OCR faktur i nie tylko. W jaki sposób technologia OCR usprawnia przetwarzanie faktur i dokumentów księgowych?

W codziennej pracy biur rachunkowych czy działów księgowości każdego miesiąca pojawiają się dziesiątki czy setki dokumentów. Należy je zeskanować, wprowadzić do systemu i przeanalizować. Wśród nich są nie tylko faktury, ale także różnego rodzaju umowy, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, zestawienia kosztów czy dokumenty magazynowe.

Ręczne przepisywanie danych z takich plików to zadanie monotonne, czasochłonne i niestety podatne na błędy. Technologia OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków (z ang. Optical Character Recognition), pozwala zautomatyzować ten proces.

Jak działa program OCR? Skanowanie dokumentów z pomocą systemu OCR to realna oszczędność czasu

Z pozoru proste zadanie, jakim jest przeniesienie danych z faktur czy innych dokumentów papierowych do systemu ERP lub programu księgowego, może zająć wiele roboczogodzin. Przeciętna dorosła osoba pisze bowiem na klawiaturze z prędkością około 40 słów na minutę, lecz statystyki te dotyczą ciągłego tekstu (są zatem zasadne np. w przypadku prostych tekstów pisanych przez copywriterów).

Jeśli chodzi o dokumenty księgowe, konieczne jest jeszcze znalezienie odpowiednich pozycji na formularzu. Powszechnie stosowane formaty (plik PDF) zawierają treści w formie graficznej, a nie tekstowej. Taki stan rzeczy oznacza, że danych nie da się przeszukać czy edytować — system księgowy ich nie odczyta. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest technologia OCR. Pozwala ona na automatyczne oddzielenie tekstu od tła oraz przekonwertowanie go do postaci cyfrowej.

Technologia OCR w systemach księgowych

OCR to system, która rozpoznaje litery, liczby i symbole na zeskanowanym dokumencie. Następnie, zamienia rozpoznany tekst na dane cyfrowe, które można dalej edytować, kopiować i przetwarzać. W kontekście księgowości oznacza to, że nie trzeba już ręcznie wpisywać:

• numerów kont,
• kwot transakcji,
• danych kontrahentów,
• terminów płatności.

Wystarczy zeskanować dokument, a system OCR sam odczyta i umieści te informacje w odpowiednich miejscach formularza księgowego. Program OCR do faktur i dokumentów księgowych jest dziś w stanie rozpoznać nie tylko dane tekstowe, ale także struktury tabelaryczne czy układ dokumentu, dzięki czemu potrafi np. wyłapać wszystkie pozycje z faktury zbiorczej.

Zalety OCR. Skanowanie OCR faktur i dokumentów księgowych to większa dokładność oraz mniej błędów

Ręczne wprowadzanie danych to z jednej strony strata czasu, z drugiej zaś ryzyko popełnienia pomyłek. Literówki, przesunięcia danych, przepisanie danych ze złych kolumn, niepełne pola — mogą skutkować błędami w rozliczeniach. OCR to technologia, która minimalizuje takie ryzyko, ponieważ działa według algorytmów, które analizują tekst według wcześniej zaprogramowanych reguł.

Oczywiście, technologia nie jest nieomylna, ale skuteczność, na jaką można liczyć dzięki OCR, w dobrych warunkach przekracza dziś 90-95%.

Skanowanie dokumentów nadal ma sens — nawet w erze faktur ustrukturyzowanych

W związku z planowanym na 2026 r. powszechnym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) może wydawać się, że technologia OCR przestanie być potrzebna. Do pewnego stopnia tak będzie. Faktury ustrukturyzowane będą miały jednolitą, standaryzowaną formę, więc system nie będzie musiał korzystać z tzw. „map ciepła”, które obecnie pomagają w odszukiwaniu danych.

Dzięki ujednoliceniu treści system księgowy od razu rozpozna miejsce występowania numeru faktury, daty czy kwoty brutto.

Problem w tym, że KSeF obejmie wyłącznie czynnych podatników VAT oraz przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT . Pozostałe firmy, a także kontrahenci zagraniczni, nadal będą operować dokumentami przesyłanymi mailowo lub w formie papierowej.

Co więcej, w ramach KSeF nie przewiduje się przesyłania załączników. Nadal będą one trafiać do firm innymi kanałami. Oznacza to, że dokumenty towarzyszące — np. umowy, kosztorysy czy potwierdzenia realizacji usług — trzeba będzie przechowywać i przetwarzać samodzielnie. W takich przypadkach technologia OCR pozostanie niezastąpiona.

OCR w firmie — zalety wdrożenia

Wdrożenie OCR w firmie to dziś nie luksus, lecz raczej konieczność. Automatyzacja procesów związanych z wprowadzaniem danych pozwala odciążyć pracowników, zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność całego działu rachunkowego.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ dokumenty przetworzone przez OCR można łatwo przeszukiwać według dowolnych fraz, np. numeru faktury, nazwy klienta, wartości netto czy daty wystawienia. Stanowi to spore ułatwienie np. dla księgowych, którzy nie muszą przeglądać dziesiątek folderów lub szafek z dokumentami — wystarczy jedno zapytanie w systemie.

OCR pozwala też zautomatyzować obieg dokumentów: po zeskanowaniu umowa może trafić od razu do systemu ERP, gdzie zostanie skojarzona z konkretnym klientem, projektem czy fakturą. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego przesyłania plików między działami i usprawnia przepływ informacji w firmie.

Podsumowanie

Chociaż KSeF przyniesie niemal całkowitą rezygnację z papierowych faktur, technologia OCR wciąż będzie odgrywać kluczową rolę w firmach. W świecie, w którym dokumentacja przybiera najróżniejsze formy i dociera różnymi kanałami, system OCR pozwala na efektywne przetwarzanie, przechowywanie i analizowanie dokumentów księgowych, zwiększając nie tylko wydajność pracy księgowych, ale także bezpieczeństwo i jakość danych.