Emil Zelma
Kontrola skarbowa to działanie podejmowane przez fiskusa w celu sprawdzenia, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą musi liczyć się z możliwością jej przeprowadzenia.
Nawet jeśli firma działa uczciwie i terminowo rozlicza podatki, organy podatkowe mają prawo sprawdzić jej dokumentację, weryfikując zgodność deklaracji z rzeczywistym stanem faktycznym. Dla podatnika oznacza to konieczność stałej dbałości o prawidłowe prowadzenie księgowości, archiwizację dokumentów oraz bieżące monitorowanie zmian w przepisach.
Spis treści
ukryj
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli – ile czasu na przygotowanie?
Co do zasady, zanim kontrola skarbowa zostanie rozpoczęta, przedsiębiorca powinien otrzymać zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Urząd skarbowy doręcza takie zawiadomienie nie wcześniej niż 7 i nie później niż 30 dni przed planowaną kontrolą. W tym czasie przedsiębiorca ma obowiązek:
- przygotować firmę do kontroli skarbowej,
- uporządkować dokumentację,
- upewnić się, że wszystkie dane zawarte w deklaracjach podatkowych są zgodne z rzeczywistością.
Okres pomiędzy doręczeniem zawiadomienia a rozpoczęciem kontroli to nie tylko formalność. Jest to zapas czasu pozwalający na weryfikację poprawności działań księgowych i podatkowych.
Przygotowanie się do kontroli podatkowej – co trzeba uporządkować, zanim przyjdzie kontrola skarbowa?
Podstawą skutecznego przygotowania się do kontroli z urzędu skarbowego jest staranne zebranie i uporządkowanie dokumentacji księgowej. Przedsiębiorca powinien zapewnić pracownikom kontroli pełny dostęp do:
- ksiąg rachunkowych,
- rejestrów VAT,
- ewidencji sprzedaży i zakupu,
- wszelkich innych dowodów źródłowych dokumentujących transakcje.
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i zawierać wszystkie dane niezbędne do oceny prawidłowości rozliczeń.
Faktury VAT i ich zgodność z przepisami podatkowymi
Jednym z kluczowych elementów kontroli skarbowej są faktury VAT – zarówno te sprzedażowe, jak i zakupowe. Muszą być one nie tylko poprawnie wystawione i zgodne z obowiązującymi przepisami, ale również odpowiednio zaksięgowane i łatwe do weryfikacji.
W trakcie kontroli podatkowej urzędnicy mogą sprawdzić, czy dane zawarte na fakturach zgadzają się z ewidencjami VAT oraz czy każda transakcja została właściwie udokumentowana. Oprócz zgodności formalnej, kontrolerzy mogą zainteresować się także tym, czy transakcje rzeczywiście miały miejsce.
Zdarza się, że nawet drobne uchybienia formalne w fakturze skutkują zakwestionowaniem prawa do odliczenia podatku, dlatego tak ważna jest skrupulatność w przygotowaniach.
Dokumentacja pracownicza i rozliczenia z ZUS
Nie tylko księgi rachunkowe podlegają kontroli – urząd skarbowy może również żądać wglądu w dokumenty dotyczące pracowników. Dotyczy to m.in.:
- umów o pracę,
- umów cywilnoprawnych,
- list płac,
- rozliczeń składek ZUS,
- dokumentów podatkowych (PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR).
Ważne, aby wszelkie dane w nich zawarte były zgodne z rzeczywistością i aktualnymi przepisami prawa pracy oraz prawa podatkowego.
Warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca prowadzi archiwizację cyfrową, dokumentacja powinna być dostępna zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
Kontrola skarbowa. Jak zachować się w jej trakcie?
Kiedy kontrola już się rozpocznie, przedsiębiorca powinien zachować spokój i współpracować z urzędnikami. Dobrym zwyczajem jest prowadzenie rejestru przekazywanych dokumentów oraz sporządzanie notatek z przebiegu kontroli. Każde zapytanie ze strony organów warto dokumentować, podobnie jak odpowiedzi i przekazane wyjaśnienia.
| Ważne Podatnik ma prawo do obecności doradcy podatkowego w trakcie kontroli – warto z tego uprawnienia skorzystać, szczególnie jeśli sytuacja jest skomplikowana lub pojawiają się wątpliwości interpretacyjne. Zachowanie profesjonalizmu i gotowość do współpracy może znacząco obniżyć poziom napięcia i skrócić czas trwania kontroli. |
Zakończenie kontroli i dalsze kroki
Po zakończeniu działań kontrolnych urząd skarbowy sporządza protokół, który powinien zawierać:
- opis przebiegu kontroli,
- wykryte nieprawidłowości (jeśli wystąpiły),
- ewentualne zalecenia pokontrolne.
Przedsiębiorca ma prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia. Jeśli urząd nie stwierdził nieprawidłowości, postępowanie kończy się bez dalszych działań. W przeciwnym wypadku może dojść do wszczęcia postępowania podatkowego, a w skrajnych przypadkach – także do postępowania w sprawie wykroczenia lub przestępstwa skarbowego.
To, jak zakończy się kontrola, zależy w dużej mierze od stopnia przygotowania przedsiębiorcy, kompletności dokumentów oraz współpracy z organami.
Czy da się skutecznie przygotować firmę do kontroli? Tak – wystarczy dobra organizacja pracy
Kontrola z urzędu skarbowego nie musi oznaczać katastrofy, jeśli wcześniej zadbano o porządek w dokumentacji i zgodność z przepisami prawa podatkowego. Regularne audyty wewnętrzne, kontakt z doradcą podatkowym i świadomość aktualnych obowiązków podatkowych są nieocenionym wsparciem dla każdego przedsiębiorcy. Nie chodzi o to, by panicznie unikać błędów, ale by mieć kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie i w jaki sposób jest prowadzona księgowość.
Nie warto zostawiać przygotowań do kontroli na ostatnią chwilę. Lepiej na bieżąco dbać o porządek w dokumentacji i rzetelnie prowadzić ewidencję księgową. Pomoże w tym m.in. dobry program do wystawiania faktur i zarządzania rozliczeniami.
