Emil Zelma
Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorcy muszą przygotować się na istotną zmianę zasad odpowiedzialności za VAT kontrahenta. Nowelizacja ustawy o VAT rozszerza zakres odpowiedzialności solidarnej nabywcy na określone usługi niematerialne. Jednocześnie przyjęta przez Sejm poprawka Senatu zachowuje istotną ochronę dla przedsiębiorców korzystających z mechanizmu podzielonej płatności. W praktyce oznacza to, że sposób zapłaty za fakturę może mieć bezpośrednie znaczenie dla tego, czy nabywca będzie ponosił odpowiedzialność za zaległości podatkowe kontrahenta.
Spis treści
ukryj
Split payment a odpowiedzialność solidarna w VAT
Odpowiedzialność solidarna VAT oznacza sytuację, w której nabywca może zostać zobowiązany do uregulowania zaległości podatkowej sprzedawcy. Nie oznacza to jednak automatycznej odpowiedzialności za każdy niezapłacony podatek. Kluczowe znaczenie mają przesłanki z ustawy o VAT, w tym sytuacja, w której nabywca wiedział albo miał podstawy, aby przypuszczać, że podatek kontrahent nie odprowadzi podatku do urzędu skarbowego.
Dotychczas regulację te kojarzyło się przede wszystkim z tzw. towarami wrażliwymi wskazanymi w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Nowelizacja rozszerza jednak katalog na wybrane usługi niematerialne. Obejmie on m.in. określone usługi:
- doradcze,
- informatyczne,
- związane z oprogramowaniem,
- rachunkowo-księgowe,
- reklamowe,
- analityczne (np. badania rynku),
- wybrane usługi związane z zatrudnieniem.
Dla przedsiębiorcy szczególnie istotne jest to, że odpowiedzialność nie powstaje wyłącznie dlatego, że dana usługa znalazła się w ustawowym katalogu. Znaczenie mają również określone progi wartości transakcji oraz przesłanki dotyczące wiedzy lub uzasadnionego przypuszczenia nabywcy.
| Warto wiedzieć W konsekwencji kontrola kontrahenta, dokumentacja współpracy i prawidłowa płatność stają się elementami zarządzania ryzykiem podatkowym. |
Nowelizacja ustawy o VAT obejmie usługi niematerialne
Jedną z najważniejszych zmian jest rozszerzenie zakresu solidarnej odpowiedzialności na usługi wskazane w nowym załączniku nr 16 do ustawy o VAT. Rozwiązanie zostało uzasadnione m.in. ryzykiem wykorzystywania określonych usług niematerialnych do wystawiania pustych faktur i nieuprawnionego odliczania podatku.
Nowe przepisy będą miały zastosowanie, gdy wartość brutto pojedynczej faktury przekroczy 15 tys. zł albo gdy łączna wartość określonych usług nabytych od jednego podmiotu w danym miesiącu przekroczy 50 tys. zł netto. Drugi próg ma szczególne znaczenie dla firm korzystających regularnie z usług jednego dostawcy. Odpowiedzialność nie będzie się zatem oceniać wyłącznie na podstawie pojedynczego dokumentu, lecz w oparciu o całość miesięcznych rozliczeń z kontrahentem.
| Warto wiedzieć Jest to istotna zmiana dla przedsiębiorców kupujących usługi niematerialne. W praktyce faktura od agencji reklamowej, firmy doradczej, dostawcy usług IT czy podmiotu świadczącego usługi księgowe może wymagać większej uwagi niż dotychczas, zwłaszcza gdy wartość współpracy przekracza ustawowe limity. |
Mechanizm podzielonej płatności pozostaje ochroną nabywcy
Najważniejszą informacją dla przedsiębiorców jest zachowanie ochrony związanej z zastosowaniem split payment. W toku prac legislacyjnych Senat zaproponował rozwiązanie, zgodnie z którym zapłata należności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności wyłącza odpowiedzialność nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy. Sejm przyjął tę poprawkę.
Mechanizm podzielonej płatności polega na rozdzieleniu zapłaty. Kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy, natomiast kwota VAT na jego rachunek VAT. W przypadku omawianych usług zastosowanie MPP ma mieć charakter ochronny, a nie oznaczać automatycznie obowiązkowego split paymentu. To ważne rozróżnienie. Sam fakt objęcia usługi nowym katalogiem nie oznacza bowiem, że każdą taką fakturę będzie trzeba objąć MPP.
Z perspektywy przedsiębiorcy podzielona płatność może więc stać się praktycznym instrumentem ograniczania ryzyka. Jeżeli transakcja znajduje się w obszarze potencjalnej odpowiedzialności solidarnej, zastosowanie MPP pozwala zachować ustawowe wyłączenie odpowiedzialności.
Odpowiedzialność nabywcy wymaga większej kontroli kontrahenta
Nowe przepisy zmieniają również znaczenie wewnętrznych procedur podatkowych. Sama zapłata faktury nie powinna być traktowana jako jedyny element bezpieczeństwa. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, z kim zawiera transakcję, czego faktycznie dotyczy faktura i czy świadczenie zostało rzeczywiście wykonane.
Szczególnego znaczenia nabiera sprawdzenie kontrahenta w wykazie podatników VAT, analiza rachunku bankowego oraz zachowanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie usługi. W przypadku usług niematerialnych dowodami mogą być raporty, projekty, korespondencja, rezultaty prac czy protokoły odbioru. Nie chodzi o tworzenie rozbudowanej dokumentacji dla każdej transakcji, lecz o możliwość wykazania, że nabycie miało rzeczywisty gospodarczy charakter.
Warto też pamiętać, że ustawowa ochrona związana z MPP nie powinna być traktowana jako usprawiedliwienie dla świadomego uczestnictwa w fikcyjnej transakcji. Nowelizacja przewiduje ograniczenia ochrony w szczególnych sytuacjach związanych m.in. z nieistniejącym podmiotem, pozornością czynności lub niezgodnością kwot z rzeczywistością.
Biała lista i split payment jako element procedury weryfikacyjnej
W praktyce bezpieczeństwo transakcji powinno opierać się na kilku działaniach wykonywanych przed zapłatą. Weryfikacja statusu podatnika VAT i rachunku w wykazie podatników VAT nadal pozostaje ważnym elementem kontroli. Następnie należy ocenić, czy faktura dotyczy usług objętych nowymi regulacjami oraz czy przekroczone zostały odpowiednie limity.
Jeżeli występuje ryzyko odpowiedzialności za VAT kontrahenta, zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności może mieć zasadnicze znaczenie. Przedsiębiorca powinien również kontrolować, czy płatność rzeczywiście została wykonana prawidłowo. MPP działa bowiem poprzez konkretny sposób zapłaty, a nie samo umieszczenie odpowiedniej adnotacji na fakturze.
Warto zatem spojrzeć na nowe przepisy nie tylko jako na dodatkowe obciążenie podatkowe, ale również jako impuls do uporządkowania procesu zakupowego. Dobrze skonstruowana procedura może połączyć weryfikację kontrahenta, analizę faktury, kontrolę limitów oraz właściwy przelew.
Dobre oprogramowanie ogranicza ryzyko błędów
Biznes ułatwia nie tylko deregulacja przepisów, ale również odpowiednie oprogramowanie. Program Mobilna Faktura pozwala sprawniej organizować proces fakturowania i pracę z dokumentami, co ma znaczenie również wtedy, gdy przedsiębiorca musi kontrolować większą liczbę transakcji i kontrahentów. Automatyzacja nie zastępuje decyzji podatkowej, ale ogranicza liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Przy rosnącej liczbie obowiązków VAT sprawne wystawianie, obsługa i porządkowanie faktur może realnie zmniejszać ryzyko pominięcia istotnej informacji przed dokonaniem zapłaty.
Co oznacza split payment VAT 2027 dla przedsiębiorców?
Nowe przepisy VAT na 2027 r. zwiększają znaczenie świadomego zarządzania ryzykiem podatkowym. Przedsiębiorca kupujący towary lub usługi powinien zwracać uwagę nie tylko na cenę i warunki handlowe, ale także na sposób rozliczenia podatku przez kontrahenta. Szczególnie ważne stanie się to przy zakupie usług niematerialnych o większej wartości.
Najważniejsza zasada jest jednak stosunkowo prosta: jeżeli dana transakcja może powodować odpowiedzialność za długi podatkowe kontrahenta, zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności pozostaje ustawowym sposobem ochrony nabywcy. Dlatego od 1 stycznia 2027 r. split payment będzie nie tylko techniką rozliczenia faktury, lecz także jednym z narzędzi ograniczających ryzyko vatowskie.
