Emil Zelma
Praca zdalna nie oznacza, że przepisy BHP przestają obowiązywać po wyjściu pracownika z biura. Dom lub inne miejsce uzgodnione z pracodawcą staje się miejscem wykonywania obowiązków służbowych. W związku z tym pracownik powinien zadbać o odpowiednie stanowisko pracy. Nie bez znaczenia, z punktu widzenia pracodawcy, są również kwestie księgowe oraz podatkowe.
Spis treści
ukryj
BHP przy pracy zdalnej – jakie obowiązki ma pracodawca?
Home office jest uregulowany w przepisach, a wykonywanie obowiązków w domu nie unieważnia podstawowych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca ma zatem obowiązek:
- uwzględnić specyfikę pracy wykonywanej poza siedzibą firmy,
- przygotować ocenę ryzyka zawodowego,
- przekazać pracownikowi informacje zawierające zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy ważne jest także potwierdzenie, że w miejscu wskazanym przez pracownika są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. BHP w pracy zdalnej oznacza więc obowiązki obu stron umowy. Pracodawca odpowiada za organizacyjne przygotowanie procesu, natomiast pracownik musi przestrzegać otrzymanych zasad BHP i właściwie organizować swoje stanowisko.
Ważnym elementem profilaktyki pozostają szkolenia BHP. Instruktaż dotyczący home office powinien uwzględniać:
- rodzaj wykonywanych zadań,
- zagrożenia charakterystyczne dla danego stanowiska,
- ergonomię stanowiska roboczego,
- postępowanie w sytuacji awaryjnej.
BHP w pracy zdalnej a księgowość i podatki pracodawcy
Organizacja bezpiecznego i ergonomicznego stanowiska pracy w domu kojarzy się przede wszystkim z zadaniami dla działu HR oraz samego pracownika. Jednak każda decyzja związana z wyposażeniem home office czy rozliczeniami za pracę z domu ostatecznie trafia do działu finansowo-księgowego. Z punktu widzenia pracodawcy BHP w home office to nie tylko spełnienie wymogów Kodeksu pracy, ale również konkretne kwestie podatkowe, składkowe i budżetowe.
Kluczowym obszarem rozliczeń jest obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną. W praktyce najczęściej stosuje się ryczałt lub ekwiwalent za:
- zużytą energię elektryczną,
- usługi telekomunikacyjne,
- korzystanie z prywatnego sprzętu.
Dla firmy i pracownika to korzystne rozwiązanie – świadczenia te są zwolnione z opodatkowania PIT oraz ze składek ZUS. Aby jednak zwolnienie nie zostało zakwestionowane podczas kontroli skarbowej, wysokość ryczałtu musi opierać się na racjonalnych i udokumentowanych wyliczeniach (np. uwzględniających moc sprzętu komputerowego, czas pracy oraz aktualne stawki prądu). Przyznanie kwot nieadekwatnych do rzeczywistych kosztów stwarza ryzyko uznania ich za przychód ze stosunku pracy, co wiąże się z koniecznością dopłaty podatku i składek wraz z odsetkami.
| Warto wiedzieć Wydatki na zakup wyposażenia ergonomicznego, takiego jak profilowane fotele, dodatkowe monitory czy podstawki, muszą mieć związek z wykonywaną pracą. Dopiero wtedy zakupy te stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodów. |
Odrębną kwestią pozostaje zadośćuczynienie za wypadek przy pracy zdalnej. Prawidłowe zakwalifikowanie zdarzenia przez zespół powypadkowy ma bezpośrednie przełożenie na finanse przedsiębiorstwa. W przypadku uznania zdarzenia za wypadek przy pracy pracownikowi od pierwszego dnia niezdolności do pracy przysługuje zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy wymiaru. Jest on finansowany bezpośrednio z budżetu ZUS, a nie ze środków pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że liczba zarejestrowanych wypadków wpływa na wskaźnik wypadkowości firmy. Od niego zależy wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Stanowisko pracy w domu a BHP
Bezpieczeństwo w pracy zdalnej zaczyna się od ergonomii. Stanowisko pracy w domu powinno być zorganizowane tak, aby ograniczać zarówno ryzyko nagłego wypadku, jak i przeciążenia wynikające z wielogodzinnej pracy przy komputerze. Podstawą jest stabilne biurko zapewniające wystarczającą przestrzeń na komputer, dokumenty i potrzebne akcesoria. Krzesło powinno umożliwiać regulację i zapewniać podparcie pleców. Przydatne są również podłokietniki pozwalające odciążyć ręce i obręcz barkową.
Monitor należy ustawić bezpośrednio przed użytkownikiem, w sposób pozwalający zachować naturalną pozycję głowy i szyi. W praktyce ekran powinien znajdować się mniej więcej 40–70 cm od oczu, a jego górna część na wysokości wzroku.
Równie ważne jest oświetlenie. Najlepiej wykorzystać światło dzienne padające z boku stanowiska i uzupełnić je odpowiednim oświetleniem sztucznym. Ekran nie powinien odbijać światła z okna lub lampy. W przeciwnym razie nawet dobrze dobrane biurko i fotel nie zapewnią komfortowych warunków pracy.
| Warto wiedzieć Sam fakt, że wypadek miał miejsce w domu i w godzinach pracy, nie przesądza jeszcze o jego kwalifikacji. W przypadku pracy zdalnej stosuje się ogólną definicję wypadku przy pracy. Zdarzenie powinno mieć charakter nagły, być wywołane przyczyną zewnętrzną, powodować uraz lub śmierć i pozostawać w związku z pracą. Nie wprowadzono więc osobnej definicji wypadku przy pracy zdalnej. |
Zgłoszenie wypadku i postępowanie powypadkowe podczas pracy zdalnej
Jeżeli wypadek przy pracy zdalnej miał miejsce w domu pracownika, należy możliwie szybko poinformować pracodawcę. W praktyce warto zrobić to w sposób pozwalający później potwierdzić zgłoszenie wypadku, np. mailowo.
Jeżeli stan zdrowia na to pozwala, należy zabezpieczyć informacje dotyczące zdarzenia: zapisać dokładny czas, miejsce i przebieg wypadku oraz wykonać zdjęcia miejsca zdarzenia. Ważna może być również dokumentacja medyczna potwierdzająca powstanie urazu. Zgłoszenie uruchamia postępowanie, którego celem jest ustalenie okoliczności i przyczyny wypadku.
Kontrola pracy zdalnej – czy pracodawca może sprawdzić warunki pracy w domu?
Kontrola pracy zdalnej może dotyczyć między innymi przestrzegania przepisów i zasad BHP, ale nie oznacza dowolnego prawa pracodawcy do wejścia do mieszkania. Sposób kontroli powinien respektować prywatność pracownika i pozostałych domowników oraz nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń mieszkalnych. Dlatego zasady wykonywania pracy zdalnej i kontroli warto jasno ustalić wcześniej.
| Warto wiedzieć Dobrze zorganizowana kontrola pracy zdalnej ma przede wszystkim charakter prewencyjny. Jej celem nie powinno być szukanie drobnych uchybień, lecz sprawdzenie, czy stanowisko pracy zdalnej nie stwarza oczywistego zagrożenia. Pracownik również powinien reagować na nieprawidłowości. Jeżeli uszkodzi się krzesło, przewód zasilający albo inne wyposażenie wykorzystywane do wykonywania pracy, nie warto czekać do kolejnej kontroli. |
Praca zdalna. Podsumowanie
Najskuteczniejszą metodą jest połączenie prawidłowej oceny ryzyka zawodowego, przygotowania ergonomicznego stanowiska, szkoleń BHP oraz codziennego przestrzegania prostych zasad bezpieczeństwa. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi jasne instrukcje, a pracownik wykonujący pracę zdalną – stosować je w praktyce. Szczególną uwagę warto zwrócić na stabilność mebli, ustawienie monitora, oświetlenie, stan instalacji i urządzeń elektrycznych oraz przewody znajdujące się wokół stanowiska.
Chociaż ergonomiczne stanowisko to podstawa BHP w home office, samo bezpieczne biurko nie wystarczy do sprawnego prowadzenia firmy. Równie ważne są uporządkowane finanse oraz sprawny obieg dokumentów. Narzędzia takie jak Mobilna Faktura pozwalają łatwo zorganizować księgowość i rozliczenia pracy zdalnej z dowolnego miejsca, łącząc bezpieczeństwo organizacyjne z pełną kontrolą budżetu.
