Działalność nierejestrowana już od momentu wprowadzenia w 2018 roku była uznawana za najprostszą formę legalnego zarabiania. Pozwalała ona prowadzić drobną sprzedaż lub świadczyć usługi bez konieczności rejestracji firmy. Brak wpisu do CEIDG oznaczał minimum formalności. Sytuacja ta jednak stopniowo się zmienia. Wraz z wdrożeniem KSeF również działalność nierejestrowana została objęta nowymi regulacjami. Krajowy System e-Faktur stanie się elementem codziennego rozliczania także dla najmniejszych podmiotów. Choć działalność nierejestrowana nie oznacza tego samego co np. prowadzenie spółki z o.o., to również ona zostanie, przynajmniej do pewnego stopnia, objęta KSeF.
Działalność nierejestrowana w KSeF
Działalność nierejestrowana w KSeF wynika bezpośrednio z przepisów podatkowych. Choć nie jest to działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, na gruncie VAT sytuacja wygląda inaczej.
Ustawa o VAT traktuje taką aktywność jako działalność gospodarczą. Oznacza to, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem. Może wprawdzie korzystać ze zwolnienia z VAT, ale nie traci statusu podatnika.
KSeF 2.0 – nowe obowiązki
KSeF 2.0 wprowadza obowiązkowy model e-fakturowania dla kolejnych grup podatników. Kluczowe znaczenie ma rodzaj transakcji, ponieważ KSeF obejmuje relacje B2B. Sprzedaż dla klientów detalicznych, tzn. konsumentów, nie jest objęta tym systemem. Takie rozróżnienie jest niezwykle istotne w przypadku działalności nierejestrowanej. To ważne, jeśli weźmie się pod uwagę, jak wielu podatników w ramach działalności nierejestrowanej obsługuje głównie klientów indywidualnych (można tu zaliczyć np. korepetytorów czy osoby świadczące usługi w zakresie rękodzieła).
Obowiązkowy KSeF od 2026 roku
Obligatoryjny KSeF dla działalności nierejestrowanej zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. Po tej dacie podatnik będzie musiał wystawiać faktury w KSeF, jeśli transakcja jest świadczona na rzecz innego przedsiębiorcy. Nie ma znaczenia, czy osoba jest czynnym podatnikiem VAT; liczy się status podatnika w rozumieniu ustawy o VAT.
31 grudnia 2026 r., czyli termin graniczny
Przepisy przewidują istotne ułatwienie dla najmniejszych sprzedawców. Obowiązek korzystania z KSeF nie pojawi się jednak jednocześnie dla wszystkich, ponieważ przepisy przewidują etapy wdrażania. Jeśli działalność nierejestrowana generuje sprzedaż do 10 tysięcy złotych miesięcznie, obowiązuje tzw. okres przejściowy. Podatnik może wówczas wystawiać faktury poza KSeF. Takie ułatwienie zostanie jednak utrzymane jedynie do 31 grudnia 2026 r.
| Warto wiedzieć Obowiązek pełnego stosowania KSeF pojawi się 1 stycznia 2027 r. Takie rozwiązanie obejmie większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Tak czy inaczej, okres przejściowy daje podatnikom czas na przygotowanie się do nowych wymogów. |
Odbiór faktur w KSeF od 1 lutego 2026
Znacznie wcześniej pojawi się inny obowiązek. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą musieli odbierać faktury w KSeF. Dotyczy to także działalności nierejestrowanej. Wymóg ten dotyczy wszelkich transakcji zawieranych z kontrahentami objętymi Krajowym Systemem e-Faktur.
NIP do KSeF – kiedy jest wymagany?
Korzystanie z KSeF jest możliwe dopiero po spełnieniu pewnych warunków. Podstawowym wymogiem jest posiadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Działalność nierejestrowana ma to do siebie, że często funkcjonuje bez NIP. Niestety, w kontekście stosowania KSeF nie będzie to już możliwe.
W związku z tym należy z wyprzedzeniem wystąpić o nadanie NIP. Bez tego nie da się uzyskać certyfikatu KSeF. NIP do KSeF jestobowiązkowy niezależnie od takich kwestii jak np. status VAT; obowiązek ten dotyczy również podatników zwolnionych w ramach zwolnienia podmiotowego (tzn. do przychodu w wysokości 200 000 zł w skali roku).
Zaświadczenie o nadaniu numeru NIP jest wydawane przez naczelnika urzędu skarbowego niezwłocznie, najpóźniej w terminie 3 dni od momentu wpływu poprawnie wypełnionego zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7.
| Warto wiedzieć Należy pamiętać, że numer NIP nadawany jest na stałe i obowiązuje przez całe życie, dlatego w sytuacji, gdy został już wcześniej przyznany, nie ma konieczności ponownego składania formularza NIP-7. W celu potwierdzenia posiadania numeru NIP możliwe jest wystąpienie z wnioskiem o wydanie odpowiedniego zaświadczenia. |
Faktury a KSeF w działalności nierejestrowanej
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zazwyczaj nie musi wystawiać faktur. Obowiązek pojawia się na żądanie nabywcy. Termin wynosi trzy miesiące od końca miesiąca wykonania usługi lub dostawy towaru.
Jeśli takie żądanie zostanie zgłoszone przez odbiorcę, faktura musi zostać wystawiona. W przypadku braku żądania faktura nie jest wymagana. Do momentu wejścia w KSeF faktura podatnika zwolnionego z VAT nie musi zawierać NIP nabywcy.
Podsumowanie
KSeF w działalności nierejestrowanej to realna zmiana w sposobie rozliczeń. Od 1 lutego 2026 r. pojawi się obowiązek odbioru faktur w systemie. Od 1 kwietnia 2026 r. będzie obowiązywał wymóg wystawiania faktur w KSeF w relacjach B2B. Dla najmniejszych podatników przewidziano odroczenie do 31 grudnia 2026 r.
Wniosek, jaki stąd płynie, jest prosty: wdrożenie KSeF wymaga przygotowania, nawet przy niewielkiej skali sprzedaży. Choć działalność nierejestrowana zachowa swoją prostotę, cyfrowe obowiązki staną się jej stałym elementem.
