Emil Zelma
Sztuczna inteligencja coraz mocniej zmienia sposób wykonywania zadań księgowych. Nie chodzi jednak o proste zastąpienie człowieka algorytmem. Największą wartość daje połączenie AI z wiedzą księgowego, uporządkowanymi danymi oraz jasno określonymi procedurami. Dobrze wdrożone AI może przejąć część powtarzalnych czynności, przyspieszyć analizę dokumentów, przygotować raport czy uporządkować komunikację z klientami. Odpowiedzialność za ocenę wyniku nadal powinna jednak pozostawać po stronie specjalisty.
Spis treści
ukryj
AI w księgowości zaczyna się od właściwego procesu
Najczęstszym błędem jest rozpoczęcie wdrożenia AI od wyboru konkretnego narzędzia. Lepszym rozwiązaniem jest najpierw przeanalizowanie codziennej pracy księgowego. Należy wskazać czynności, które są powtarzalne, zajmują dużo czasu i opierają się na danych o stosunkowo przewidywalnej strukturze. Mogą to być:
- analiza dokumentów,
- przygotowywanie opisów księgowych,
- tworzenie zestawień,
- porównywanie danych,
- opracowywanie roboczej korespondencji.
| Warto wiedzieć Należy rozróżnić AI od klasycznej automatyzacji. OCR służy przede wszystkim do odczytywania informacji z dokumentów, RPA wykonuje zaprogramowane czynności, natomiast AI może rozpoznawać wzorce, klasyfikować dane, wskazywać anomalie i przygotowywać propozycje dalszego działania. W praktyce najlepsze rezultaty pojawiają się wtedy, gdy te technologie współpracują z systemem księgowym i elektronicznym obiegiem dokumentów. |
Praktyczne zastosowania AI w codziennej pracy księgowego
Jednym z najbardziej użytecznych obszarów jest analiza dokumentów. AI może wspierać:
- rozpoznawanie danych z faktur,
- wstępną klasyfikację kosztów,
- kontrolę kompletności informacji,
- przygotowanie danych do dalszego księgowania.
Przy dużej liczbie dokumentów znaczenie ma także możliwość wykrywania nietypowych wartości lub rozbieżności, które następnie sprawdza księgowy.
AI może również przygotowywać robocze raporty i zestawienia. Po przekazaniu uporządkowanych danych narzędzie może wskazać zmiany w kosztach, przychodach czy strukturze wydatków oraz przygotować propozycję komentarza do wyników. Nie oznacza to jednak, że wygenerowany raport można automatycznie przekazać zarządowi. Każdy istotny wniosek powinien zostać sprawdzony względem danych źródłowych.
| Warto wiedzieć Kolejny obszar to komunikacja. Asystent AI może przygotować odpowiedź na typowe pytanie klienta, przypomnienie o brakujących dokumentach albo podsumowanie ustaleń ze spotkania. Księgowy nie powinien jednak bez kontroli wysyłać treści wygenerowanej przez model. Dotyczy to szczególnie komunikacji dotyczącej podatków, terminów i obowiązków przedsiębiorcy. |
Analiza danych wymaga kontroli księgowego
AI w analizie danych finansowych jest najbardziej wartościowe wtedy, gdy człowiek potrafi zweryfikować sposób dojścia do przedstawionego wyniku. Model LLM może szybko przetwarzać duże zbiory danych, porównywać okresy i wyszukiwać nietypowe zależności. Nie powinien jednak samodzielnie przesądzać o skutkach podatkowych konkretnej transakcji.
Przy pracy z danymi finansowymi warto stosować prostą zasadę: AI przygotowuje materiał, a księgowy dokonuje oceny. Jeżeli system wskazuje nietypowy wzrost kosztów, trzeba sprawdzić dokumenty źródłowe. W sytuacji, gdy AI zaproponuje klasyfikację wydatku, należy zweryfikować ją z zasadami rachunkowości i charakterem transakcji. Jeżeli przygotowuje interpretację przepisu, trzeba sprawdzić aktualne źródła prawa. Takie podejście ogranicza ryzyko przeniesienia błędu modelu bezpośrednio do ksiąg lub raportu.
Ochrona danych podczas wykorzystania AI
Bezpieczne korzystanie z AI wymaga przede wszystkim określenia, jakie informacje mogą trafiać do zewnętrznych narzędzi. Dane finansowe, dane kontrahentów, numery rachunków, informacje o wynagrodzeniach czy dokumenty zawierające dane osobowe nie powinny być przesyłane do przypadkowych usług bez wcześniejszej weryfikacji zasad ich przetwarzania.
W dziale księgowym powinna obowiązywać konkretna procedura. Pracownik musi wiedzieć, z jakich narzędzi może korzystać, jakich danych nie wolno do nich wprowadzać oraz kiedy wynik AI wymaga dodatkowej kontroli. Dobrą praktyką jest również prowadzenie wewnętrznej listy zaakceptowanych narzędzi i okresowe sprawdzanie ich warunków bezpieczeństwa. Istotne są także szkolenia. Współczesny księgowy potrzebuje nie tylko wiedzy rachunkowej, lecz także kompetencji związanych z analizą danych, krytyczną oceną wyników AI i bezpiecznym wykorzystaniem technologii.
AI Act i odpowiedzialność za wykorzystanie AI
Wdrożenie AI powinno uwzględniać również kwestie zgodności. AI Act wprowadza unijne ramy dotyczące wykorzystania sztucznej inteligencji, dlatego organizacje powinny analizować nie tylko możliwości technologiczne, lecz także sposób wykorzystywania konkretnych systemów.
Nie należy przy tym zakładać, że AI automatycznie zwalnia księgowego z odpowiedzialności za jego pracę. Jeżeli system przygotuje błędne zestawienie, niewłaściwie sklasyfikuje dokument lub wygeneruje nieprawidłową odpowiedź, konieczna jest kontrola człowieka. Z tego powodu procedura powinna określać, które zadania mogą być wykonywane automatycznie, a które zawsze wymagają zatwierdzenia przez księgowego.
Dobre oprogramowanie uzupełnia automatyzację
Rozwój biznesu ułatwia nie tylko deregulacja przepisów czy wykorzystanie AI, ale również odpowiednie oprogramowanie do obsługi codziennych procesów. Program taki jak Mobilna Faktura czy Faktura VAT pozwala usprawnić wystawianie i odbieranie dokumentów, obsługę KSeF oraz pracę z fakturami z poziomu przeglądarki. Dzięki temu przedsiębiorca może uporządkować podstawowy obieg dokumentów, zanim zacznie wykorzystywać AI do ich dalszej analizy.
AI nie zastąpi kontroli człowieka
Najbardziej praktyczne podejście do AI w księgowości polega na traktowaniu go jako narzędzia wspierającego pracę, a nie autonomicznego księgowego. Technologia może przetwarzać dokumenty, tworzyć zestawienia, wyszukiwać anomalie i przygotowywać projekty odpowiedzi. To księgowy powinien jednak ocenić poprawność danych, zastosowanie przepisów i konsekwencje konkretnej decyzji.
W efekcie AI w pracy księgowego nie musi oznaczać redukcji znaczenia kompetencji zawodowych. Zmienia raczej strukturę pracy. Mniej czasu można przeznaczać na powtarzalne czynności, a więcej na analizę, kontrolę, komunikację z klientem i interpretację wyników. To właśnie połączenie automatyzacji z wiedzą ekspercką stanowi obecnie najbardziej praktyczny kierunek rozwoju AI w księgowości.
