Podsumowanie
Trzynastka za 2026 przysługuje pracownikom sfery budżetowej, którzy przepracowali co najmniej 6 miesięcy lub mieszczą się w ustawowych wyjątkach. Jej wysokość to 8,5% sumy wynagrodzeń wliczanych do podstawy ekwiwalentu urlopowego. Pracodawca wypłaca ją najpóźniej 31 marca 2027 roku, a przy przejściu na emeryturę lub rentę w dniu rozwiązania umowy. Od świadczenia trzeba pobrać PIT i składki według zasad roku wypłaty. Zatem już teraz warto zweryfikować ewidencję nieobecności, listę uprawnionych i plan finansowy na 2027 rok.
Zdjęcie: Dimitri Karastelev / Unsplash
