Faktura pro-forma jest dokumentem bez ważności podatkowej wystawianym przez sprzedawcę dla nabywcy w celu wymiany informacji o towarach lub usługach. Na przykład potencjalny klient prosi kilka firm telekomunikacyjnych o faktury pro-forma z wyceną konkretnego telefonu komórkowego i jego akcesoriów. W ten sposób może porównać ceny i uzyskać najlepszą ofertę. Faktura pro-forma wykorzystywana jest również w handlu międzynarodowym, informując zarówno kupującego, jak i organy celne o szczegółach ewentualnego zamówienia.
Umowa między sprzedającym a kupującym — faktura pro-forma
Faktura pro-forma to dokument informacyjny, który formalizuje zamiar zakupu i sprzedaży. Innymi słowy, jest jak wycena, oferta lub propozycja negocjacyjna. Zasadniczo jest to umowa „w dobrej wierze” między sprzedawcą a klientem, dzięki czemu kupujący wie, czego może się spodziewać z wyprzedzeniem.
Faktura pro-forma może zostać zatwierdzona lub odrzucona przez strony, ponieważ nie jest oficjalnym dokumentem. Jej wystawienie nie generuje obowiązku zapłaty, a jedynie przekazuje wycenę na konkretny produkt.
Fakturę pro forma możesz wystawić wykorzystując nasz program do faktur.
Czy faktura pro-forma jest prawnie wiążąca? Faktura pro-forma a VAT
Chociaż pro-forma zawiera wiele, jeśli nie wszystkie i te same informacje, które pojawiają się na końcowej fakturze sprzedaży, nie ma ona tej samej wagi prawnej. Nie powinno się jej wykorzystywać do celów księgowych ani jako wiążąca umowa. Pod wieloma względami pro-forma jest bliższa wycenie lub kosztorysowi niż fakturze.
Dzieje się tak dlatego, że klienci nie są zobowiązani do zapłaty kwoty wymienionej w pro-formie, całkowita należna kwota nie jest rejestrowana na kontach klienta z płatnościami lub należnościami i nie można użyć proformy do odzyskania podatku VAT. Jednak w przeciwieństwie do cennika lub otrzymania prostej prośby o wycenę faktura pro-forma będzie wskazywać uzgodnione szczegóły tego konkretnego zakupu, wraz ze wszystkimi informacjami, które go dotyczą.
Kiedy należy wysłać fakturę pro-forma?
Kluczową kwestią do zapamiętania jest to, że pro-forma jest zwykle wysyłana do klienta, gdy zobowiązał się on do zakupu, ale nie można wystawić jeszcze oficjalnej faktury, ponieważ ostateczne szczegóły wciąż wymagają potwierdzenia. Gdy klient wyrazi na wszystko zgodę, wtedy można dostarczyć towar i wystawić formalną fakturę.
Kiedy wystawienie faktury pro-froma jest niezbędne?
Wystawienie faktury pro-forma jest niezbędne do zamknięcia kursu wymiany w przypadku przedpłaty lub warunków, które mają akredytywę, oprócz tego, że jest dokumentem, który formalizuje negocjacje między zaangażowanymi stronami.
Czym proforma różni się od innych rodzajów faktur?
Aby lepiej zrozumieć, czym różni się proforma i czy pasuje do Twojego procesu sprzedaży, oto, do czego używane są inne popularne typy faktur:
Faktura sprzedaży
Faktura sprzedaży to formalne wezwanie do zapłaty, które jest wysyłane w tym samym czasie lub wkrótce po dostarczeniu towarów, lub usług. Poza wezwaniem do zapłaty jest również dokumentem podatkowym, a jeśli zawiera podatek VAT, może nazywać się fakturą VAT.
Faktura handlowa
Faktura handlowa jest używana w przesyłkach międzynarodowych, aby zadeklarować klientowi i celnikom, co jest wysyłane, kto sprzedaje i kupuje, datę i warunki sprzedaży, ilość i wagę towarów oraz inne szczegóły. Faktury handlowe służą do obliczania wartości finansowej towarów będących przedmiotem obrotu oraz wszelkich obowiązujących podatków, które mogą mieć zastosowanie do przesyłki.
Nota kredytowa
Jeśli towary są uszkodzone, wystąpił błąd pisarski lub inny błąd, nota kredytowa zawiera szczegółowe informacje o częściowym lub całkowitym zwrocie oryginalnej faktury sprzedaży, lub kredyt wykorzystany na przyszłe zakupy.
Faktura pro forma
Celem faktury proforma jest pokazanie, ile będą kosztować towary lub usługi, aby pomóc klientowi zdecydować, czy chce kontynuować zakup.
Jak stworzyć fakturę proforma? Faktura pro-forma wzór
Do stworzenia faktury pro-forma używa się tych samych informacji, co do zwykłych faktur. Program FAKTURA VAT zawiera szablon faktur proforma. Co uwzględnić na fakturze pro-forma? Głównym celem faktury pro-forma jest pokazanie klientowi szczegółów proponowanej transakcji. Jako taka powinna zawierać te same informacje, co faktura końcowa:
- unikalny numer faktury;
- nazwa firmy, adres i dane kontaktowe;
- imię i nazwisko oraz adres Twojego klienta;
- data wydania i termin płatności;
- opis towarów;
- to, jak długo obowiązuje cena;
- wszelkie obowiązujące warunki;
- warunki płatności (niezależnie od tego, czy klient dokonuje płatności na etapie pro-forma, warto udzielić mu instrukcji, jak ma zapłacić);
- VAT (chociaż pro-forma nie jest fakturą VAT, nadal należy podać oczekiwaną kwotę podatku VAT).
W przeciwieństwie do końcowej faktury sprzedaży pro-forma powinna zawierać również:
- termin „faktura pro-forma”, dzięki czemu klient wie, że nie jest to faktura sprzedaży ani podatku VAT
- wyrażenie „To nie jest faktura VAT”
Faktura pro-forma jest często zapominana, ponieważ nie ma ona wartości księgowej ani prawnej. Jednak dokument ten odgrywa fundamentalną rolę w operacjach handlu zagranicznego. Dlatego zaleca się, aby poprosić o jego wystawienie przed dokonaniem jakiegokolwiek zakupu międzynarodowego. Dołóż wszelkich starań, aby negocjacje prowadzone przez Twoją firmę zakończyły się sukcesem! Teraz gdy wiesz już wszystko o fakturach proforma, mamy nadzieję, że masz o jeden szczegół mniej, o który musisz się martwić w procesie sprzedaży.
Wystaw fakturę pro-forma z programem do fakturowania Faktura VAT
Jeśli potrzebujesz większej elastyczności w zarządzaniu finansami swojej firmy, mamy szereg rozwiązań, które mogą Ci pomóc. Pobierz nasz program do fakturowania i przekonaj się jak prosto możesz wystawić fakturę pro-forma. Możesz zrobić to również w wersji demo. Zapraszamy do kontaktu z nami!
