Redakcja K24
KSeF 2027 zmiany dotkną niemal każdej firmy, także tej, która od wiosny 2026 roku wystawia już e-faktury bez problemów. Od 1 stycznia 2027 roku zmienia się sposób opisywania przelewów, znika paragon z NIP jako faktura uproszczona, a okres przejściowy kończy się dla najmniejszych podatników. Poniżej wyjaśniamy, co konkretnie zrobić w księgowości i w dziale płatności, zanim minie termin.
KSeF 2027 zmiany w skrócie – co się kończy, a co zaczyna
Rok 2026 był rokiem wdrożenia. Duże firmy weszły do systemu jako pierwsze, a pozostali podatnicy dołączyli kilka tygodni później. Ustawodawca zostawił jednak kilka furtek, które zamykają się z końcem 2026 roku. Dlatego styczeń 2027 roku warto traktować jako drugi etap wdrożenia, a nie zwykłą kontynuację.
| Obszar | Do 31 grudnia 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Mikrofirmy z małą sprzedażą fakturową | mogą wystawiać faktury poza KSeF | obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| Faktury z kasy rejestrującej | mogą powstawać poza KSeF | faktura musi trafić do KSeF |
| Paragon z NIP | może pełnić funkcję faktury uproszczonej | przestaje pełnić tę funkcję |
| Płatności za faktury | dotychczasowe zasady opisu przelewu | numer KSeF w opisie płatności |
| Kary za błędy w KSeF | okres bez sankcji | według ustawy – sankcje; MF zapowiada wydłużenie okresu ochronnego |
Każdy z tych punktów wymaga innych działań. Ponadto część z nich spada na sprzedawcę, a część na nabywcę, który płaci za fakturę.
Numer KSeF w przelewie – nowy obowiązek dla płacących
Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczy płatności. Od 2027 roku firma, która reguluje fakturę wystawioną w KSeF przelewem, poda w opisie płatności numer KSeF tej faktury. Do tej pory wystarczał zwykle numer nadany przez sprzedawcę. Teraz bank i fiskus mają łatwo połączyć przelew z konkretnym dokumentem w systemie.
W praktyce obowiązek obejmie przede wszystkim płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Dotyczy także przelewów między przedsiębiorcami za faktury z KSeF. Szczegółowy zakres warto sprawdzić w ostatecznym brzmieniu przepisów, ponieważ od niego zależy konfiguracja systemu płatności.
Co zrobić w dziale płatności
- Sprawdź, czy program księgowy pobiera z KSeF numer faktury nadany przez system, a nie tylko numer sprzedawcy.
- Upewnij się, że plik przelewów eksportowany do banku zawiera numer KSeF w tytule płatności.
- Ustal zasady dla przelewów zbiorczych, czyli jednej płatności za kilka faktur.
- Przeszkol osoby, które ręcznie wpisują przelewy w bankowości internetowej.
Przykład
Firma budowlana otrzymuje w styczniu 2027 roku fakturę na 24 600 zł brutto za materiały z załącznika nr 15. Płaci więc w podzielonej płatności. W komunikacie przelewu księgowa wpisuje kwotę VAT 4 600 zł, NIP dostawcy oraz numer KSeF faktury. Jeżeli wpisze tylko numer nadany przez dostawcę, przelew może nie spełnić nowego wymogu. Dlatego najlepiej, żeby numer KSeF trafiał do przelewu automatycznie z ewidencji zakupów.
Dla księgowania sama zmiana niczego nie zmienia. Zapłatę nadal ujmujesz jako rozrachunek z dostawcą. Jednak numer KSeF w opisie przelewu ułatwia automatyczne uzgadnianie wyciągów bankowych z należnościami i zobowiązaniami.
Koniec paragonów z NIP jako faktur uproszczonych
Dotychczas paragon z NIP nabywcy na kwotę do limitu dla faktur uproszczonych mógł zastąpić fakturę. Wiele firm korzystało z tego przy zakupie paliwa, drobnych materiałów czy posiłków w delegacji. Od 2027 roku to uproszczenie znika. Więcej o samej konstrukcji takiego dokumentu przeczytasz w tekście o fakturach uproszczonych.
Co to oznacza w praktyce? Sprzedawca z kasą fiskalną, który chce udokumentować sprzedaż dla firmy, wystawi fakturę w KSeF. Z kolei nabywca nie powinien traktować paragonu z NIP z 2027 roku jako podstawy do odliczenia VAT. Paragon pozostanie dowodem sprzedaży detalicznej, ale nie zastąpi faktury.
Wskazówki dla sprzedawców i kupujących
- Sprzedawca: powinien połączyć system sprzedaży z KSeF, tak aby przy kasie dało się szybko wystawić fakturę dla klienta firmowego.
- Kupujący: zamiast prosić o paragon z NIP, prosi o fakturę i podaje NIP, a następnie odbiera ją z KSeF.
- Biuro rachunkowe: informuje klientów, że paragony z NIP z 2027 roku nie będą podstawą do odliczenia VAT.
Szczegółowe scenariusze na przełom roku opisaliśmy w artykule Paragon z NIP a KSeF – jak wystawiać i rozliczać sprzedaż w 2026/2027 roku.
Najmniejsze firmy wchodzą do KSeF
W 2026 roku podatnicy z bardzo małą sprzedażą fakturową mogli jeszcze wystawiać faktury poza systemem. Przepisy wiązały to uprawnienie z limitem 10 000 zł miesięcznie wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami. Przekroczenie limitu w danym miesiącu kończyło jednak prawo do okresu przejściowego. Kto chce sprawdzić, czy w ogóle podlegał wyłączeniom, znajdzie odpowiedź w tekście KSeF 2026 – kogo nie będzie dotyczyć obowiązek korzystania z KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku ta furtka się zamyka. Mała firma usługowa, która wystawia na przykład trzy faktury miesięcznie na łącznie 6 000 zł, od stycznia wystawia je wyłącznie w KSeF. Podobnie traktujemy faktury z kas rejestrujących, które w 2026 roku mogły jeszcze powstawać poza systemem.
Lista kontrolna dla mikrofirmy na grudzień
- Zaloguj się do KSeF i sprawdź, czy możesz wystawić fakturę testową.
- Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu lub osobie, która wystawia faktury w Twoim imieniu.
- Wybierz narzędzie: bezpłatne narzędzia ministerstwa albo program połączony z KSeF.
- Ustal, jak przekażesz fakturę klientowi, który nie korzysta z KSeF, na przykład konsumentowi.
- Zaplanuj ostatnią fakturę „po staremu” na grudzień 2026 roku i pierwszą w KSeF na styczeń 2027 roku.
Skutek zaniedbania jest prosty. Faktura wystawiona poza KSeF w 2027 roku, mimo obowiązku, nie będzie prawidłową fakturą ustrukturyzowaną. W efekcie nabywca może mieć kłopot z odliczeniem VAT, a sprzedawca ryzykuje sankcje.
Kary za błędy w KSeF – zapowiedź dłuższego okresu ochronnego
Obecne przepisy przewidują, że w 2026 roku błędy związane z KSeF nie skutkują karami. Sankcje miały zacząć działać od 2027 roku. Ministerstwo Finansów zapowiada jednak, że chce wydłużyć okres, w którym przedsiębiorcy uczą się systemu bez ryzyka kar. Na razie to zapowiedź, a nie obowiązujące prawo.
Dlatego nie warto odkładać przygotowań w nadziei na łagodniejsze przepisy. Brak kar nie zmienia też skutków podatkowych. Faktura wystawiona błędnie lub poza systemem nadal może utrudnić odliczenie VAT kontrahentowi. Ponadto okres ochronny nie chroni przed odsetkami od zaległości podatkowych.
Jak przygotować firmę – plan na ostatnie tygodnie 2026 roku
Najlepiej rozdzielić zadania między sprzedaż, zakupy i płatności. Dzięki temu każda osoba w firmie wie, za co odpowiada od 1 stycznia.
- Sprzedaż: wszystkie faktury, także z kasy, trafiają do KSeF; koniec z paragonem z NIP jako fakturą.
- Zakupy: odbierasz faktury z KSeF i nie księgujesz paragonów z NIP z 2027 roku jako faktur VAT.
- Płatności: numer KSeF trafia do opisu przelewu, najlepiej automatycznie.
- Kontrahenci: informujesz dostawców i klientów o nowych zasadach, zwłaszcza tych mniejszych.
Szerszy kontekst nadchodzących zmian znajdziesz również w artykule o tym, co zmieni się w KSeF w 2027 roku.
Podsumowanie
KSeF 2027 zmiany to przede wszystkim koniec wyjątków z okresu przejściowego. Od 1 stycznia 2027 roku najmniejsze firmy i sprzedawcy z kasami fiskalnymi wystawiają faktury w KSeF, a paragon z NIP przestaje zastępować fakturę. Z kolei płacący za faktury powinni podawać numer KSeF w opisie przelewu. Zapowiedź dłuższego okresu bez kar daje trochę oddechu, jednak nie zwalnia z obowiązków. Zatem grudzień to dobry moment, żeby przetestować system, ustawić przelewy i uprzedzić kontrahentów.
Zdjęcie: Money Knack / Unsplash
