Emil Zelma
W 2026 roku bezpieczeństwo firmy nie ogranicza się już do ochrony danych i systemów informatycznych. Równie istotne jest sprawdzenie, czy sposób współpracy z kontrahentami, rozliczenia podatkowe oraz obieg dokumentów odpowiadają aktualnym wymaganiom. Audyt umów B2B, weryfikacja obowiązków wynikających z Krajowego Systemu Cyberbezpieczeństwa, kontrola kontrahentów w VIES i prawidłowa obsługa KSeF tworzą dziś jeden system zarządzania ryzykiem. Zaniedbanie jednego z tych obszarów może przełożyć się na problemy prawne, podatkowe, finansowe lub operacyjne.
Spis treści
ukryj
Audyt umów B2B a kontrola PIP w 2026 roku
Jednym z najważniejszych obszarów bezpieczeństwa prawnego pozostaje model współpracy z osobami wykonującymi działalność gospodarczą. Sama nazwa „umowa B2B” nie przesądza jeszcze o charakterze relacji. Przy ocenie współpracy znaczenie mają przede wszystkim rzeczywiste warunki świadczenia usług, sposób organizacji pracy, zakres samodzielności przedsiębiorcy oraz występowanie cech typowych dla stosunku pracy.
Dlatego audyt umów B2B powinien obejmować nie tylko treść kontraktu, lecz także praktykę jego wykonywania. Warto sprawdzić, kto ustala godziny pracy, czy wykonawca:
- może samodzielnie organizować sposób realizacji zadań,
- ponosi ryzyko gospodarcze,
- może świadczyć usługi dla innych klientów.
Istotne są również zapisy dotyczące wynagrodzenia, zastępstwa, urlopów, narzędzi pracy i podporządkowania organizacyjnego.
W 2026 roku temat nabiera dodatkowego znaczenia ze względu na reformę PIP. Przedsiębiorstwo korzystające z B2B powinno więc traktować analizę kontraktów jako element bieżącego compliance, a nie działanie wykonywane dopiero po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli. B2B a kontrola PIP to obecnie zagadnienie obejmujące zarówno samą umowę, jak i cały model współpracy. Ryzyko zakwestionowania współpracy B2B może wynikać z praktyki funkcjonowania przedsiębiorcy, nawet jeśli dokumentacja została przygotowana przez kancelarię.
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa – obowiązki przedsiębiorców
Drugim filarem bezpieczeństwa jest cyberbezpieczeństwo. Nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, wdrażająca NIS2, weszła w życie 3 kwietnia 2026 r. Rozszerzyła katalog podmiotów objętych regulacją między innymi o przedsiębiorstwa z sektorów produkcyjnych, cyfrowych, logistycznych, spożywczych i chemicznych. Co istotne, firma powinna samodzielnie zweryfikować, czy spełnia kryteria objęcia ustawą. W określonych przypadkach znaczenie mają także podmioty powiązane oraz struktura grupy kapitałowej.
Dla przedsiębiorstwa nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. Ocena powinna obejmować m.in.:
- rodzaj prowadzonej działalności,
- wielkość organizacji,
- wykorzystywane systemy oraz dostawców ICT.
Jeżeli podmiot podlega KSC, konieczne może być między innymi zarządzanie ryzykiem cyberbezpieczeństwa, obsługa incydentów, zapewnienie ciągłości działania, odpowiednia dokumentacja, szkolenia oraz kontrola bezpieczeństwa dostawców. Szczególnie ważne jest więc połączenie działu IT, zarządu, prawników i osób odpowiedzialnych za compliance.
Termin 3 października 2026 r. ma tutaj praktyczne znaczenie. Podmioty objęte regulacją powinny do tego czasu dokonać samoidentyfikacji i zgłoszenia do wykazu KSC. Brak decyzji organu nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca nie podlega ustawie. Właśnie dlatego warto udokumentować przeprowadzoną analizę, również wtedy, gdy jej wynik wskazuje na brak obowiązku rejestracji.
Shadow AI w firmie jako element bezpieczeństwa cyfrowego
Cyberbezpieczeństwo obejmuje także narzędzia wykorzystywane przez pracowników bez formalnej zgody organizacji. Shadow AI w firmie może oznaczać korzystanie z publicznych modeli generatywnej sztucznej inteligencji przy analizie dokumentów, przygotowywaniu ofert, obsłudze klientów czy tworzeniu kodu. Problemem nie jest samo wykorzystanie AI, lecz brak kontroli nad tym, jakie informacje trafiają do zewnętrznego systemu.
| Warto wiedzieć Audyt powinien zatem odpowiedzieć na praktyczne pytania: jakie narzędzia AI są używane, jakie dane mogą być do nich wprowadzane, kto ma dostęp do wyników oraz jakie zasady obowiązują przy przetwarzaniu informacji poufnych. Polityka korzystania z AI powinna wskazywać kategorie danych, których nie wolno przesyłać do publicznych narzędzi, a także zasady weryfikacji odpowiedzi generowanych przez AI. |
Weryfikacja VIES ogranicza ryzyko podatkowe
Bezpieczeństwo transakcyjne zaczyna się jeszcze przed wystawieniem faktury. Przy współpracy z kontrahentami z Unii Europejskiej znaczenie ma weryfikacja VIES, czyli sprawdzenie statusu numeru VAT UE. Nie wystarczy jednorazowo przyjąć danych od kontrahenta. W procedurze podatkowej znaczenie ma prawidłowa identyfikacja nabywcy oraz zgromadzenie dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunków zastosowania właściwego rozliczenia.
W przypadku WDT jednym z warunków zastosowania stawki 0% jest posiadanie przez nabywcę właściwego i ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dlatego weryfikacja VIES powinna być powiązana z procesem sprzedaży, a wynik sprawdzenia warto odpowiednio udokumentować. To prosty mechanizm, który może ograniczyć ryzyko późniejszego sporu podatkowego.
KSeF zmienia sposób kontroli dokumentów
Kolejnym elementem bezpieczeństwa jest KSeF. E-faktura nie jest już wyłącznie elektronicznym odpowiednikiem dokumentu papierowego. Dla przedsiębiorstwa oznacza zmianę procesu wystawiania, odbierania i archiwizowania dokumentów. Audyt obsługi KSeF powinien obejmować między innymi uprawnienia użytkowników, integrację z systemem księgowym lub ERP, procedury awaryjne oraz kontrolę poprawności danych przekazywanych do systemu.
| Warto wiedzieć W praktyce warto ustalić, kto może wystawiać faktury, kto je zatwierdza i kto odpowiada za obsługę błędów. Należy również określić procedurę na wypadek niedostępności systemu lub problemów z integracją. KSeF powinien być więc traktowany jako element procesu finansowego, a nie wyłącznie zadanie działu księgowości. |
Dobre oprogramowanie także zwiększa bezpieczeństwo firmy
Bezpieczeństwo firm może poprawiać nie tylko deregulacja lub uporządkowanie procedur, ale również odpowiednio dobrane oprogramowanie. Mobilna Faktura pozwala przedsiębiorcy obsługiwać fakturowanie z poziomu przeglądarki, także na telefonie, oraz wystawiać i odbierać faktury związane z KSeF. Narzędzie może być przydatne szczególnie wtedy, gdy firma chce ograniczyć ręczne przepisywanie danych i mieć dostęp do dokumentów poza biurem. Dobre oprogramowanie nie zastępuje procedur, ale może ograniczyć liczbę błędów powstających podczas codziennej pracy.
Audyt jako element zarządzania ryzykiem
Prawidłowo przeprowadzony audyt nie powinien kończyć się na wskazaniu niezgodności. Jego celem jest ustalenie, gdzie w przedsiębiorstwie powstaje ryzyko i kto powinien nim zarządzać. W praktyce warto połączyć analizę umów B2B, obowiązków KSC, VIES, KSeF, ochrony danych i procesów wykorzystujących AI. Pozwala to zobaczyć zależności, których nie widać przy analizowaniu każdego obszaru oddzielnie.
| Warto wiedzieć Ważna jest również dokumentacja. Firma powinna być w stanie wykazać, że analizowała swoje obowiązki, identyfikowała ryzyka i podejmowała działania naprawcze. Dotyczy to zarówno analizy umów, jak i samoidentyfikacji KSC czy procedur podatkowych. Szczególnej uwagi wymagają także kaucje w księgach oraz sposób ich dokumentowania i prezentacji, ponieważ błędy w tym obszarze mogą komplikować zarówno rozliczenia, jak i ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. |
W 2026 roku bezpieczeństwo prawne, cyfrowe i transakcyjne coraz wyraźniej tworzy jeden system. Audyt B2B powinien odpowiadać na pytanie, czy sposób współpracy jest zgodny z rzeczywistością. Audyt KSC – czy firma właściwie rozpoznała swoje obowiązki cyberbezpieczeństwa. Kontrola VIES i KSeF – czy transakcje oraz faktury są odpowiednio zabezpieczone od strony podatkowej i operacyjnej. Dopiero połączenie tych elementów daje przedsiębiorcy rzeczywisty obraz ryzyka i pozwala przygotować organizację na kontrolę, zmianę przepisów lub problem z kontrahentem.
