Redakcja K24
Zmiana sprzedawcy energii to jedna z najprostszych dróg do obniżenia stałych kosztów firmy. Mimo to szacuje się, że co najmniej 9 na 10 odbiorców biznesowych nigdy z niej nie skorzystało. Koniec roku to dobry moment, aby wyjąć umowę z segregatora i sprawdzić kilka zapisów. Od nich zależy, czy w ogóle zdążysz wybrać inną ofertę na kolejny okres.
Dlaczego warto teraz sprawdzić umowę na prąd
Wiele firmowych umów kończy się z ostatnim dniem roku. Jednak sam koniec umowy nie oznacza, że możesz swobodnie odejść 1 stycznia. Przeszkodą bywa termin wypowiedzenia albo klauzula automatycznego przedłużenia. W efekcie przedsiębiorca, który zorientuje się w grudniu, często zostaje u dotychczasowego sprzedawcy na kolejny rok.
Warto też pamiętać o podziale ról na rynku energii. Sprzedawca dostarcza samą energię i ustala jej cenę. Z kolei operator systemu dystrybucyjnego odpowiada za sieć, licznik i przesył. Dlatego zmieniając sprzedawcę, nie zmieniasz operatora ani instalacji w firmie. Opłaty dystrybucyjne pozostają taryfowe, więc negocjować możesz przede wszystkim cenę energii i opłaty handlowe.
4 punkty w umowie przed zmianą sprzedawcy energii
1. Data zakończenia umowy
Najpierw ustal, czy masz umowę na czas określony, czy nieokreślony. Przy umowie terminowej sprawdź dokładną datę jej końca. Zwróć uwagę, czy umowa kończy się z końcem roku kalendarzowego, czy na przykład po 24 miesiącach od rozpoczęcia dostaw. Te daty często się różnią, ponieważ dostawy startują później niż podpisanie umowy.
2. Termin wypowiedzenia
Drugi kluczowy zapis to okres wypowiedzenia. W umowach firmowych może on wynosić miesiąc, trzy miesiące, a czasem więcej. Liczy się też sposób jego liczenia, na przykład ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Zatem jeśli umowa wygasa 31 grudnia, a wypowiedzenie wynosi trzy miesiące, termin mógł już minąć. Sprawdź również wymaganą formę wypowiedzenia: pisemną, elektroniczną czy przez panel klienta.
3. Automatyczne przedłużenie
Klauzula autoprzedłużenia to najczęstsza pułapka. Umowa terminowa przechodzi wtedy w kolejny okres albo w umowę bezterminową. Co więcej, nowe warunki cenowe bywają mniej korzystne niż dotychczasowe. Dlatego szukaj w umowie sformułowań o przedłużeniu „na kolejny okres”, jeśli żadna ze stron nie złoży oświadczenia. Takie zapisy zwykle wskazują też termin, do którego trzeba sprzeciwić się przedłużeniu.
4. Kary i opłaty za wcześniejsze rozwiązanie
Ostatni punkt to koszty wyjścia z umowy przed terminem. Sprzedawcy często przewidują opłatę za każdą niepobraną megawatogodzinę lub ryczałtową karę. Ponadto sprawdź opłaty handlowe, abonamentowe i dodatkowe usługi dopisane do kontraktu. W praktyce kara może zjeść cały zysk z tańszej oferty. Mimo to czasem opłaca się ją zapłacić, jeśli różnica w cenie jest duża.
Jak wygląda zmiana sprzedawcy energii krok po kroku
- Zbierz dane – umowę, ostatnie faktury, numer punktu poboru energii (PPE), grupę taryfową i roczne zużycie.
- Policz terminy – wyznacz ostatni dzień na wypowiedzenie lub sprzeciw wobec przedłużenia.
- Porównaj oferty – zestaw cenę netto za MWh, opłatę handlową, okres umowy i warunki zmiany ceny.
- Podpisz nową umowę – zwykle nowy sprzedawca przygotowuje pełnomocnictwo i sam wypowiada starą umowę.
- Zgłoszenie do operatora – nowy sprzedawca zgłasza zmianę, a operator rejestruje odczyt licznika na dzień przejścia.
- Sprawdź rozliczenie końcowe – dotychczasowy sprzedawca wystawia fakturę zamykającą według odczytu.
Cały proces trwa zwykle kilka tygodni. Dlatego nie zostawiaj decyzji na ostatnie dni grudnia. Dobrą praktyką jest też wpisanie daty końca umowy i terminu wypowiedzenia do firmowego kalendarza z wyprzedzeniem.
Przykład liczbowy: ile może dać zmiana
Załóżmy, że firma usługowa zużywa rocznie 30 MWh energii. Obecny sprzedawca stosuje cenę wyższą o 100 zł netto za MWh niż nowa oferta. Dodatkowo nowy sprzedawca pobiera opłatę handlową niższą o 20 zł netto miesięcznie.
| Pozycja | Wyliczenie | Oszczędność netto rocznie |
|---|---|---|
| Cena energii | 30 MWh × 100 zł | 3 000 zł |
| Opłata handlowa | 12 × 20 zł | 240 zł |
| Razem | 3 240 zł |
Jeśli jednak wcześniejsze zerwanie umowy kosztuje 2 500 zł kary, zysk w pierwszym roku spada do 740 zł netto. W takim przypadku lepiej poczekać na koniec umowy i skutecznie ją wypowiedzieć. Dane w przykładzie są przykładowe, więc podstaw własne liczby z faktur.
Faktury za energię w księgowości firmy
Wydatki na energię zużywaną w działalności są kosztem uzyskania przychodów. Czynny podatnik VAT może także odliczyć podatek naliczony, o ile energia służy czynnościom opodatkowanym. Przy zmianie sprzedawcy trzeba jednak uważać na kilka praktycznych kwestii.
Faktury prognozowe i rozliczeniowe
Sprzedawcy często wystawiają faktury na podstawie prognozy zużycia. Następnie po odczycie licznika przychodzi faktura rozliczeniowa z dopłatą albo nadpłatą. Przy zmianie sprzedawcy dochodzi jeszcze faktura końcowa od dotychczasowego dostawcy. Dlatego warto prowadzić prostą tabelę: numer faktury, okres, kwota netto, VAT i status rozliczenia nadpłaty.
Nadpłata u starego sprzedawcy
Po zamknięciu rozliczenia stary sprzedawca może mieć wobec firmy zobowiązanie z tytułu nadpłaty. Sprawdź, czy zwraca ją na rachunek, czy oczekuje dyspozycji. W ewidencji ujmij zwrot zgodnie z dokumentem korygującym lub rozliczeniowym. W efekcie unikniesz sytuacji, w której koszt figuruje w zawyżonej kwocie.
Umowa kompleksowa a rozdzielona
Przy umowie kompleksowej dostajesz jedną fakturę za energię i dystrybucję. Natomiast po zmianie sprzedawcy firma zwykle otrzymuje dwie faktury: od sprzedawcy i od operatora. Oba dokumenty księgujesz osobno jako koszt. Warto też zaktualizować dane w systemie księgowym, w tym NIP nowego kontrahenta i rachunek do płatności.
Faktury w KSeF
Sprzedawcy energii jako czynni podatnicy VAT wystawiają faktury firmowe w Krajowym Systemie e-Faktur. Po zmianie dostawcy upewnij się, że osoba odpowiedzialna za księgowość pobiera dokumenty nowego kontrahenta. Więcej o tym, jak działa obieg e-faktur, przeczytasz w artykułach co nowego w fakturach elektronicznych oraz od kiedy obowiązuje fakturowanie elektroniczne.
Skutki przeoczenia terminów
Najczęstszy skutek to po prostu kolejny rok na starych, często droższych warunkach. Ponadto przy umowie przedłużonej automatycznie zerwanie jej w trakcie może oznaczać karę. Rzadziej zdarza się podpisanie nowej umowy bez wypowiedzenia starej. Wtedy firma ryzykuje spór z dotychczasowym sprzedawcą i dodatkowe koszty. Dlatego przed podpisaniem nowej oferty zawsze potwierdź datę, od której stara umowa przestaje wiązać.
Umowa na energię to tylko jeden z kontraktów, które warto przeglądać cyklicznie. Przy okazji przejrzyj także polisę ubezpieczeniową firmy, o której piszemy w tekście OC działalności gospodarczej – dlaczego warto.
Podsumowanie
Zmiana sprzedawcy energii nie wymaga zmiany instalacji ani operatora sieci. Kluczowe są jednak terminy zapisane w umowie. Przed końcem roku sprawdź cztery punkty: datę zakończenia, okres wypowiedzenia, automatyczne przedłużenie i kary za wcześniejsze rozwiązanie. Następnie policz realną oszczędność na podstawie rocznego zużycia. Po zmianie zadbaj o porządek w księgowości: rozlicz fakturę końcową, odzyskaj nadpłatę i dodaj nowego kontrahenta w ewidencji oraz w KSeF.
