Katarzyna Tadla
Wynajmowanie mieszkań dla pracowników to częsta praktyka w wielu firmach. Stosuje się ją zwłaszcza tych zatrudniających specjalistów z odległych miejscowości lub oddelegowanych do pracy na określony czas. Jednak kwestia odliczenia VAT od kosztów związanych z najmem mieszkań na cele pracownicze wciąż budzi wątpliwości i różne interpretacje. VAT od wynajmu mieszkań może przynieść firmie ogromne korzyści finansowe – jakie warunki trzeba spełnić?
Kiedy można odliczyć VAT?
Zasadniczo, odliczenie VAT od wynajmu mieszkań dla pracowników jest możliwe, ale nie w każdej sytuacji. Warunkiem jest przede wszystkim związek wynajmu lokali z działalnością gospodarczą firmy. Według art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia przysługuje wtedy, gdy towary i usługi wykorzystuje się do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Oznacza to, że jeśli firma udostępnia mieszkania pracownikom w ramach działalności gospodarczej, może ona odliczyć VAT od kosztów najmu.
Przykłady sytuacji, w których odliczenie VAT jest możliwe
Odliczenie VAT będzie zasadne, gdy pracodawca wynajmuje mieszkania pracownikom z powodu specyficznych potrzeb firmy. Przykładowe sytuacje, które uzasadniają odliczenie VAT, to:
- Oddelegowanie pracowników – Firma może wynajmować mieszkania pracownikom oddelegowanym do pracy w innej lokalizacji. Jeśli ci pracownicy posiadają unikalne umiejętności i ich obecność jest kluczowa dla działalności firmy, sądy uznają, że taki najem jest związany z działalnością gospodarczą, a więc firma może odliczyć VAT. NSA w wyroku z 2023 r. podkreślił, że takie udostępnienie mieszkań ma pośredni związek z opodatkowaną działalnością.
- Pracownicy z trudnodostępnych lokalizacji – W sytuacji, gdy firma działa w miejscu, gdzie dojazd dla pracowników jest trudny lub nieopłacalny, wynajem mieszkań może być uznany za konieczny do prowadzenia działalności. Pracodawca, wynajmując lokale, umożliwia firmie utrzymanie stałej kadry, co bezpośrednio wpływa na jej działalność opodatkowaną.
- Zabezpieczenie stabilności kadry – W niektórych przypadkach wynajem mieszkań pozwala na zmniejszenie rotacji pracowników. Jest to korzystne dla firmy, która chce utrzymać kluczowych specjalistów. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma minimalizuje koszty rekrutacji i szkolenia nowych pracowników, co również wpływa na działalność opodatkowaną VAT.
Kiedy odliczenie VAT może być problematyczne?
Odliczenie VAT od wynajmu może nie będzie możliwe w sytuacji, gdy mieszkanie udostępnia się pracownikowi na cele czysto prywatne, a nie związane bezpośrednio z wykonywaniem obowiązków służbowych. Jeśli nie można wykazać, że wynajem mieszkań ma związek z działalnością gospodarczą firmy, fiskus może zakwestionować prawo do odliczenia.
W praktyce, organy podatkowe mogą przyjmować różne stanowiska, zależnie od okoliczności. Przykładem jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z kwietnia 2023 r., w której przyznano prawo do odliczenia VAT, uznając, że wynajem mieszkań dla pracowników był niezbędny do realizacji działalności gospodarczej firmy. Warto jednak pamiętać, że każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy.
Jakie formalności trzeba spełnić aby odliczyć VAT od wynajmu mieszkań?
Aby firma mogła odliczyć VAT od wynajmu mieszkań dla pracowników, konieczne jest udokumentowanie związku wynajmu z działalnością gospodarczą. W tym celu warto zachować wszystkie faktury związane z wynajmem oraz ewentualnie prowadzić ewidencję pracowników korzystających z mieszkań w ramach obowiązków służbowych. Dodatkowo, w przypadku wątpliwości, zawsze można wystąpić o interpretację indywidualną do organów podatkowych, aby uniknąć potencjalnych sporów.
VAT od wynajmu mieszkań – Podsumowanie
Możliwość odliczenia VAT od wynajmu mieszkań dla pracowników zależy od tego, czy najem ten jest uzasadniony potrzebami firmy. Jeśli wynajem mieszkań dla pracowników ma pośredni lub bezpośredni związek z działalnością gospodarczą firmy, istnieje możliwość odliczenia VAT. Warto jednak pamiętać, że każda sytuacja może być oceniana indywidualnie, a uzyskanie interpretacji indywidualnej może pomóc w uniknięciu problemów z fiskusem.
