Redakcja K24
Solidarna odpowiedzialność VAT do tej pory dotyczyła głównie towarów wrażliwych, takich jak paliwa, elektronika czy metale. Od 2027 r. obejmie również wybrane usługi niematerialne, w tym doradcze, zarządcze oraz rachunkowo-księgowe. W praktyce firma, która kupuje taką usługę, może zapłacić VAT za nieuczciwego usługodawcę. Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczy zmiana, od kiedy działa i jak się przed nią zabezpieczyć.
Spis treści
ukryj
Na czym polega solidarna odpowiedzialność VAT
Mechanizm opisuje art. 105a ustawy o VAT. Nabywca odpowiada razem ze sprzedawcą za podatek, którego sprzedawca nie wpłacił do urzędu. Odpowiedzialność dotyczy jednak tylko tej części zaległości, która przypada na konkretną transakcję z danym nabywcą.
Przepis nie działa automatycznie. Urząd musi wykazać, że nabywca wiedział lub miał uzasadnione podstawy, aby podejrzewać, że sprzedawca nie zapłaci podatku. Dlatego tak duże znaczenie ma dokumentowanie należytej staranności przy wyborze kontrahenta. Więcej o samej konstrukcji tego rozwiązania przeczytasz w artykule o solidarnej odpowiedzialności w podatku VAT.
Solidarna odpowiedzialność VAT od 2027 r. – jakie usługi obejmie
Nowe przepisy rozszerzają katalog o wybrane usługi niematerialne. Chodzi przede wszystkim o trzy grupy:
- usługi doradcze – na przykład doradztwo biznesowe czy w zakresie zarządzania,
- usługi zarządcze – w tym zarządzanie spółką lub projektem przez podmiot zewnętrzny,
- usługi rachunkowo-księgowe – czyli prowadzenie ksiąg, kadr i rozliczeń.
Szczegółowy zakres wyznacza lista usług w przepisach, a nie potoczna nazwa usługi na fakturze. Zatem przed 2027 r. warto zestawić kody i opisy usług od stałych dostawców z nowym katalogiem. Ponadto te same usługi od lat budzą wątpliwości przy kosztach podatkowych, o czym piszemy w tekście o księgowaniu wydatków na usługi niematerialne.
Dlaczego ustawodawca sięga po usługi? Usługi niematerialne trudno zweryfikować. Nie ma towaru, magazynu ani transportu. W efekcie łatwo nimi „pompować” koszty i VAT naliczony w łańcuchach fikcyjnych transakcji.
Od kiedy obowiązują nowe zasady
Nowe reguły dotyczą usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od 1 stycznia 2027 r. Nie liczy się więc data podpisania umowy ani data wystawienia faktury. Decyduje moment powstania obowiązku podatkowego.
Usługi ciągłe i rozliczane okresowo
Usługi księgowe czy zarządcze zwykle rozlicza się w okresach miesięcznych. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje z upływem każdego okresu rozliczeniowego. Na przykład usługa księgowa za grudzień 2026 r. podlega jeszcze starym zasadom. Z kolei usługa za styczeń 2027 r. wpada już w nowy reżim.
Zaliczki wpłacone w 2026 r.
Zaliczka co do zasady wywołuje obowiązek podatkowy w chwili jej otrzymania. Jeśli więc zapłacisz zaliczkę w grudniu 2026 r. za usługę doradczą wykonaną w 2027 r., część objęta zaliczką rozliczy się według dotychczasowych reguł. Natomiast pozostała kwota podlega już nowym przepisom. Warto to sprawdzić przy dużych projektach doradczych na przełomie roku.
Jak uniknąć odpowiedzialności – split payment
Najprostsza ochrona to zapłata za usługę w mechanizmie podzielonej płatności. Jeśli nabywca zapłaci w MPP, nie poniesie współodpowiedzialności za zaległy VAT usługodawcy. Dzięki temu nie musi udowadniać, że niczego nie podejrzewał.
Mechanizm podzielonej płatności można stosować dobrowolnie przy każdej fakturze z VAT, także poniżej progu, od którego MPP jest obowiązkowa. W praktyce wystarczy przelew w formacie split payment z rachunku firmowego. Kwota VAT trafia wówczas na rachunek VAT usługodawcy, a kwota netto na jego rachunek rozliczeniowy.
Przykład liczbowy
Spółka kupuje usługę doradczą za 20 000 zł netto. VAT według stawki 23% wynosi 4 600 zł, więc faktura opiewa na 24 600 zł brutto.
| Sposób zapłaty | Co trafia do usługodawcy | Ryzyko nabywcy |
|---|---|---|
| Zwykły przelew | 24 600 zł na rachunek rozliczeniowy | Urząd może żądać do 4 600 zł, jeśli wykaże przesłanki z art. 105a |
| Split payment | 20 000 zł na rachunek rozliczeniowy, 4 600 zł na rachunek VAT | Brak solidarnej odpowiedzialności |
Różnica jest więc wyraźna. Co więcej, płatność w MPP często poprawia też wynik weryfikacji w razie kontroli.
Jak to ująć w księgach
Zapłata w MPP nie zmienia samego ujęcia kosztu ani VAT naliczonego. Fakturę księgujesz jak dotąd: koszt w wartości netto, VAT naliczony na koncie rozrachunków z urzędem skarbowym, zobowiązanie wobec dostawcy w kwocie brutto.
Inaczej wygląda jedynie zapis zapłaty. Przy pełnej księgowości rachunek VAT zwykle prowadzi się na osobnym subkoncie rachunku bankowego. Przykładowo:
- Wn „Rozrachunki z dostawcami” 24 600 zł,
- Ma „Rachunek bieżący” 20 000 zł,
- Ma „Rachunek bieżący – rachunek VAT” 4 600 zł.
Jeśli na rachunku VAT brakuje środków, bank pobierze całość z rachunku rozliczeniowego, jednak nadal będzie to zapłata w MPP. W KPiR samą zapłatę wykazujesz wyłącznie wtedy, gdy rozliczasz koszty metodą kasową lub korzystasz z kasowego PIT.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.
Przygotowanie zajmie kilka godzin, a może oszczędzić tysięcy złotych. Proponujemy prostą listę kontrolną:
- Zrób przegląd dostawców usług. Wypisz firmy świadczące doradztwo, zarządzanie i księgowość.
- Porównaj zakres usług z nowym katalogiem. Sprawdź opisy na fakturach i w umowach.
- Ustal zasadę płatności. Najlepiej wprowadź wewnętrzną regułę, że takie faktury płaci się zawsze w MPP.
- Skonfiguruj bankowość. Upewnij się, że szablony przelewów dla tych dostawców mają format split payment.
- Weryfikuj kontrahentów. Sprawdzaj status VAT i rachunek na białej liście, a wynik zapisuj w dokumentacji.
- Zaktualizuj umowy. Możesz dodać klauzulę, że usługodawca akceptuje płatności w MPP.
Biura rachunkowe również powinny się przygotować. Ich klienci zaczną płacić faktury w MPP, więc część wpływów trafi na rachunek VAT. Dlatego warto zaplanować płynność finansową i ewentualne wnioski o przeksięgowanie środków. Z kolei firmy, które dopiero szukają usługodawcy, mogą uwzględnić ten aspekt przy wyborze – pomocny będzie poradnik jak wybrać biuro rachunkowe dla swojej firmy.
Skutki błędu
Jeśli zapłacisz zwykłym przelewem, a usługodawca nie rozliczy VAT, urząd może wszcząć postępowanie wobec Ciebie. Wtedy musisz wykazać, że działałeś w dobrej wierze. W praktyce bywa to trudne, zwłaszcza przy usługach, których wykonanie słabo udokumentowano. Ponadto ryzyko obejmuje nie tylko kwotę podatku, ale również odsetki za zwłokę od zaległości.
Warto więc gromadzić dowody wykonania usługi: raporty, notatki ze spotkań, korespondencję i protokoły odbioru. Taka dokumentacja przyda się także przy obronie kosztów w PIT lub CIT. Szerszy kontekst nadchodzących zmian opisujemy w artykule o zmianach w VAT od 2027 roku.
Podsumowanie
Solidarna odpowiedzialność VAT od 2027 r. obejmie również wybrane usługi niematerialne: doradcze, zarządcze i rachunkowo-księgowe. Nowe zasady dotyczą usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od 1 stycznia 2027 r. Najprostszą ochroną jest zapłata w mechanizmie podzielonej płatności, ponieważ wyłącza ona współodpowiedzialność nabywcy. Dlatego już teraz warto przejrzeć dostawców usług, ustawić płatności w MPP i porządkować dokumentację wykonania usług.
