Redakcja K24
Umowa z medycyną pracy to obowiązek, o którym mali pracodawcy często przypominają sobie dopiero przy pierwszym zatrudnieniu. Problem pojawia się też wtedy, gdy pracownik zrobi badanie w innej przychodni niż ta wskazana przez szefa. Wyjaśniamy, kto musi mieć umowę, czy takie orzeczenie jest ważne i co zrobić, żeby nie narazić się na zarzuty podczas kontroli.
Czy każdy pracodawca musi mieć umowę z medycyną pracy?
Tak. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia choćby jedną osobę na umowę o pracę. Liczba pracowników ani forma prowadzenia firmy nie mają tu znaczenia. Dlatego jednoosobowa działalność z jednym pracownikiem biurowym ma te same obowiązki co duża spółka.
Wynika to z ustawy o służbie medycyny pracy. Pracodawca zawiera pisemną umowę z podstawową jednostką służby medycyny pracy, czyli z placówką uprawnioną do takich badań. Umowa określa przede wszystkim zakres świadczeń, sposób rozliczeń oraz zasady przekazywania informacji o warunkach pracy.
Co więcej, umowa nie jest jedynie formalnością. W praktyce to ona porządkuje, gdzie pracownicy chodzą na badania i kto wystawia za nie fakturę. Bez niej trudno też wykazać inspektorowi, że firma rzetelnie zorganizowała profilaktykę zdrowotną.
Jakie badania obejmuje umowa
Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje badań profilaktycznych:
- wstępne – przed dopuszczeniem do pracy nowego pracownika lub przy przeniesieniu na stanowisko o innych zagrożeniach,
- okresowe – w terminach wskazanych przez lekarza w orzeczeniu,
- kontrolne – po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni.
Na każde z tych badań pracodawca wydaje skierowanie. Opisuje w nim stanowisko oraz czynniki szkodliwe i uciążliwe. Na tej podstawie lekarz ocenia, czy pracownik może wykonywać daną pracę. Więcej o zasadach badań przeczytasz w tekście o tym, jak zmieniały się przepisy o profilaktycznych badaniach lekarskich.
Badanie w innej przychodni – czy orzeczenie jest ważne?
To najczęstsza wątpliwość. Pracownik dostaje skierowanie, ale zamiast do przychodni z umowy idzie do placówki bliżej domu. Wraca z orzeczeniem i pyta, czy może zacząć pracę.
Odpowiedź zależy od kilku elementów. Kluczowe jest to, czy badanie przeprowadził lekarz uprawniony do badań profilaktycznych i czy wydał orzeczenie na podstawie skierowania od pracodawcy. Jeżeli oba warunki są spełnione, orzeczenie co do zasady potwierdza zdolność do pracy na danym stanowisku. Z kolei samo miejsce badania nie przekreśla jego treści medycznej.
Mimo to pracodawca nie jest w pełni bezpieczny. Jeśli firma w ogóle nie ma podpisanej umowy, narusza obowiązek ustawowy niezależnie od tego, czy orzeczenie jest poprawne. Natomiast gdy umowa istnieje, a pracownik poszedł gdzie indziej z własnej inicjatywy, ryzyko dotyczy głównie kosztów i dokumentacji.
Kiedy orzeczenie budzi poważne zastrzeżenia
Ostrożność jest potrzebna przede wszystkim w trzech sytuacjach:
- pracownik zrobił badanie bez skierowania od pracodawcy, więc lekarz nie znał rzeczywistych warunków pracy,
- orzeczenie wystawił lekarz bez uprawnień do badań profilaktycznych, na przykład zwykły lekarz rodzinny,
- skierowanie dotyczyło innego stanowiska niż to, na którym pracownik faktycznie pracuje.
W takich przypadkach bezpieczniej jest skierować pracownika na ponowne badanie do placówki z umowy. Dzięki temu firma ma pewność, że orzeczenie odpowiada realnym zagrożeniom na stanowisku.
Wyjątek: orzeczenie od poprzedniego pracodawcy
Nowy pracownik nie zawsze musi iść na badania wstępne. Przepisy zwalniają z nich osobę, która podejmuje pracę w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę. Warunek jest jednak taki, że przedstawi aktualne orzeczenie, a warunki pracy z poprzedniego skierowania odpowiadają warunkom na nowym stanowisku.
W praktyce to właśnie tu najczęściej pojawia się orzeczenie z „cudzej” przychodni. Jest ono w pełni dopuszczalne, ponieważ wydano je na podstawie skierowania poprzedniego pracodawcy. Mimo to porównaj dokładnie opis czynników szkodliwych. Inaczej wygląda praca przy komputerze, a inaczej praca na wysokości lub przy maszynach.
Co grozi za brak umowy lub badań
Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. To naruszenie przepisów BHP, które inspektor pracy może ukarać grzywną. Kodeks pracy przewiduje za takie wykroczenia grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.
Ponadto skutki mogą wyjść daleko poza mandat. Jeśli pracownik bez ważnych badań ulegnie wypadkowi, brak orzeczenia stanie się poważnym argumentem przeciwko firmie. Warto wtedy znać procedurę opisaną w tekście o tym, jak zgłosić wypadek w miejscu pracy.
Jak to uporządkować w firmie – lista kroków
- Podpisz pisemną umowę z uprawnioną placówką medycyny pracy, zanim zatrudnisz pierwszego pracownika.
- Przygotuj wzór skierowania dla każdego stanowiska z listą czynników szkodliwych i uciążliwych.
- Poinformuj pracowników na piśmie, w której placówce mają się badać i że inne badania wymagają uzgodnienia.
- Prowadź rejestr terminów badań okresowych, najlepiej z przypomnieniem na miesiąc przed upływem ważności.
- Przechowuj orzeczenia w części B akt osobowych pracownika.
Od 18 października 2026 r. orzeczenia trafiają do pracodawców także w formie elektronicznej. Szczegóły opisaliśmy w artykule o tym, co musi zrobić pracodawca w związku z elektronicznym orzeczeniem medycyny pracy.
Koszt badań w księgowości
Koszty badań profilaktycznych ponosi pracodawca. Stanowią one koszt uzyskania przychodu, ponieważ wynikają z obowiązku ustawowego związanego z zatrudnieniem. Jednocześnie nie są przychodem pracownika, więc nie wykazujesz ich na liście płac.
Usługi medyczne z zakresu profilaktyki są zwykle zwolnione z VAT. Dlatego faktura z przychodni najczęściej nie zawiera podatku do odliczenia. W KPiR koszt ujmujesz w kolumnie pozostałych wydatków, a w pełnej księdze – w kosztach rodzajowych, zazwyczaj jako usługi obce.
Przykład liczbowy
Firma ma umowę z przychodnią A. Pracownik bez uzgodnienia zrobił badanie w przychodni B i zapłacił 180 zł. Przychodnia A przysyła z kolei miesięczną fakturę abonamentową na 60 zł.
| Wydatek | Kwota | Ujęcie |
|---|---|---|
| Abonament w przychodni A | 60 zł | koszt firmy, KPiR – pozostałe wydatki |
| Zwrot pracownikowi za badanie w B | 180 zł | koszt firmy, jeśli orzeczenie spełnia wymogi i firma je przyjęła |
| Razem | 240 zł | koszt uzyskania przychodu |
Jeśli firma uzna badanie i zwróci pracownikowi pieniądze, wydatek może stać się kosztem. Dokumentem będzie wtedy rachunek wystawiony na pracownika wraz z notą lub wnioskiem o zwrot. Podobny problem omawiamy w tekście o tym, czy firma musi zwrócić pracownikowi koszt badania okulistycznego. Natomiast gdy pracodawca odrzuci orzeczenie i wyśle pracownika ponownie do przychodni A, zapłaci za badanie dwa razy.
Podsumowanie
Umowa z medycyną pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na etat, nawet jednego. Orzeczenie z innej przychodni może być ważne, jeżeli wydał je uprawniony lekarz na podstawie skierowania od pracodawcy. Jednak brak umowy pozostaje naruszeniem przepisów niezależnie od treści orzeczenia.
W praktyce najlepiej zapobiegać problemom. Podpisz umowę, przygotuj skierowania dla stanowisk i jasno wskaż pracownikom placówkę. Koszt badań księguj jako koszt firmy, pamiętając, że usługi medyczne zwykle nie zawierają VAT do odliczenia.
