Redakcja K24
Od 18 października 2026 r. orzeczenie medycyny pracy lekarz wystawi w postaci elektronicznej. Pracownik pobierze je ze swojego Internetowego Konta Pacjenta (IKP), a następnie prześle pracodawcy, na przykład mailem. Zmiana wydaje się drobna. W praktyce jednak wymaga od działu kadr i biura rachunkowego kilku konkretnych decyzji. Poniżej wyjaśniamy, co przygotować, jak przechowywać dokument i jak ująć koszt badań.
Co się zmienia w wydawaniu orzeczeń
Dotychczas pracownik po badaniu dostawał papierowe zaświadczenie i zanosił je do firmy. Teraz dokument trafi do systemu, a pracownik uzyska do niego dostęp na IKP. Następnie może go pobrać i wysłać pracodawcy drogą elektroniczną.
Nie zmieniają się natomiast podstawowe obowiązki z Kodeksu pracy. Pracodawca nadal kieruje pracownika na badania wstępne, okresowe i kontrolne. Co więcej, nadal nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań. Koszt badań również pozostaje po stronie firmy.
Z kolei tematowi samych rodzajów badań i wcześniejszym zmianom poświęciliśmy osobny tekst: profilaktyczne badania lekarskie – zmiany w przepisach.
Elektroniczne orzeczenie medycyny pracy – lista zadań dla pracodawcy
Nowa forma dokumentu oznacza, że trzeba ustalić prostą procedurę. Bez niej orzeczenia będą trafiać do przypadkowych skrzynek, a kadry stracą kontrolę nad terminami.
1. Wyznacz jeden adres do przyjmowania orzeczeń
Najlepiej utworzyć dedykowaną skrzynkę, na przykład kadry@firma.pl. Dzięki temu dokument nie zginie w poczcie kierownika zmiany. Poinformuj o tym adresie pracowników i kandydatów do pracy. Warto także dopisać go do skierowania na badania lub do wiadomości z ofertą zatrudnienia.
2. Zadbaj o ochronę danych
Orzeczenie zawiera dane osobowe pracownika. Dlatego dostęp do skrzynki powinny mieć tylko osoby upoważnione. Sprawdź również, czy rejestr czynności przetwarzania obejmuje nowy kanał przekazywania dokumentów.
3. Zaktualizuj wewnętrzne instrukcje
Dopisz do procedury kadrowej, kto odbiera orzeczenie, kto je sprawdza i gdzie je zapisuje. Ponadto określ, co robi kadrowa, gdy pracownik nie przyśle dokumentu. W małej firmie wystarczy krótka notatka. Ważne, aby wszyscy działali tak samo.
4. Pomóż pracownikom bez IKP
Nie każdy pracownik korzysta z Internetowego Konta Pacjenta. Przede wszystkim dotyczy to osób starszych i cudzoziemców. Warto zatem przygotować krótką instrukcję logowania. W praktyce pięć minut pomocy oszczędza później kilka dni opóźnienia w dopuszczeniu do pracy.
Jak sprawdzić i przechowywać dokument
Sam plik w skrzynce nie wystarczy. Kadrowa powinna zweryfikować kilka elementów, zanim dopuści pracownika do pracy:
- dane pracownika i stanowisko zgodne ze skierowaniem,
- rodzaj badania (wstępne, okresowe, kontrolne),
- wynik, czyli brak przeciwwskazań lub ich istnienie,
- datę następnego badania.
Orzeczenie trafia następnie do akt osobowych. Jeżeli firma prowadzi akta elektronicznie, zapisz plik w części akt przeznaczonej na dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem. Jeśli natomiast akta są papierowe, ustal z doradcą kadrowym, czy wystarczy wydruk, czy lepiej przejść na prowadzenie akt w formie elektronicznej.
Orzeczenia papierowe wydane przed zmianą nie wymagają wymiany. Pozostają ważne do terminu wskazanego w dokumencie. Kolejne badanie zakończy się już jednak dokumentem elektronicznym.
Terminy i skutki błędu
Najczęstszy problem to przeoczony termin badania okresowego. Pracownik z nieaktualnym orzeczeniem nie może wykonywać pracy. Jeśli mimo to pracuje, pracodawca naraża się na karę grzywny w razie kontroli inspekcji pracy. Co więcej, przy wypadku przy pracy brak ważnego orzeczenia mocno komplikuje sytuację firmy.
Dlatego warto prowadzić prosty rejestr terminów. Wystarczy arkusz z kolumnami: pracownik, stanowisko, data badania, data następnego badania, data wysłania skierowania. Elektroniczna forma ułatwia sprawę, ponieważ datę ważności można od razu przepisać z pliku. Więcej o planowaniu spraw kadrowych znajdziesz w poradniku kadry, urlopy i czas pracy w 2026 r.
Pamiętaj także o badaniach kontrolnych. Pracodawca kieruje na nie pracownika po zwolnieniu lekarskim trwającym dłużej niż 30 dni. Elektroniczne orzeczenie nie zmienia tego obowiązku.
Jak zaksięgować koszt badań
Forma orzeczenia nie wpływa na rozliczenie kosztów. Firma nadal otrzymuje fakturę od placówki medycyny pracy, często na podstawie umowy ramowej. Usługi medycyny pracy zazwyczaj korzystają ze zwolnienia z VAT. W efekcie faktura najczęściej nie zawiera podatku do odliczenia.
Badania są obowiązkiem pracodawcy, więc ich koszt stanowi koszt uzyskania przychodu. Ujęcie zależy od formy ewidencji:
| Forma ewidencji | Gdzie ująć koszt badań |
|---|---|
| KPiR | kolumna „pozostałe wydatki” |
| Pełna księgowość (układ rodzajowy) | konto usług obcych lub świadczeń na rzecz pracowników – zgodnie z polityką rachunkowości |
| Ryczałt | brak ewidencji kosztów dla celów podatkowych |
Przykład liczbowy
Firma zatrudnia 6 osób. W październiku dwie nowe osoby przechodzą badania wstępne, a jedna badanie okresowe. Placówka wystawia fakturę na 3 badania po 160 zł, czyli 480 zł, ze zwolnieniem z VAT. Podatnik prowadzący KPiR wpisuje 480 zł w kolumnie „pozostałe wydatki” w dacie wystawienia faktury. Z kolei w pełnej księgowości zapis może wyglądać tak: Wn konto usług obcych 480 zł, Ma rozrachunki z dostawcami 480 zł.
Kwota badań nie stanowi przychodu pracownika, ponieważ firma realizuje obowiązek ustawowy. Nie trzeba zatem doliczać jej do wynagrodzenia ani naliczać od niej składek.
Na co uważać w praktyce
- Kandydat do pracy – orzeczenie przed zatrudnieniem także przyjdzie mailem. Zachowaj wiadomość razem z plikiem, aby wykazać datę otrzymania.
- Zmiana stanowiska – nowe warunki pracy mogą wymagać nowego badania. Sprawdź, czy orzeczenie dotyczy właściwego stanowiska.
- Pracownik nie przesyła pliku – nie dopuszczaj go do pracy na słowo. Poproś o dokument albo wydruk z IKP.
- Biuro rachunkowe – jeśli prowadzi kadry klienta, ustal, czy orzeczenia mają trafiać bezpośrednio do biura, czy do klienta.
Zmiana wpisuje się w szerszą cyfryzację spraw pracowniczych. Pozostałe tegoroczne nowości zebraliśmy w tekście zmiany w zatrudnieniu i umowach 2026.
Podsumowanie
Od 18 października 2026 r. orzeczenie medycyny pracy ma postać elektroniczną. Pracownik pobiera je z IKP i przesyła pracodawcy. Obowiązki firmy pozostają jednak takie same: skierowanie na badania, kontrola ważności orzeczenia i pokrycie kosztów. Przede wszystkim wyznacz jeden adres do przyjmowania dokumentów, zaktualizuj procedurę i prowadź rejestr terminów. Koszt badań księgujesz tak jak dotąd, zwykle na podstawie faktury bez VAT.
Zdjęcie: Usman Yousaf / Unsplash
