Oferta cenowa – wzór. Jak przygotować ofertę handlową? 

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z niemal niekończącym się poszukiwaniem nowych możliwości biznesowych i kontraktów. W proponowaniu usług i produktów potencjalnym klientom zastosowanie ma między innymi wysyłana na ich prośbę lub za wcześniej uzyskaną od nich zgodą oferta cenowa. Wzór takiej oferty, a właściwie – elementy, które powinno się w niej umieścić, omawiamy w treści artykułu. Sprawdź, jak przygotować ofertę handlową na miarę Twojego biznesu! Oferta w rozumieniu kodeksu cywilnego i PR – czym jest?

Czym jest oferta cenowa? Oferta w rozumieniu kc

Terminem oferta handlowa określa się dokument o cechach, które czynią go oferta w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Innymi słowy, oferta cenowa to oświadczenie woli o zawarciu umowy na określonych w jego treści warunkach, które sporządza się w biznesie zazwyczaj w odpowiedzi na: 

• zapytanie potencjalnego klienta, kiedy zastosowanie ma także tzw. wycena;
• ogłoszenie o konkursie ofert np. realizacji prac budowlanych;
• zgodę na przesłanie oferty, wyrażoną przez Odbiorcę np. mailowo.

W negocjacjach biznesowych spotyka się także ofertę cenową o charakterze uniwersalnym, przypominającą bardziej katalog reklamowy z cennikiem. W dużej liczbie przypadków, taka oferta handlowa również może być uznana za wiążącą, jeśli zawiera wszystkie niżej wymienione elementy nadające jej mocy prawnej. 

Prosta oferta handlowa – jak napisać ofertę?

Oferta cenowa w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, czyli oświadczenie woli składane w odpowiedzi np. na oficjalne zaproszenie do składania ofert, powinna posiadać:

• miejsce i datę przygotowania;
• odniesienie do zapytania, ogłoszenia o konkursie (wskazanie przyczyny składania oferty); 
• dane Oferenta (podmiotu składającego ofertę) i Oblata (Odbiorcy, autora zapytania, organizatora konkursu);
• czas obowiązywania warunków oferty wiążący w odniesieniu m.in. do zaproponowanego w treści oferty terminu i warunków realizacji prac)
• ceny w ujęciu netto i brutto (w walucie rozliczenia, liczbowo i słownie);
• nazwy/opisy usług lub towarów objętych ofertą cenową;  
• wskazanie sposobu i trybu rozliczenia (ustalenia dot. zaliczek, formy i terminy wypłat) 
• ważne informacje o warunkach realizacji dostaw lub usług.

Ofertę należy wydrukować i odręcznie podpisać. Gdy Oferentem jest osoba prawna, dokument składany w jej imieniu musi być podpisany przez wszystkie osoby uprawnione do jej reprezentacji w zakresie składania ofert.  Oferta bez podpisu jest wadliwym oświadczeniem woli i nie posiada mocy prawnej, choć orzecznictwo w kontekście tej wątpliwości jest niezgodne.

Oferta cenowa wzór

Prostą ofertę cenową można przygotować w kilka minut w każdym edytorze tekstu. Wzór oferty handlowej z niezbędnymi elementami wygenerujesz też w programie Faktura 2024. Ten prosty program do fakturowania pozwala na wystawianie większości dokumentów księgowych i firmowych. Został też dostosowany do wymagań obowiązkowego już od 2025 roku KSeF. 

Wzór oferty cenowej zazwyczaj opracowuje się w odniesieniu do konkursu, ogłoszenia lub zapytania, na które odpowiada się przy jej pomocy. Z tego względu, w praktyce niezwykle trudno znaleźć gotowy szablon oferty handlowej, który nadawałaby się do edycji bez konieczności dokonywania w nim diametralnych zmian.

Każdy przygotowuje dokument mniej lub bardziej samodzielnie, bazując na osobistych doświadczeniach biznesowych, czy standardach branżowych. W dużych firmach, które często biorą udział w konkursach ofert, zatrudnia się nawet specjalistów od ofertowania. Oferty cenowe składane w poważnych przetargach, poza wyżej wspomnianymi elementami, posiadają:

• wymagane przez Oblata (ogłaszającego konkurs lub przetarg) oświadczenia, np.
  o dysponowaniu zapleczem produkcyjnym czy magazynowym istotnym z perspektywy realizacji prac lub świadczenia usług;
• oczekiwane załączniki, których składa się nawet do kilkunastu; 
• atrakcyjną oprawę graficzną, lub wręcz przeciwnie – oszczędną, urzędową formę, w zależności od branży i sposobu dostarczenia oferty cenowej przez Oferenta;
• krótki opis i portfolio firmy – opcjonalne, ale w wielu branżach mile widziane; 
• katalog produktów i cennik – w przypadku ofert handlowych składanych dystrybutorom przez hurtownie, zazwyczaj w formie załącznika do oferty; 
• wyszczególnienie informacji o twórcach poszczególnych części oferty; 
• spis treści, w przypadku bardzo obszernych dokumentów, składanych np. w odpowiedzi na ogłoszenia o przetargach na inwestycje publiczne;
• informację o cenach jednostkowych i hurtowych towarów/dokładną wycenę usług, ujęte w netto i brutto, liczbowo oraz słownie;
• warunki

Jak powinna wyglądać oferta cenowa? Podsumowanie 

Reasumując, trudno tak do końca powiedzieć, jak powinna wyglądać oferta cenowa. Wzór takiego dokumentu najlepiej więc opracować samodzielnie w oparciu o wiedzę dotyczącą specyfiki ofertowania w określonej branży. Dokument musi zawierać elementy nadające mu mocy prawnej jako oświadczenie woli zawarcia umowy na określonych warunkach. W treści oferty handlowej podaje się więc szczegółowe informacje o cenach netto i brutto, datę wystawienia oferty, czas jej obowiązywania i dane Oferenta oraz Oblata, czyli odbiorcy. Oferta w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego może jednak przybrać zarówno formę oficjalnego dokumentu o oszczędnej strukturze, opatrzonego odręcznymi podpisami, jak i atrakcyjnego wizualnie, a nawet interaktywnego pliku pdf przesłanego mailem. Wszystko zależy od branży i zastosowania oferty.