Sylwia Łysak
Wśród dokumentów księgowych, z którymi można się spotkać w obrocie gospodarczym, znajdujemy m.in. różne noty księgowe. Stosuje się je w sytuacji, gdy nie ma zastosowania faktura, ponieważ rozliczenia nie dotyczą towarów czy usług. Nota kredytowa, nazywana tak z języka angielskiego, w którym określa się ją jako credit note, wystawiana jest w kilku szczególnych przypadkach, które omówimy w artykule. Co to jest nota uznaniowa i jaka różnica jest między dokumentami takimi jak nota kredytowa a faktura korygująca?
Co to jest nota uznaniowa i kiedy się ją wystawia?
Terminem nota kredytowa, stosowanym zamiennie z nazwą nota uznaniowa, określa się notę księgową wystawianą, gdy zachodzi konieczność rozliczenia czegoś na rzecz drugiej strony transakcji. Taka nota stosowana jest między innymi przez wierzycieli, którzy decydują o umorzeniu dłużnikom części zadłużenia. Może być wystawiana także przez sprzedawców, którzy zmniejszają wysokość zobowiązań nabywców, np. z uwagi na:
- udzielenie rabatu, np. z tytułu wcześniej zapłaty;
- zwrot zakupionych towarów lub ich opakowań;
- uszkodzenie towaru przy transporcie;
- zwrot towaru niekompletnego;
- pobranie niewłaściwych kwot od nabywcy z tytułu błędu w cenie towaru.
Nota kredytowa a faktura korygująca
Pod kątem formalnym, nota uznaniowa przypomina fakturę korygującą. Zastępuje ją zresztą w transakcjach europejskich, gdzie credit note wystawia się wtedy, kiedy w Polsce zastosowanie ma korekta faktury. Zgodnie z polskimi przepisami, nota uznaniowa ma zastosowanie, gdy obciążenie uznanie na rzecz drugiej strony nie podlega opodatkowaniu VAT. Celem zobrazowania różnicy między nota kredytowa a faktura korygująca, warto przytoczyć dwa przykłady:
Przykład nr. 1 Pan Jan prowadzi sprzedaż małego AGD przez Internet. Zorientował się, że na stronie wkradł się błąd w cenie robota, który kupił od niego nabywca. Ponieważ zmiana ceny towaru ma wpływ na wysokość podatku VAT do zadeklarowania, zastosowanie ma faktura korygująca.
Przykład nr. 2 Ten sam Pan sprzedał klientowi toster. Okazało się, że jego opakowanie zostało uszkodzone przy transporcie, w wyniku czego złamało się zapięcie urządzenia. W odpowiedzi na reklamację klienta, Pan Jan zaproponował mu udzielenie rabatu od całego zamówienia. Upust tego rodzaju nie zmienia ceny jednostkowej, ani wartości VAT z tej transakcji, więc w jego przypadku zastosowanie ma nota kredytowa.
Credit note WNT
Nota kredytowa credit note ma też zastosowanie w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) pomiędzy kontrahentami z różnych krajów Unii Europejskiej. Jest to transakcja pomiędzy dwoma podmiotami z różnych państw Wspólnoty UE. Jednym z nich jest nabywca objęty podatkiem VAT lub od wartości dodanej, a drugim sprzedawca objęty jednym z nich. Dodatkowym warunkiem rozliczenia transakcji WNT jest to, że nabywca musi kupować towar na potrzeby własnej działalności gospodarczej.
W odniesieniu do zakupów w innych krajach Unii Europejskiej, kontrahenci nie wystawiają w ogóle faktur korygujących, a właśnie noty kredytowe. Należy je zatem traktować na równi, co polskie korekty faktur. Warto też zapoznać się z interpretacjami organów podatkowych w sprawie terminów i sposobów rozliczania takich dokumentów korygujących WNT. Przepisy nie regulują bowiem jasno, jak należy je traktować.
Księgowa nota kredytowa wzór
Jak każda nota księgowa, tak i nota kredytowa powinna zawierać podstawowe elementy pozwalające na zakwalifikowanie jej jako dokumentu księgowego. Muszą się na niej znaleźć m.in. następujące rzeczy decydujące o jej funkcjonowaniu jako nota uznaniowa:
- oznaczenie “nota kredytowa”, a w przypadku transakcji WNT i innych międzynarodowych – “credit note”;
- kolejny nadany numer noty kredytowej;
- dane dostawcy i nabywcy wraz z nazwą (lub imieniem i nazwiskiem), adresem, numerem NIP, a w przypadku spółek także KRS;
- data dostawy towarów;
- wartość wystawionej noty (np. wysokość rabatu) – ujętą liczbowo i słownie;
- walutę noty (np. polski złoty)
- termin płatności noty kredytowej (zobowiązanie o rozliczeniu transakcji);
- metodę płatności (np. przelew na konto wraz z wskazaniem numeru).
Jak wystawić credit note?
Noty księgowe zdecydowanie najszybciej i najwygodniej sporządza się w programach do wystawiania dokumentów księgowych i faktur takich jak Faktura VAT 2024. To proste narzędzie do prowadzenia rozliczeń firmowych umożliwia wystawianie nowego typu faktur ustrukturyzowanych i rozliczanie ich przez KSeF. Możesz z niego korzystać przez 30 dni całkowicie za darmo – przetestuj program Faktura VAT 2024.
