Zmiana czasu a wynagrodzenie: kto dostanie dopłatę za dodatkową godzinę, a kto nie

W nocy z 24 na 25 października 2026 r. cofamy zegarki z 3:00 na 2:00. Dla firm pracujących w nocy temat zmiana czasu a wynagrodzenie wraca więc jak co roku. Osoba na nocnej zmianie przepracuje fizycznie 9 godzin zamiast 8 albo 13 zamiast 12. Kto zatem dostanie za tę godzinę pieniądze, a kto nie? Odpowiedź zależy przede wszystkim od rodzaju umowy.

Zmiana czasu a wynagrodzenie na umowie o pracę

Pracownik etatowy, który przepracował dodatkową godzinę, wykonał pracę ponad swój rozkład. W praktyce oznacza to pracę w godzinach nadliczbowych. Co więcej, ta godzina przypada w porze nocnej. Dlatego pracownikowi przysługują za nią trzy składniki:

1. normalne wynagrodzenie za przepracowaną godzinę,
2. dodatek za nadgodziny – za pracę nadliczbową w porze nocnej wynosi on 100% wynagrodzenia,
3. dodatek za pracę w porze nocnej – 20% stawki godzinowej wyliczonej z minimalnego wynagrodzenia.

Pracodawca nie może pominąć tej godziny tylko dlatego, że „zegarek pokazuje 8 godzin”. Liczy się czas faktycznie przepracowany. Szczegółowe zasady liczenia nadgodzin na nocnej zmianie opisaliśmy w tekście o nadgodzinach przy zmianie czasu i ich rozliczaniu.

Czas wolny zamiast dodatku

Kodeks pracy pozwala jednak oddać czas wolny w zamian za nadgodziny. Jeśli pracownik o to wnioskuje, pracodawca udziela wolnego w wymiarze godzina za godzinę. Z kolei bez wniosku pracownika pracodawca musi oddać półtorej godziny wolnego za każdą nadgodzinę. W obu przypadkach dodatek za nadgodziny nie przysługuje. Mimo to dodatek nocny i tak trzeba wypłacić, ponieważ dotyczy samej pory nocnej, a nie nadgodzin.

Przykład liczbowy dla października 2026

Przyjmijmy pracownika z pensją 6 000 zł brutto miesięcznie. Wymiar czasu pracy w październiku 2026 r. wynosi 176 godzin (22 dni robocze po 8 godzin). Stawka godzinowa to więc około 34,09 zł.

Dodatek nocny liczymy natomiast od minimalnego wynagrodzenia. W 2026 r. wynosi ono 4 806 zł. Stawka godzinowa z płacy minimalnej w październiku to 4 806 zł / 176 h = około 27,31 zł. Dodatek nocny za godzinę wynosi zatem 20% tej kwoty, czyli około 5,46 zł.

Kwota nie jest duża, jednak przy kilkudziesięciu pracownikach na nocnej zmianie suma rośnie. Ponadto błąd powtarza się co roku, więc łatwo o zaległości z kilku lat.

Kto nie dostanie dodatków

Dodatki za nadgodziny i za pracę w nocy wynikają z Kodeksu pracy. Dlatego nie obejmują osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Umowa zlecenia

Zleceniobiorca nie ma prawa do dodatku nocnego ani nadgodzinowego. Jeśli jednak rozlicza się godzinowo, zleceniodawca płaci mu za każdą faktycznie przepracowaną godzinę. Dodatkowa godzina w nocy zmiany czasu to więc po prostu jedna godzina więcej na rachunku. Obowiązuje przy tym minimalna stawka godzinowa, która w 2026 r. wynosi 31,40 zł brutto. Warto również sprawdzić, czy w umowie nie przewidziano wyższej stawki za pracę w nocy. Taki zapis jest dobrowolny, ale wiążący.

Współpraca B2B

Przedsiębiorca na kontrakcie B2B wystawia fakturę według zasad z umowy. Jeśli umowa przewiduje stawkę godzinową, dodatkowa godzina zwiększa fakturę. Natomiast przy ryczałcie miesięcznym nic się nie zmienia. Uwaga: gdy osoba na B2B pracuje w grafiku nocnym ustalonym przez zleceniodawcę, może to wskazywać na stosunek pracy. Więcej o ryzykach piszemy w tekście o przejściu z etatu na B2B u tego samego pracodawcy.

Co zrobić w kadrach i księgowości

Sama wiedza o dodatkach nie wystarczy. W praktyce trzeba poprawnie ująć dodatkową godzinę w dokumentach. Oto lista kroków:

• Ewidencja czasu pracy – wpisz faktyczną liczbę godzin, np. 9 zamiast 8. Oznacz osobno godzinę nadliczbową i godziny w porze nocnej.
• Grafik – sprawdź, kto był w pracy w nocy z 24 na 25 października. Dotyczy to także osób w systemie równoważnym z 12-godzinnymi zmianami.
• Wniosek o czas wolny – jeśli pracownik woli wolne zamiast dodatku, przechowuj jego pisemny wniosek w dokumentacji.
• Lista płac – wykaż osobno wynagrodzenie za nadgodzinę, dodatek nadgodzinowy i dodatek nocny.
• Rachunki zleceniobiorców – przy stawce godzinowej uwzględnij godzinę więcej w zestawieniu godzin.

Składki, podatek i ujęcie w kosztach

Wszystkie trzy składniki to przychód ze stosunku pracy. Pracodawca nalicza więc od nich składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na PIT, tak jak od zwykłej pensji. Kwoty trafiają również do rocznej informacji, o której przypominamy w tekście o obowiązku wystawienia PIT-11.

W księgowości dodatki zwiększają koszty wynagrodzeń za październik. W pełnej księgowości ujmiesz je zatem razem z listą płac, w KPiR natomiast w kolumnie wynagrodzeń. Nie trzeba tworzyć osobnego dokumentu – wystarczy, że lista płac wykazuje te składniki oddzielnie.

Skutki pominięcia dodatkowej godziny

Niewypłacenie dodatków to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy może za nie nałożyć mandat, a pracownik może dochodzić zaległości przed sądem pracy wraz z odsetkami. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat. W efekcie firma, która od lat ignoruje zmianę czasu, może musieć dopłacić za kilka kolejnych jesieni.

Warto także pamiętać o wiosennej zmianie czasu. Wtedy nocna zmiana trwa godzinę krócej. Pracownik nie powinien jednak tracić z tego powodu wynagrodzenia, jeśli pracodawca nie zapewnił mu pracy przez pełen wymiar. Dlatego obie zmiany najlepiej rozliczać według jednej, spisanej zasady.

Podsumowanie

Temat zmiana czasu a wynagrodzenie dotyczy przede wszystkim pracowników etatowych na nocnej zmianie z 24 na 25 października 2026 r. Za dodatkową godzinę należy im się normalne wynagrodzenie, dodatek nadgodzinowy 100% i dodatek nocny. Zleceniobiorca z wynagrodzeniem godzinowym dostanie tylko zapłatę za godzinę więcej, a przedsiębiorca B2B – tyle, ile przewiduje umowa. Przed zamknięciem październikowej listy płac sprawdź więc grafik, popraw ewidencję czasu pracy i wykaż dodatki osobno. Dzięki temu unikniesz zaległości i sporów z pracownikami.

Zdjęcie: Srikanta H. U / Unsplash