Emil Zelma
Wielu przedsiębiorców szuka informacji o anulowaniu faktury KSeF, zakładając, że błędny dokument można usunąć z systemu. W Krajowym Systemie e-Faktur nie ma jednak możliwości technicznego ani prawnego usunięcia dokumentu, który już otrzymał numer KSeF – pozostaje on w bazie na stałe i nie można go edytować ani skasować. Jeśli wystąpi błąd na fakturze KSeF, jedynym rozwiązaniem jest korekta w KSeF. Dotyczy to zarówno pomyłek w kwotach, stawkach VAT, danych kontrahenta, jak i faktur wystawionych całkowicie omyłkowo.
Spis treści
ukryj
Kiedy potrzebna jest korekta faktury w KSeF?
Korekta faktury w KSeF jest konieczna, gdy dokument zawiera:
- błędne kwoty,
- nieprawidłową stawkę podatku,
- błędne dane towarów/usług,
- niewłaściwy termin płatności,
- niepoprawne dane nabywcy.
W wielu przypadkach wystarczy zwykła faktura korygująca, poprawiająca konkretne elementy. Jeśli jednak transakcja w ogóle nie doszła do skutku lub dokument wystawiono przez pomyłkę, konieczna jest korekta do zera – wyzerowanie skutków podatkowych, choć dokument nadal pozostaje w systemie wraz z historią zmian.
| Warto wiedzieć Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF nie funkcjonują już noty korygujące w dotychczasowej formie – nabywca nie może samodzielnie poprawić danych formalnych. Wszystkie poprawki wykonuje sprzedawca poprzez fakturę korygującą w KSeF. |
Jak wystawić korektę faktury w KSeF krok po kroku?
Najpierw trzeba przygotować dane identyfikujące fakturę pierwotną: numer KSeF faktury, zwykły numer faktury, datę wystawienia oraz pozostałe dane. Dokument korygujący musi jednoznacznie wskazywać fakturę pierwotną poprzez jej numer KSeF.
Następnie przygotowuje się dokument zgodny ze strukturą logiczną FA – może to zrobić Aplikacja Podatnika lub system finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF. Trzeba:
- wskazać numer KSeF faktury pierwotnej,
- opisać przyczynę zmiany,
- określić rodzaj korekty (korekta danych, korekta danych formalnych lub korekta do zera).
Przy korekcie do faktury wystawionej zmienia się wartość błędnych pozycji. Przy korekcie do zera wszystkie wartości zostają wyzerowane. Jeśli przyczyną był nieprawidłowy NIP kontrahenta, stosuje się korektę do zera i nową fakturę. Najpierw jest to korekta zerująca, następnie zaś poprawna faktura z właściwymi danymi.
Na końcu dokument należy podpisać i przesłać do KSeF, gdzie otrzymuje własny numer identyfikacyjny.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca musi wskazywać dokument pierwotny, przyczynę zmiany i zakres korekty, w tym numer faktury pierwotnej. Dzięki temu system rozpoznaje powiązanie dokumentów.
Wystawienie faktury korygującej nie polega na poprawieniu starego dokumentu – powstaje całkowicie nowy dokument elektroniczny z własnym numerem i historią. To jedyny dopuszczalny sposób poprawienia dokumentu, który wcześniej otrzymał numer KSeF.
Jak postępować przy poważnych błędach?
Przy całkowicie błędnym kontrahencie lub numerze NIP zwykła korekta danych często nie wystarczy. Stosuje się wtedy korektę do zera, a następnie wystawia nową fakturę z prawidłowymi danymi – to zapewnia zgodność z przepisami i minimalizuje ryzyko problemów podczas kontroli.
| Warto wiedzieć Wielu przedsiębiorców mówi o chęci „usunięcia faktury z KSeF”, jednak przepisy nie przewidują takiej operacji. W praktyce oznacza to jedynie sporządzenie dokumentu korygującego eliminującego skutki błędnej faktury – anulowanie faktury w dosłownym sensie nie jest możliwe, jedynie w sensie gospodarczym poprzez korektę. |
KSeF zmienia także zasady dotyczące duplikatów
W KSeF nie wystawia się duplikatu faktury, ponieważ każda faktura ustrukturyzowana jest przechowywana w centralnej bazie i dostępna do ponownego pobrania. Dokumentowi nie nadaje się też drugiego numeru – pierwotny identyfikator pozostaje niezmienny.
Dobre oprogramowanie ułatwia korygowanie faktur
Odpowiednie oprogramowanie, np. program Mobilna Faktura, pozwala sprawnie przygotowywać faktury sprzedaży, kontrolować ich status i usprawniać korygowanie faktur w systemie rządowym. Dzięki integracji z KSeF dokumenty są wysyłane bezpośrednio z programu, a użytkownik może śledzić, czy zostały poprawnie przyjęte – co ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas.
Czy błędy w KSeF mogą prowadzić do sankcji?
Sam błąd na fakturze nie oznacza automatycznie odpowiedzialności podatkowej – problem pojawia się, gdy przedsiębiorca nie reaguje na pomyłkę. Dlatego ważne jest szybkie wystawienie korekty faktury w systemie. Terminowe poprawienie dokumentów ogranicza ryzyko sporów z organami podatkowymi (a jak wiadomo, sankcje skarbowe mogą być bolesne). Jeśli faktura zawiera pomyłkę, nie warto szukać sposobu na jej wycofanie z systemu, ponieważ jest to niemożliwe – należy przygotować odpowiednią korektę, przesłać ją do KSeF i zachować powiązanie z dokumentem pierwotnym.
