Emil Zelma
Umowa zlecenie z własnym pracownikiem jest dopuszczalna, ale pod względem ZUS rozlicza się ją inaczej niż typowe zlecenie z osobą zewnętrzną. Przychód ze zlecenia dolicza się do wynagrodzenia z etatu i od łącznej kwoty nalicza składki. Dlatego koszt umowy zlecenia 2026 dla firmy jest wyższy niż samo wynagrodzenie brutto.
Spis treści
ukryj
Umowa o pracę a umowa zlecenia?
Kluczowa różnica między umową o pracę a umową zlecenia leży w charakterze zobowiązania. Etat to umowa starannego działania w warunkach podporządkowania pracodawcy, który wyznacza miejsce, czas i zakres zadań. Z kolei zlecenie dotyczy wykonania określonych czynności z zachowaniem swobody organizacyjnej. Zleceniobiorca nie korzysta z kodeksowych praw pracowniczych, takich jak płatny urlop wypoczynkowy, normy czasu pracy czy okresy wypowiedzenia, chyba że strony wprowadzą odpowiednie zapisy w umowie.
| Warto wiedzieć Nierozważne zawarcie zlecenia z własnym pracownikiem niesie ryzyko zakwestionowania umowy przez PIP lub ZUS. Jeśli zakresem zlecenia będą zwykłe obowiązki etatowe, kontrola uzna je za próbę obejścia przepisów o nadgodzinach. Skutkuje to przekwalifikowaniem umowy na stosunek pracy, co rodzi obowiązek dopłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe wraz z odsetkami oraz naraża pracodawcę na wysokie grzywny. Zlecenie musi więc opierać się na zupełnie innych, wyraźnie wyodrębnionych zadaniach niż te określone w umowie o pracę. |
Umowa zlecenia z własnym pracownikiem – kiedy można ją zawrzeć?
Pracodawca może zawrzeć umowę zlecenia z własnym pracownikiem. Powinna ona jednak dotyczyć innych czynności niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę. Zlecenie nie może być sposobem na:
- rozliczenie zwykłych obowiązków pracowniczych poza etatem,
- obejście przepisów o czasie pracy i nadgodzinach.
Jeżeli sposób wykonywania zadań odpowiada stosunkowi pracy – pracownik działa pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie – sama nazwa „umowa zlecenia” nie przesądza o charakterze zatrudnienia.
| Warto wiedzieć Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna. Przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonych czynności, a podobne zasady stosuje się również do części umów o świadczenie usług. Dodatkowa umowa z pracownikiem powinna więc obejmować rzeczywiście wyodrębnione zadania. |
ZUS od zlecenia z pracownikiem w 2026 r.
Najważniejsza zasada jest jednoznaczna: umowa zlecenie z własnym pracownikiem podlega pełnym składkom ZUS. Przychód osiągany z tego tytułu łączy się z przychodem z umowy o pracę. Nie występuje tutaj typowy zbieg niezależnych tytułów do ubezpieczeń.
ZUS od zlecenia z pracownikiem obejmuje składki:
- emerytalną,
- rentową,
- chorobową,
- wypadkową,
- zdrowotną.
Część obciążeń finansuje pracownik, a część pracodawca. W konsekwencji wynagrodzenie ze zlecenia zwiększa podstawę wymiaru składek, a całkowity koszt pracodawcy przekracza kwotę brutto określoną w umowie.
Zasada ta dotyczy również studenta do 26. roku życia. Student wykonujący zlecenie dla podmiotu, którego nie jest pracownikiem, zasadniczo korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS. Jeśli jednak umowa jest zawarta z własnym pracodawcą, zwolnienie nie działa – dla celów ubezpieczeniowych taka osoba jest traktowana jak pracownik.
Jak rozliczyć składki ZUS od zlecenia?
Pracodawca nie zgłasza takiego zlecenia jako odrębnego tytułu ubezpieczeniowego. Przychody z umowy o pracę i zlecenia sumuje się i wykazuje w dokumentacji ZUS jako podstawę dotyczącą pracownika. W raporcie ZUS RCA wykazywana jest łączna podstawa, a właściwy pozostaje kod pracowniczy 01 10.
W określonych przypadkach dodatkowe wynagrodzenie może mieć także znaczenie dla podstawy świadczeń chorobowych. To kolejna różnica między zleceniem z własnym pracownikiem a standardową umową zawieraną z osobą zewnętrzną.
Doliczenie przychodu ze zlecenia z własnym pracownikiem do podstawy ZUS bezpośrednio wpływa na wysokość wypłacanych świadczeń. Wyższe składki zwiększają podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego. Dodatkowo wyższe wpłaty na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podnoszą kapitał zgromadzony na koncie w ZUS, co przełoży się na przyszłą emeryturę. Choć dla firmy oznacza to wyższy bieżący koszt zatrudnienia, pracownik zyskuje wyższe zaplecze finansowe w razie niezdolności do pracy.
Podatek od umowy zlecenie w 2026 r.
Przychód ze zlecenia podlega PIT. Dochody pracownika są ostatecznie rozliczane według skali podatkowej: 12%, a po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego – 32% od nadwyżki. Dodatkowe zlecenie może więc przyspieszyć przekroczenie progu podatkowego.
Przy rozliczeniu znaczenie mają koszty uzyskania przychodu. W przypadku działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy zlecenia standardowo stosuje się 20% kosztów uzyskania, obliczanych zgodnie z ustawą o PIT. W szczególnych przypadkach związanych z prawami autorskimi możliwe są 50% koszty uzyskania przychodu, jeżeli spełnione zostaną wymagane warunki.
Minimalna stawka godzinowa w 2026 r.
Jeżeli do umowy mają zastosowanie przepisy o minimalnej stawce za godzinę zlecenia, od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto. Stawka godzinowa na umowie zlecenie nie może być niższa od ustawowego minimum, jeżeli dana umowa podlega tym regulacjom. Konieczne jest również ustalenie sposobu potwierdzania liczby przepracowanych godzin.
Ile wynosi koszt umowy zlecenia 2026 dla pracodawcy?
Koszt umowy zlecenia w 2026 roku, zawartej z własnym pracownikiem obejmuje nie tylko wynagrodzenie brutto. Konieczn jest również sfinansowane przez pracodawcę składki ZUS i – jeżeli mają zastosowanie – pozostałe obowiązkowe narzuty. Z punktu widzenia kosztów zlecenie z własnym pracownikiem jest więc znacznie bliższe dodatkowej wypłacie pracowniczej niż nieoskładkowanemu zleceniu.
| Warto wiedzieć Koszty zatrudnienia to tylko część administracji przedsiębiorstwa. Czas można oszczędzić również dzięki automatyzacji obsługi dokumentów i sprzedaży. Program Mobilna Faktura wspiera przedsiębiorców m.in. w wystawianiu i obsłudze faktur oraz porządkowaniu bieżącej dokumentacji. Przy rosnącej cyfryzacji księgowości dobre oprogramowanie pozwala ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności i usprawnić codzienną pracę firmy. |
Umowa zlecenie a stosunek pracy – na co uważać?
Dodatkowa umowa z pracownikiem nie powinna służyć do tańszego rozliczania obowiązków wykonywanych faktycznie w ramach etatu. Jeśli zakres i sposób wykonywania pracy odpowiadają stosunkowi pracy, umowa może zostać zakwestionowana.
Zlecenie w 2026 r. nadal może być dobrym rozwiązaniem przy dodatkowych, wyraźnie wyodrębnionych zadaniach, ale zlecenie z własnym pracownikiem nie pozwala uniknąć składek ZUS. Przedsiębiorca powinien sprawdzić zakres obowiązków, minimalną stawkę godzinową, sposób naliczania PIT oraz pełny koszt umowy po stronie pracodawcy.
