Redakcja K24
Dokumentacja pracownicza to znacznie więcej niż teczka z umową i kwestionariuszem. Pracodawca musi prowadzić akta osobowe w kilku częściach. Ponadto część dokumentów prowadzi zupełnie osobno, poza aktami. W praktyce najwięcej kłopotów sprawia pytanie, gdzie odłożyć konkretne pismo. Poniżej znajdziesz uporządkowaną ściągę i najczęstsze pułapki.
Spis treści
ukryj
Skąd wziąć zasady: przepisy o dokumentacji pracowniczej
Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji wynika z Kodeksu pracy. Szczegóły określa natomiast rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z grudnia 2018 r. To ono wskazuje, co trafia do poszczególnych części akt. Dlatego w razie wątpliwości warto sięgnąć bezpośrednio do jego treści, a nie do zwyczajów przyjętych w firmie.
Przepisy wymagają również porządku wewnątrz każdej części. Dokumenty układasz chronologicznie, numerujesz i wpisujesz do wykazu dokumentów. Dzięki temu inspektor lub pracownik od razu widzi, czy czegoś nie brakuje.
Akta osobowe: części A, B, C, D i E
Akta osobowe dzielą się obecnie na pięć części. Część E dodano w 2023 r. w związku z kontrolą trzeźwości pracowników. Poniższa tabela pokazuje przykładowe dokumenty dla każdej części.
| Część | Czego dotyczy | Przykładowe dokumenty |
|---|---|---|
| A | Ubieganie się o zatrudnienie | kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc, dyplomy i certyfikaty, orzeczenie lekarskie z badań wstępnych |
| B | Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia | umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, aneksy, zakres obowiązków, zaświadczenia o szkoleniach BHP, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych, wnioski o urlopy związane z rodzicielstwem |
| C | Ustanie zatrudnienia | wypowiedzenie lub porozumienie stron, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące odprawy |
| D | Odpowiedzialność porządkowa | odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową |
| E | Kontrola trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu | informacje o przeprowadzonych kontrolach |
Część A, czyli wszystko sprzed podpisania umowy
Do części A trafiają dokumenty zebrane na etapie rekrutacji, ale tylko od osoby, którą faktycznie zatrudniasz. CV pozostałych kandydatów nie należy do dokumentacji pracowniczej. Z kolei badania wstępne odkładasz właśnie tutaj, mimo że skierowanie wydajesz już po decyzji o zatrudnieniu.
Część B, czyli cały przebieg pracy
To najgrubsza część akt. Trafiają do niej umowa, każdy aneks, porozumienia zmieniające i wypowiedzenia zmieniające. Ponadto odkładasz tu dokumenty BHP, kolejne orzeczenia lekarskie i oświadczenia pracownika związane z uprawnieniami rodzicielskimi. Na przykład wniosek o urlop rodzicielski lub o obniżenie wymiaru czasu pracy trafia do części B.
Część C, czyli zakończenie zatrudnienia
W części C umieszczasz dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Przede wszystkim jest to kopia wydanego świadectwa pracy. Więcej o jego wystawianiu przeczytasz w tekście o tym, kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy.
Część D i E – dokumenty z terminem usunięcia
Część D obejmuje odpisy zawiadomień o karach porządkowych. Kara po roku nienagannej pracy uznawana jest za niebyłą, a wtedy usuwasz odpis z akt. Zasady nakładania kar opisuje poradnik o tym, jak ukarać pracownika karą porządkową. Część E również ma ograniczony okres przechowywania. W praktyce informacje z kontroli trzeźwości możesz trzymać co do zasady do roku, chyba że stanowią dowód w toczącym się postępowaniu.
Co prowadzisz poza aktami osobowymi
Dokumentacja pracownicza obejmuje także zbiory prowadzone osobno dla każdego pracownika. Wielu pracodawców błędnie wkłada je do części B. Tymczasem przepisy wymagają ich odrębnego prowadzenia.
- Dokumentacja czasu pracy – ewidencja czasu pracy, a także wnioski o urlop wypoczynkowy, polecenia pracy w nadgodzinach czy potwierdzenia dyżurów.
- Karta wynagrodzeń – dane o wynagrodzeniu i innych świadczeniach ze stosunku pracy.
- Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
- Dokumenty dotyczące wypłaty świadczeń, które nie mieszczą się w karcie wynagrodzeń.
Zatem wniosek urlopowy na tydzień wakacji idzie do dokumentacji czasu pracy. Natomiast wniosek o urlop rodzicielski trafia do części B akt osobowych. Ta różnica regularnie wychodzi przy kontrolach.
Dokumenty, które nie są dokumentacją pracowniczą
Nie każdy papier związany z pracownikiem należy do jego akt. Oświadczenia podatkowe, na przykład PIT-2, oraz dokumenty zgłoszeniowe do ZUS zwykle przechowujesz razem z dokumentacją płacową i rozliczeniową. Podobnie listy płac i dowody przelewów są dokumentami księgowymi. Ich okres przechowywania wynika z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych, więc warto sprawdzić, jak długo przechowywać dokumenty firmy.
Dokumentacja pracownicza w praktyce: jak to zrobić krok po kroku
- Załóż teczkę lub folder elektroniczny z podziałem na części A–E, nawet jeśli część jest na razie pusta.
- Przygotuj wykaz dokumentów dla każdej części i uzupełniaj go na bieżąco.
- Numeruj dokumenty chronologicznie, na przykład B/1, B/2, B/3.
- Kopie oznaczaj jako potwierdzone za zgodność z oryginałem, jeśli przechowujesz odpis zamiast oryginału.
- Prowadź osobno ewidencję czasu pracy, kartę wynagrodzeń i kartę odzieżową.
- Ustal terminy przeglądu części D i E, ponieważ te dokumenty usuwasz po upływie wskazanego czasu.
Przykład: pracownik zatrudniony 1 lutego składa w marcu wniosek o urlop wypoczynkowy, w maju podpisuje aneks podwyższający pensję, a w czerwcu przechodzi badania okresowe. Aneks dostaje numer B/5, orzeczenie lekarskie numer B/6. Wniosek urlopowy z kolei w ogóle nie trafia do akt osobowych, tylko do dokumentacji czasu pracy.
Postać papierowa czy elektroniczna
Pracodawca może prowadzić dokumentację w formie papierowej albo elektronicznej. Może też zmienić formę w trakcie zatrudnienia. Wtedy jednak musi poinformować o tym pracownika. Przy postaci elektronicznej obowiązuje ta sama struktura części A–E. Co więcej, system musi zapewniać integralność i dostępność dokumentów przez cały okres przechowywania.
Skutki błędów w dokumentacji
Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy może za nie nałożyć grzywnę. Ponadto bałagan w aktach utrudnia obronę w sporze sądowym, na przykład gdy pracownik kwestionuje szkolenie BHP lub zakres obowiązków. Również ZUS może poprosić o dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia. Dlatego porządek w aktach realnie chroni firmę.
Okres przechowywania także zależy od daty zatrudnienia. Dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. wynosi co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla wcześniejszych okresów zatrudnienia mogą obowiązywać dłuższe terminy. Szerszy kontekst obowiązków kadrowych znajdziesz w poradniku o kadrach, urlopach i czasie pracy w 2026 r.
Podsumowanie
Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych podzielonych na części A–E oraz ze zbiorów prowadzonych osobno. Do akt trafiają dokumenty rekrutacyjne, umowy i aneksy, dokumenty zakończenia pracy, kary porządkowe i wyniki kontroli trzeźwości. Natomiast ewidencję czasu pracy, wnioski o urlop wypoczynkowy i kartę wynagrodzeń prowadzisz poza aktami. Układaj dokumenty chronologicznie, numeruj je i prowadź wykaz. W efekcie każda kontrola i każdy spór z pracownikiem przebiegną znacznie spokojniej.
Zdjęcie: (Augustin-Foto) Jonas Augustin / Unsplash
