Redakcja K24
Pierwsze dane z kontroli PIP po nowelizacji
Przekształcenie umowy zlecenia lub kontraktu B2B w umowę o pracę przestało być teoretycznym ryzykiem. Po trzech miesiącach obowiązywania nowelizacji ministerstwo podało pierwsze liczby. Do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęło ponad 1300 skarg na niewłaściwe stosowanie umów cywilnoprawnych. Inspektorzy wydali już ponad 600 poleceń przekształcenia takich umów, a pracodawcy wykonali 535 z nich.
Wniosek dla firm jest prosty. Większość przedsiębiorców nie walczy z inspektorem, tylko dostosowuje umowy. Dlatego warto wcześniej wiedzieć, co taka zmiana oznacza dla kadr, płac i księgowości. Szerzej o samych narzędziach inspektorów piszemy w tekście o nowych uprawnieniach PIP w 2026 roku.
Kiedy umowa zlecenia lub B2B budzi wątpliwości
Kluczowa jest definicja stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy. Liczy się praca określonego rodzaju, wykonywana pod kierownictwem, w miejscu i czasie wskazanym przez zatrudniającego, za wynagrodzeniem. Co więcej, nazwa umowy nie ma tu znaczenia. Inspektor patrzy na to, jak współpraca wygląda w praktyce.
Najczęstsze sygnały ostrzegawcze to:
- stałe godziny pracy i obowiązek obecności w biurze,
- podległość przełożonemu i wykonywanie jego bieżących poleceń,
- rozliczanie za czas pracy, a nie za wykonane zlecenie lub efekt,
- brak możliwości zastępstwa przez inną osobę,
- wykonywanie tych samych zadań co pracownicy etatowi,
- wnioski o „urlop” składane jak na etacie.
W praktyce skargi składają najczęściej sami zatrudnieni. Zwykle dzieje się to po zakończeniu współpracy albo przy sporze o pieniądze. Osobno warto przeanalizować kontrakty B2B, ponieważ tam ryzyko bywa większe. Opisaliśmy je w artykule Kontrola PIP a umowa B2B.
Przekształcenie umowy zlecenia – co zrobić po poleceniu PIP
Jeśli inspektor wyda polecenie, firma musi zadziałać sprawnie. Poniżej znajdziesz kolejność działań, która porządkuje pracę kadr i księgowości.
- Przeczytaj dokładnie dokument z PIP. Sprawdź termin wykonania oraz pouczenie o możliwości odwołania. Jeśli nie zgadzasz się z oceną, skonsultuj sprawę z prawnikiem przed upływem terminu.
- Zawrzyj umowę o pracę. Ustal stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie i miejsce pracy. Następnie przekaż pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia.
- Skieruj na badania wstępne i szkolenie BHP. Bez aktualnego orzeczenia lekarskiego nie możesz dopuścić pracownika do pracy.
- Zmień zgłoszenie w ZUS. Wyrejestruj osobę z kodu tytułu ubezpieczenia dla zlecenia i zgłoś ją z kodem pracowniczym. Na zgłoszenie masz 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia.
- Załóż akta osobowe. Zgromadź w nich umowę, orzeczenie lekarskie, zaświadczenie o szkoleniu BHP i oświadczenia pracownika.
- Zaktualizuj system płacowy. Ustaw nowe koszty uzyskania przychodu, składkę chorobową i ewentualne oświadczenie PIT-2.
Co z okresem sprzed przekształcenia?
To najtrudniejsza część sprawy. Polecenie PIP dotyczy przyszłego zatrudnienia, jednak ustalenia inspektora mogą zainteresować także ZUS lub urząd skarbowy. W efekcie pojawia się pytanie o składki i podatek za wcześniejsze miesiące. Nie ma tu jednej odpowiedzi dla każdej firmy. Dlatego warto przygotować zestawienie wypłat z całego okresu współpracy i omówić je z doradcą.
Jak zmienia się ewidencja i koszty
Od strony księgowej przekształcenie umowy zlecenia zmienia mniej, niż się wydaje. Zarówno zlecenie, jak i etat to wynagrodzenia. Natomiast przy kontrakcie B2B zmiana jest wyraźna, ponieważ znika faktura od kontrahenta.
Pełna księgowość
| Element | Przed zmianą | Po zmianie |
|---|---|---|
| Zlecenie – wynagrodzenie | konto 404 „Wynagrodzenia” | konto 404 „Wynagrodzenia” |
| B2B – faktura kontraktora | konto 402 „Usługi obce” | brak faktury, wynagrodzenie na koncie 404 |
| Składki pracodawcy | konto 405 (przy zleceniu) | konto 405 |
| Rozrachunki z osobą | z dostawcą (B2B) lub z tytułu wynagrodzeń | rozrachunki z tytułu wynagrodzeń |
Przy B2B pamiętaj także o rezerwach i rozliczeniach międzyokresowych. Na przykład niewykorzystany urlop pracownika to nowa pozycja, której wcześniej w ogóle nie było.
Księga przychodów i rozchodów
W KPiR faktura B2B trafiała do pozostałych wydatków. Po zmianie wynagrodzenie brutto księgujesz w kolumnie wynagrodzeń, na podstawie listy płac. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę również stanowią koszt. Z kolei pamiętaj o zasadzie zaliczania wynagrodzeń do kosztów w miesiącu wypłaty lub postawienia do dyspozycji.
Uwaga na VAT przy kontraktach B2B
Jeśli współpraca w praktyce miała cechy stosunku pracy, urząd może zakwestionować status kontraktora jako podatnika VAT. W takiej sytuacji pojawia się także ryzyko dla odliczenia VAT z jego faktur. Zatem warto przejrzeć te faktury razem z księgowym, zanim zrobi to kontrola.
Przykład liczbowy: zlecenie a etat przy 6000 zł brutto
Załóżmy, że zleceniobiorca bez dobrowolnej składki chorobowej zarabia 6000 zł brutto. Po przekształceniu dostaje etat z tym samym wynagrodzeniem. Zobaczmy, co się zmienia po stronie pracownika.
- Składki społeczne pracownika na zleceniu: emerytalna 9,76% (585,60 zł) i rentowa 1,5% (90,00 zł), razem 675,60 zł.
- Składki na etacie: dochodzi chorobowa 2,45% (147,00 zł), razem 822,60 zł.
- Koszty uzyskania przychodu na zleceniu: 20% z kwoty 5324,40 zł, czyli 1064,88 zł.
- Koszty na etacie: standardowo 250 zł miesięcznie.
W efekcie podstawa opodatkowania rośnie z około 4259,52 zł do około 4927,40 zł. Pracownik dostaje więc nieco mniej na rękę, ale zyskuje prawo do zasiłku chorobowego i urlopu. Dla pracodawcy składki społeczne w tym wariancie zmieniają się niewiele. Prawdziwy koszt pojawia się jednak gdzie indziej: płatny urlop, wynagrodzenie za czas choroby, nadgodziny i okres wypowiedzenia.
Jak ograniczyć ryzyko przed kontrolą
Liczby z pierwszych miesięcy pokazują, że kontrola może przyjść po jednej skardze. Dlatego lepiej działać przed wizytą inspektora. Oto krótka lista kontrolna:
- sporządź wykaz wszystkich umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B,
- przy każdej umowie oceń, czy osoba pracuje pod kierownictwem i w stałych godzinach,
- porównaj zakres zadań z zakresem obowiązków etatowców,
- sprawdź, czy wynagrodzenie zależy od efektu, czy od czasu pracy,
- przy umowach wysokiego ryzyka rozważ dobrowolną zmianę na etat.
Przed decyzją warto policzyć oba warianty. Pomoże w tym nasze porównanie kontraktu B2B, umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej. Dobrowolna zmiana daje ponadto kontrolę nad terminem i warunkami, czego nie zapewnia polecenie inspektora.
Podsumowanie
Po trzech miesiącach od nowelizacji PIP ma za sobą ponad 1300 skarg i ponad 600 poleceń przekształcenia umów. Pracodawcy wykonali większość z nich. Przekształcenie umowy zlecenia lub B2B wymaga nowej umowy, badań, szkolenia BHP i zmiany zgłoszenia w ZUS w ciągu 7 dni. W księgowości zmienia się przede wszystkim ujęcie kosztów przy B2B, a przy zleceniu rośnie składka pracownika i spadają jego koszty uzyskania przychodu. Najlepiej jednak przejrzeć umowy zawczasu, zanim przekształcenie umowy zlecenia narzuci inspektor.
Zdjęcie: Olga DeLawrence / Unsplash
