Emil Zelma
Krajowy System e-Faktur to rewolucja, która zmienia obieg dokumentów firmowych. Kluczowym aspektem budzącym pytania jest uwierzytelnienie w KSeF. Co warto wiedzieć na ten temat?
KSeF. Uwierzytelnianie to podstawa
Uwierzytelnianie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to podstawa bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Ponieważ system gromadzi wrażliwe dane finansowe wszystkich firm w Polsce, rygorystyczna weryfikacja tożsamości chroni przed nieuprawnionym dostępem i wyciekiem tajemnic handlowych.
Prawidłowe logowanie gwarantuje autentyczność wystawionych dokumentów – przedsiębiorca ma pewność, że nikt nie podszyje się pod jego markę w celu wyłudzenia płatności. Jest to zatem swego rodzaju bariera, która:
- minimalizuje ryzyko oszustw podatkowych,
- zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem faktur w cyfrowym ekosystemie.
Jak przebiega uwierzytelnienie w KSeF?
W praktyce uwierzytelnienie w KSeF najczęściej opiera się na tokenie, czyli unikalnym ciągu znaków generowanym raz, by móc korzystać z systemu bez biometrii czy haseł SMS. Co ważne, Krajowy System e-Faktur nie narzuca sztywnego terminu ważności takiego rozwiązania. Raz wygenerowany certyfikat KSeF w formie tokena pozostaje aktywny do czasu, aż użytkownik go unieważni. Jest to wygodne dla firm automatyzujących procesy, jednak należy pamiętać o ważnej dacie granicznej.
| Warto wiedzieć KSeF 2.0 wprowadza ograniczenia dla starszych metod, przez co możliwość wykorzystywania obecnych tokenów wygaśnie z końcem 2026 roku. Taki stan rzeczy oznacza, że każda e-faktura wystawiona po tym terminie będzie musiała bazować na nowych standardach autoryzacji. Warto już teraz mieć to na uwadze. |
Uwierzytelnienie w KSeF osoby fizycznej a uprawnienia podmiotów gospodarczych
Proces nadawania uprawnień zależy od tego, czy potrzebuje ich jednoosobowa działalność gospodarcza, czy duża spółka. Token może być wygenerowany dla:
- osoby fizycznej,
- podmiotu niebędącego osobą fizyczną.
Jeśli przedsiębiorca uwierzytelni się w systemie podpisem kwalifikowanym i wygeneruje token na swoje dane, będzie widoczny w systemie jako konkretna osoba fizyczna. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku osób prawnych. Jeżeli spółka wykorzysta pieczęć kwalifikowaną, by uzyskać dostęp do KSeF i wygenerować token, to będzie ona identyfikowana w KSeF jako podmiot, a nie jako konkretny pracownik.
Jest to bardzo ważne z punktu widzenia:
- odpowiedzialności za wystawianie faktur,
- transparentności,
i ułatwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF wewnątrz organizacji. Dobrze widać to np. w firmach o rozproszonej strukturze sprzedaży. Przykładowo, spółka jawna może:
- uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- wygenerować wiele tokenów dla swoich przedstawicieli handlowych.
Choć nie ma limitów liczby kluczy, dobrą praktyką jest nadawanie im unikalnych nazw, takich jak nazwa rejonu czy działu (np. „PH – region 1”). Dzięki temu, mimo że w systemie widoczne będą tylko dane spółki, wewnątrz firmy łatwo ustalić, kto odpowiadał za daną transakcję. Takie podejście pozwala zachować pełną kontrolę nad tym, jak każda faktura w KSeF jest procesowana, bez konieczności ujawniania danych konkretnej osoby fizycznej na zewnątrz.
KSeF. Token to nie jedyne rozwiązanie
Skuteczne uwierzytelnienie w KSeF to fundament bezpiecznego i sprawnego korzystania z systemu faktur ustrukturyzowanych. Dobór odpowiedniej metody ma znaczenie nie tylko dla poziomu ochrony danych, lecz także dla organizacji pracy i stopnia automatyzacji procesów w firmie. Poniżej przedstawiono kluczowe rozwiązania wraz z ich syntetycznym omówieniem. Jak się okazuje, token to nie jedyna dopuszczalna metoda, jeśli chodzi o system KSeF:
| Metoda autoryzacji w KSeF | Opis | Adresaci | Zalety | Wady |
|---|---|---|---|---|
| Profil Zaufany | Narzędzie e-identyfikacji do potwierdzania tożsamości i podpisywania dokumentów w KSeF | Osoby fizyczne | Bezpłatny, szybki, szeroko stosowany w e-administracji | Ograniczona przydatność przy automatyzacji procesów |
| Imienny kwalifikowany podpis elektroniczny | Podpis o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu, oparty na kwalifikowanym certyfikacie. | Osoby fizyczne | Wysokie bezpieczeństwo, uniwersalne zastosowanie prawne | Koszt uzyskania, wymaga sprzętu lub oprogramowania |
| Kwalifikowana pieczęć elektroniczna | Odpowiednik podpisu kwalifikowanego identyfikujący organizację | Podmioty niebędące osobami fizycznymi | Wysokie bezpieczeństwo, ciągłość działania, praca wielu użytkowników | Koszty wdrożenia, konieczność regulacji dostępu |
| Token KSeF | Ciąg znaków do autoryzacji i integracji z systemem KSeF | Osoby fizyczne oraz podmioty niebędące osobami fizycznymi | Szybkie logowanie, łatwa integracja z systemami | Nie potwierdza tożsamości; rozwiązanie przejściowe do 31.12.2026 r. |
| Certyfikat KSeF | Dedykowany mechanizm potwierdzania uprawnień w systemie KSeF | Osoby fizyczne oraz podmioty niebędące osobami fizycznymi | Bezpieczny dostęp do systemu | Wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia inną metodą |
Jak wygląda uwierzytelnianie w KSeF w praktyce? Podsumowanie
Wdrożenie KSeF w firmie to z jednej strony żmudny obowiązek, z drugiej zaś szansa na uporządkowanie pracy w działach księgowych, sprzedażowych itp. Logowanie do KSeF w imieniu klienta wymaga nadania stosownych uprawnień. Podatnik musi zdecydować, czy e-faktura ma trafiać do księgowości automatycznie poprzez integrację, czy będzie udostępniać tokeny wygenerowane w KSeF swoim pracownikom. Warto przy tym wciąż mieć na uwadze, że w przyszłości przepisy mogą ulec zmianom.
