Emil Zelma
Praca zdalna oznacza dla pracodawcy obowiązek rozliczenia części wydatków ponoszonych przez pracownika. Kodeks pracy przewiduje w tym zakresie zwrot kosztów, ekwiwalent lub ryczałt. Z punktu widzenia księgowości ważne jest przede wszystkim, jak zaksięgować ryczałt za pracę zdalną, czy może on stanowić koszt uzyskania przychodów i jak udokumentować jego wypłatę.
Spis treści
ukryj
Ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną – co pokrywa pracodawca?
Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi na home office niezbędne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne. Ma on również obowiązek pokryć koszty:
- energii elektrycznej,
- usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy.
Rozliczenie może obejmować także koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, jeśli wynika to z przyjętych zasad.
| Warto wiedzieć Jeżeli pracownik korzysta z własnego sprzętu, może mu przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Z kolei obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej może zostać zastąpiony ryczałtem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym wydatkom pracownika. Przy ustalaniu ryczałtu za pracę bierze się pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich ceny rynkowe, koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. |
Jak ustalić ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku?
Kodeks pracy nie określa jednej stawki ryczałtu. Pracodawca musi więc przygotować własną kalkulację. Znaczenie mają takie czynniki jak np.:
- liczba dni pracy z domu,
- czas wykorzystywania urządzeń,
- ich parametry,
- cena energii,
- zakres korzystania z prywatnego sprzętu i internetu.
Przy pracy hybrydowej warto powiązać wysokość świadczenia z faktyczną liczbą dni pracy zdalnej.
Koszty zużycia energii elektrycznej można obliczyć na podstawie mocy laptopa, monitora i pozostałych urządzeń, czasu ich pracy oraz ceny 1 kWh. Podobnie można oszacować część abonamentu internetowego przypadającą na wykonywanie obowiązków zawodowych. Ryczałt wypłacany pracownikowi powinien być możliwy do uzasadnienia taką kalkulacją. Nie może być on dowolnie ustalonym dodatkiem do wynagrodzenia.
Ekwiwalent lub ryczałt a PIT i składki ZUS
Zwrot kosztów, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu dokonywane zgodnie z przepisami prawa pracy nie stanowią przychodu ze stosunku pracy. Prawidłowo ustalone świadczenie nie jest więc objęte podatkiem dochodowym od osób fizycznych ani składkami ZUS.
Jak zaksięgować ryczałt za pracę zdalną w KPiR?
W praktyce często pojawia się pytanie, jak zaksięgować ryczałt za pracę zdalną. Nie jest to typowy składnik wynagrodzenia, lecz świadczenie służące pokryciu kosztów ponoszonych przez pracownika. Ryczałt za pracę zdalną w KPiR może zostać ujęty jako wydatek związany z prowadzoną działalnością, zasadniczo w kolumnie dotyczącej pozostałych wydatków. Podstawą zapisu może być odpowiedni dowód księgowy, w tym np.:
- lista płac,
- zestawienie wypłaconych świadczeń,
- dokument wewnętrzny.
Czy ryczałt za pracę zdalną to KUP? Co do zasady stanowi koszt uzyskania przychodów, jeżeli wynika z obowiązków pracodawcy, pozostaje związany z wykonywaną przez pracownika pracą oraz został prawidłowo ustalony i udokumentowany. Dobrą praktyką jest przechowywanie razem dokumentu księgowego, zasad przyznawania świadczenia oraz kalkulacji jego wysokości.
Księgowanie ekwiwalentu i ryczałtu w księgach rachunkowych
W pełnej księgowości ekwiwalent lub ryczałt ujmuje się jako koszt działalności operacyjnej zgodnie z przyjętym planem kont. Można zastosować konto kosztowe zespołu 4, a przy ewidencji według miejsc powstawania kosztów również konta z zespołu 5.
Schemat może wyglądać następująco: naliczenie świadczenia – Wn konto kosztowe i Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”. Wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu – Wn konto 23 i Ma konto 13 „Rachunek bankowy” albo konto 10 „Kasa”. W zależności od planu kont firma może wykorzystać np. konto 23-4 dla pozostałych rozrachunków z pracownikami albo konto dotyczące rozrachunków z tytułu wynagrodzeń.
| Warto wiedzieć Podstawą księgowania jest w takiej sytuacji lista płac, polecenie księgowania lub zestawienie świadczeń. Dokument powinien wskazywać pracownika, okres rozliczeniowy, wysokość świadczenia i podstawę jego naliczenia. |
Regulamin pracy zdalnej i dokumentacja zwrotu kosztów
Regulamin pracy zdalnej lub porozumienie powinny określać zasady wykonywania pracy zdalnej oraz sposób pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy. Warto wskazać, kiedy pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje świadczenie oraz jakie koszty ono obejmuje. Przy pracy hybrydowej dokument powinien także regulować sposób proporcjonalnego obniżenia wypłaty.
| Warto wiedzieć Inne zasady dotyczą okazjonalnej pracy zdalnej. W przypadku pracy wykonywanej na wniosek pracownika w ustawowym limicie 24 dni w roku przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów energii czy internetu ani wypłaty ryczałtu na zasadach obowiązujących przy regularnej pracy zdalnej. |
Dobre oprogramowanie usprawnia księgowość firmy
Prowadzenie biznesu ułatwiają nie tylko prostsze przepisy, ale również rozwiązania ograniczające czas przeznaczany na administrację. Przykładem jest Mobilna Faktura, która wspiera przedsiębiorców m.in. w wystawianiu faktur i porządkowaniu dokumentacji sprzedażowej. Przy cyfryzacji księgowości i obowiązkach związanych z KSeF dobre oprogramowanie pozwala ograniczyć ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności i sprawniej zarządzać dokumentami firmy.
Koszty pracy zdalnej – co jest najważniejsze przy księgowaniu?
Bezpieczne rozliczenie wymaga przede wszystkim spójności dokumentacji. Pracodawca powinien określić zasady wypłaty, przygotować kalkulację uwzględniającą koszty energii elektrycznej, telekomunikacji oraz zużycia materiałów i narzędzi pracy, a następnie prawidłowo udokumentować świadczenie.
Tak ustalony ryczałt za pracę zdalną lub ekwiwalent może stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy, a po stronie pracownika nie powodować powstania PIT i składek ZUS. Najważniejsze jest jednak to, aby wysokość świadczenia wynikała z racjonalnej kalkulacji. Ryczałt upraszcza rozliczenia, ale nie oznacza dowolności w ustalaniu kwoty.
