Emil Zelma
Wokół nowych zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur narosło wiele nieporozumień. Jednym z najczęściej powtarzanych jest przekonanie, że przedsiębiorca, który przekroczy 10 tys. zł sprzedaży w danym miesiącu, automatycznie musi od tego momentu wystawiać wszystkie dokumenty w systemie KSeF. W praktyce nie jest to prawda… a przynajmniej nie zawsze.
Spis treści
ukryj
Czy przekroczenie limitu 10 000 zł oznacza automatyczny obowiązek wystawiania faktur w KSeF?
Jeśli chodzi o KSeF, limit 10 tys. odnosi się wyłącznie do określonych transakcji objętych obowiązkowym e-fakturowaniem. Oznacza to, że:
- nie każda sprzedaż wpływa na limit,
- nie każda faktura powoduje powstanie obowiązku korzystania z systemu.
W okresie przejściowym, obowiązującym od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r., najmniejsi przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnienia, jeżeli spełniają warunki określone w przepisach. Ważna jest więc nie tylko wartość sprzedaży, ale również to, jaki charakter mają wystawiane dokumenty.
Co wlicza się do limitu 10 000 i jak prawidłowo liczyć wartość sprzedaży?
Najważniejszą zasadą jest to, że do limitu 10 tys. nie trafia cała miesięczna sprzedaż przedsiębiorcy. Przepisy wskazują, że do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie faktury dokumentujące sprzedaż pomiędzy przedsiębiorcami (transakcje B2B).
| Warto wiedzieć Pod uwagę bierze się łączną wartość brutto faktur (10 000 zł brutto), a nie kwoty netto. |
Poza limitem pozostają także faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony z NIP do 450 zł, czyli tzw. faktury uproszczone. W praktyce przedsiębiorca powinien analizować nie całą sprzedaż, lecz tylko tę część, która rzeczywiście podlega elektronicznemu fakturowaniu.
Co dzieje się po przekroczeniu limitu 10 000?
Najwięcej pytań budzi przekroczenie limitu 10 000 zł i moment, od którego należy rozpocząć fakturowanie w KSeF. Na szczęście, przepisy są w tym zakresie jednoznaczne. Jeżeli przedsiębiorca przekroczy 10 000 zł brutto, obowiązek pojawia się począwszy od faktury, która przekroczyła limit 10 000. Nie trzeba więc przenosić do systemu dokumentów wystawionych wcześniej w tym samym miesiącu.
| Warto wiedzieć W KSeF obowiązek wystawiania faktur po przekroczeniu limitu nie działa z mocą wsteczną, lecz od momentu przekroczenia progu. |
Czy po jednorazowym przekroczeniu limitu można wrócić do faktur poza KSeF?
Jeżeli przedsiębiorca przekroczy próg i zacznie wystawiać faktury w KSeF, traci prawo do wystawiania dokumentów poza systemem. Nawet jeśli w kolejnym miesiącu sprzedaż będzie mniejsza lub równa 10 000, przedsiębiorca nie odzyskuje możliwości korzystania ze zwolnienia.
Tak skonstruowane przepisy sprawiają, że mikroprzedsiębiorcy powinni bardzo uważnie monitorować sprzedaż. Jednorazowe przekroczenie powoduje bowiem, że tracą oni możliwość wystawiania faktur poza systemem aż do zakończenia okresu przejściowego.
| Warto wiedzieć Jeżeli większość obrotu stanowi sprzedaż konsumencka, może się okazać, że mimo wysokiej miesięcznej sprzedaży przedsiębiorca nadal nie przekracza limitu liczonego dla KSeF. |
Limit 10 000 zł w KSeF. Co z transakcjami zagranicznymi?
Warto zwrócić uwagę na faktury wystawiane w walutach obcych (np. EUR czy USD), które również wliczają się do limitu B2B. Do przeliczenia kwoty brutto na złote stosuje się średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego lub wystawienia faktury. Wahania kursowe mogą sprawić, że transakcja opiewająca na stałą kwotę walutową niespodziewanie przekroczy próg 10 000 zł. Przedsiębiorcy współpracujący z zagranicznymi kontrahentami powinni skrupulatnie weryfikować przelicznik przed wystawieniem dokumentu.
Nie należy mylić limitu 10 tys. zł z progiem 15 tys. zł dla split payment
Jednym z częstych błędów jest mylenie limitu 10 000 zł z progiem 15 000 zł brutto. Ta druga kwota dotyczy obowiązkowego Mechanizmu Podzielonej Płatności (split payment) oraz przelewów bankowych.
Po wejściu w życie przepisów, przy transakcjach przekraczających 15 000 zł, nabywca ma obowiązek podawać w tytule przelewu numer KSeF faktury lub zbiorczy identyfikator płatności. Warto pamiętać, że limit 10 tys. zł decyduje o sposobie wystawienia faktury, a 15 tys. zł reguluje sposób wykonywania płatności i wymogi bankowe.
Dobre oprogramowanie pomaga wypełniać obowiązki w KSeF
Zmiany przepisów pokazują, że przedsiębiorcom potrzebna jest nie tylko znajomość prawa, ale również sprawne narzędzia do codziennej pracy. Samo wdrożenie KSeF nie musi być skomplikowane, jeśli firma korzysta z nowoczesnego programu do fakturowania.
Dobrym przykładem jest Mobilna Faktura, która umożliwia szybkie wystawianie dokumentów, kontrolowanie sprzedaży oraz wygodne zarządzanie fakturami z jednego miejsca. Rozwiązanie to:
- pomaga monitorować obowiązki w KSeF,
- ogranicza ryzyko pomyłek,
- ułatwia przygotowanie firmy do nowych wymagań.
Najważniejsze zasady obowiązujące do końca 2026 roku
W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje szczególne rozwiązanie dla najmniejszych przedsiębiorców. Limit zwalniający z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych wynosi 10 000 zł brutto, jednak dotyczy wyłącznie sprzedaży objętej obowiązkowym KSeF. Jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej tego progu, może korzystać z okresu przejściowego i wystawiać faktury poza systemem.
