Dokumenty OT i LT dla środków trwałych – czym są te dowody księgowe i do czego się je wykorzystuje?

Dokumenty OT i LT to podstawowe dowody księgowe w firmie wykorzystującej środki trwałe. Pierwszy dokumentuje przyjęcie składnika majątku do używania, drugi — jego likwidację. Jakie informacje powinny zawierać, kiedy się je sporządza i co zmienia obowiązek przesyłania ewidencji środków trwałych w formie JPK_ST od 2026 roku? Wyjaśniamy.

Środki trwałe — podstawowe informacje

Definicję środka trwałego zawiera art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. To rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności nieruchomości, maszyny, urządzenia, środki transportu, ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz inwentarz żywy.

Środkiem trwałym może być zarówno przedmiot nabyty specjalnie na potrzeby firmy, jak i składnik majątku prywatnego wprowadzony do działalności.

Próg 10 000 zł. Jeśli wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca ma wybór: może ująć wydatek bezpośrednio w kosztach albo rozliczać go przez odpisy amortyzacyjne. Powyżej tej kwoty wyboru nie ma — składnik trzeba wpisać do ewidencji środków trwałych i amortyzować. I właśnie do tego służy dokument OT.

Dokument OT — przyjęcie środka trwałego

OT („przyjęcie środka trwałego”) sporządza się w momencie, w którym składnik majątku staje się kompletny i zdatny do użytku — a nie w dacie zakupu. To rozróżnienie bywa źródłem błędów: maszyna kupiona w listopadzie, ale uruchomiona po montażu w styczniu, zostaje przyjęta dokumentem OT w styczniu i od lutego rozpoczyna się jej amortyzacja.

Dokument OT powinien zawierać:

• numer dokumentu i datę jego wystawienia;
• datę przyjęcia środka trwałego do używania;
• nazwę i opis składnika oraz jego numer inwentarzowy;
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT);
• wartość początkową wraz z podstawą jej ustalenia (faktura zakupu, koszt wytworzenia, wycena);
• miejsce użytkowania oraz osobę odpowiedzialną;
• stawkę i metodę amortyzacji;
• podpisy osób przekazującej i przyjmującej.

Do wartości początkowej wlicza się nie tylko cenę zakupu, ale też koszty związane z przystosowaniem do używania — transport, montaż, opłaty urzędowe czy odsetki naliczone do dnia przyjęcia.

Dokument LT — likwidacja środka trwałego

LT („likwidacja środka trwałego”) sporządza się, gdy składnik przestaje być używany w działalności — z powodu zużycia, zniszczenia, awarii bez opłacalnej naprawy albo wycofania z firmy. Dokument zamyka historię środka trwałego w ewidencji.

Powinien zawierać numer i datę wystawienia, dane likwidowanego składnika wraz z numerem inwentarzowym, wartość początkową, dotychczasowe umorzenie i wartość netto na dzień likwidacji, przyczynę likwidacji oraz sposób zagospodarowania (złomowanie, sprzedaż, przekazanie) i podpisy osób odpowiedzialnych.

Uzasadnienie przyczyny ma znaczenie podatkowe: niezamortyzowana część wartości początkowej może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile likwidacja nie wynika ze zmiany rodzaju działalności. Przy likwidacji fizycznej warto dołączyć protokół albo kartę przekazania odpadu.

Pokrewne dokumenty — PT i MT

• PT — protokół przekazania lub przejęcia środka trwałego innej jednostce;
• MT — zmiana miejsca użytkowania środka trwałego wewnątrz firmy.

Nie zastępują one OT ani LT — dokumentują zdarzenia pośrednie w okresie użytkowania składnika.

Ewidencja środków trwałych a JPK_ST od 2026 roku

To najważniejsza zmiana dla firm prowadzących ewidencję środków trwałych. Od 1 stycznia 2026 roku pierwsza grupa podatników PIT — czynni podatnicy VAT — ma obowiązek prowadzenia księgi i ewidencji wyłącznie przy użyciu programów komputerowych.

Konsekwencja: obok księgi w formacie JPK_PKPIR do urzędu skarbowego trafi także JPK_ST — ustrukturyzowana ewidencja środków trwałych. Pierwsze przekazanie obejmie rok 2026 i nastąpi w 2027 roku.

W praktyce oznacza to, że dane, które dotąd bywały prowadzone w arkuszu lub papierowej kartotece, muszą być kompletne i spójne w programie: numer inwentarzowy, symbol KŚT, data przyjęcia, wartość początkowa, metoda i stawka amortyzacji oraz data i przyczyna likwidacji. Dokumenty OT i LT przestają być wewnętrzną formalnością — stają się źródłem danych wysyłanych do organu.

Warto więc jeszcze w trakcie 2026 roku sprawdzić, czy w kartotece nie ma luk: środków trwałych bez symbolu KŚT, pozycji zlikwidowanych bez dokumentu LT albo przyjętych bez OT.

Podsumowanie

• OT — przyjęcie do używania, sporządzany gdy składnik jest kompletny i zdatny do użytku, wyznacza początek amortyzacji;
• LT — likwidacja, z obowiązkowym uzasadnieniem przyczyny, od której zależy rozliczenie niezamortyzowanej wartości;
• próg 10 000 zł — powyżej niego wpis do ewidencji i amortyzacja są obowiązkowe;
• JPK_ST — od 2026 roku ewidencja środków trwałych trafia do urzędu w formie ustrukturyzowanej.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych, generowanie dokumentów OT i LT oraz naliczanie odpisów amortyzacyjnych obsługuje program do faktur i księgowości.