Redakcja K24
Skrócony czas pracy przestaje być wyłącznie hasłem z debat. Ministerstwo pracy prowadzi pilotaż, w którym 78 pracodawców i około 5 tys. pracowników testuje krótszą pracę za to samo wynagrodzenie. Program potrwa jeszcze około sześciu tygodni. Dlatego warto już teraz sprawdzić, co taka zmiana oznaczałaby dla kadr, płac i ewidencji. Pamiętaj jednak, że dziś żaden przepis nie nakazuje skracania czasu pracy. Rozwiązania dla wszystkich firm to na razie temat prac nad nowym kodeksem pracy, a nie obowiązujące prawo.
Spis treści
ukryj
Skrócony czas pracy – jakie modele wchodzą w grę
W dyskusji pojawiają się przede wszystkim dwa warianty. Pierwszy to wolne piątki, czyli czterodniowy tydzień pracy. Drugi to dodatkowe dni wolne w roku, na przykład 26 dni ponad urlop wypoczynkowy. Istnieje także trzecia droga, czyli krótszy dzień pracy, np. 7 godzin zamiast 8.
Na pierwszy rzut oka modele wyglądają podobnie. W praktyce dają jednak zupełnie inną liczbę wolnych godzin w roku. Poniższe wyliczenie zakłada 52 tygodnie i dzień pracy liczony jako 8 godzin.
| Model | Przeciętnie tygodniowo | Mniej godzin w roku (szacunkowo) |
|---|---|---|
| Obecna norma | 40 h | 0 h |
| Wolne piątki (4 dni po 8 h) | 32 h | ok. 416 h |
| Dzień pracy 7 h | 35 h | ok. 260 h |
| 26 dodatkowych dni wolnych | ok. 36 h | ok. 208 h |
Z tabeli wynika ważny wniosek. 26 dni wolnego to mniej więcej połowa korzyści z wolnych piątków. Z kolei krótszy dzień pracy daje efekt pośredni. Dlatego przed wyborem modelu policz przede wszystkim godziny, a nie same dni.
Co mówią obecne przepisy
Kodeks pracy wyznacza normę 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. To jednak górna granica, a nie obowiązek. Pracodawca może więc już dziś ustalić krótszy czas pracy bez obniżania pensji. Wystarczy odpowiedni zapis w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo w umowie o pracę.
W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to zmniejszenie etatu, np. do 4/5. Wtedy wynagrodzenie zwykle spada proporcjonalnie, a urlop także liczy się proporcjonalnie. Druga sytuacja to pełny etat i pełna pensja przy niższych normach czasu pracy. Właśnie ten drugi wariant testuje pilotaż. Natomiast w kadrach oba przypadki wymagają innych zapisów i innych wyliczeń.
Jak skrócony czas pracy zmienia wymiar i stawkę godzinową
Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym liczysz obecnie według wzoru: 40 godzin razy liczba pełnych tygodni plus 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku, który pozostaje do końca okresu. Następnie odejmujesz 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela. Przy wolnych piątkach firma musi przyjąć własny wzór i wpisać go do regulaminu.
Weźmy przykład. Miesiąc ma 21 dni roboczych, czyli 168 godzin. Przy wolnych piątkach zostaje w nim, załóżmy, 17 dni od poniedziałku do czwartku, czyli 136 godzin. Pracownik zarabia 6 000 zł brutto.
| Wariant | Wymiar w miesiącu | Stawka za godzinę | Dodatek 50% za 1 nadgodzinę |
|---|---|---|---|
| 5 dni po 8 h | 168 h | 35,71 zł | 17,86 zł |
| 4 dni po 8 h | 136 h | 44,12 zł | 22,06 zł |
Pensja miesięczna się nie zmienia. W efekcie podstawa składek ZUS oraz miesięczny koszt pracodawcy pozostają takie same. Rośnie natomiast koszt jednej godziny pracy, i to o ponad 20%. Ma to znaczenie przy nadgodzinach, przy wycenie zleceń dla klientów oraz przy planowaniu zastępstw.
Nadgodziny przy krótszym tygodniu – najczęstsza pułapka
Kluczowe pytanie brzmi: od której godziny liczyć nadgodziny? Kodeks uznaje za nadgodziny pracę ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy. Jeżeli firma obniży normy w regulaminie, pracownik może oczekiwać dodatku już po przekroczeniu nowego limitu. Dlatego zapisz tę kwestię wprost i bez niedomówień.
Pamiętaj także o rocznym limicie 150 nadgodzin. Regulamin może go zmienić w granicach przepisów. Ponadto dodatek wynosi co do zasady 50% albo 100% wynagrodzenia, zależnie od pory i dnia pracy. Błąd w tej części kosztuje podwójnie, ponieważ oznacza zaległe wynagrodzenie i ryzyko wykroczenia przy kontroli inspekcji pracy.
Praca w wolny piątek
Jeżeli piątek jest wolny tylko na mocy regulaminu, skutki pracy w ten dzień określa przede wszystkim ten regulamin. Ustal więc, czy pracownik dostaje inny dzień wolny, dodatek, czy jedno i drugie. Co więcej, zadbaj o to, by zasady były identyczne dla całego zespołu. Inaczej łatwo o zarzut nierównego traktowania.
Urlop i dodatkowe dni wolne w ewidencji
Obecnie jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, a urlopu udziela się w godzinach odpowiadających dobowemu wymiarowi w danym dniu. Przy modelu 4 x 8 godzin nic się więc nie zmienia. Jednak przy 7-godzinnym dniu efekt jest inny. Pracownik z 26 dniami urlopu ma 208 godzin, co daje mu blisko 30 dni wolnych od pracy.
Dodatkowe dni wolne, np. wspomniane 26 dni, prowadź w ewidencji osobno od urlopu wypoczynkowego. To ważne, ponieważ ekwiwalent za niewykorzystany urlop dotyczy urlopu kodeksowego. Z kolei rozliczenie niewykorzystanych dni dodatkowych zależy od zapisów wewnętrznych. Przy zmianie pracodawcy sprawdź też zasady opisane w tekście o tym, jak rozliczyć urlop przy zmianie pracy.
Co zrobić w firmie już teraz
Nawet jeśli nie planujesz zmian, warto przygotować się na kilka scenariuszy. Poniższa lista porządkuje kolejne kroki.
- Policz godziny. Porównaj roczny wymiar w każdym modelu i sprawdź, ile godzin brakuje do obsadzenia stanowisk.
- Przejrzyj regulamin pracy. Zmiana wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania jej do wiadomości pracowników.
- Ustal zasady nadgodzin. Wskaż, od której godziny przysługuje dodatek i jak rozliczasz pracę w wolny dzień.
- Zaktualizuj harmonogramy i karty ewidencji. Ewidencja musi pokazywać faktyczne godziny, dni wolne i nadgodziny.
- Skonfiguruj system płacowy. Nowy wymiar zmienia stawkę godzinową, a więc także dodatki i potrącenia za nieobecności.
- Oszacuj koszt godziny. Uwzględnij go w cennikach i umowach z klientami.
Więcej o planowaniu grafików znajdziesz w poradniku kadry, urlopy i czas pracy w 2026 r.. Natomiast jeśli rozważasz elastyczne godziny zamiast krótszego tygodnia, przydatny będzie tekst o ruchomym czasie pracy i pracy zdalnej.
Podsumowanie
Skrócony czas pracy to na razie pilotaż i projekt dyskutowany przy pracach nad nowym kodeksem pracy. Już dziś firma może jednak dobrowolnie skrócić normy, o ile zapisze to w regulaminie. Wolne piątki dają około dwa razy więcej wolnego niż 26 dodatkowych dni. Pensja i składki zostają bez zmian, ale rośnie stawka godzinowa i dodatek za nadgodziny. Dlatego przed decyzją policz wymiar, ustal zasady nadgodzin i prowadź dodatkowe dni wolne odrębnie od urlopu.
Zdjęcie: Waldemar Brandt / Unsplash
