Redakcja K24
Nagrywanie rozmów KAS to jeden z elementów zapowiadanej przebudowy Krajowej Administracji Skarbowej. Rząd wpisał nowy projekt do wykazu prac legislacyjnych. Ma on zmienić sposób załatwiania spraw w urzędach i kontakt z fiskusem. Najwięcej pytań budzi jednak nowe uprawnienie urzędów, czyli możliwość nagrywania rozmów z podatnikami. Poniżej wyjaśniamy, co na razie wiadomo i co warto zrobić już teraz.
Spis treści
ukryj
Co wiemy o projekcie, a czego jeszcze nie
Na tym etapie mówimy o projekcie, a nie o obowiązującym prawie. Zapowiedź obejmuje szerokie zmiany w funkcjonowaniu KAS. Rząd obiecuje przede wszystkim ułatwienia oraz nowe narzędzia cyfrowe w kontakcie z urzędem. Ponadto urzędy mają zyskać prawo do rejestrowania rozmów z podatnikami.
Wiele szczegółów pozostaje jednak otwartych. Nie wiadomo jeszcze między innymi:
- jakich rozmów nagrywanie ma dotyczyć (telefon, wizyta w urzędzie, wideorozmowa),
- czy podatnik dostanie informację o nagrywaniu przed rozmową,
- jak długo urząd będzie przechowywał nagrania,
- czy podatnik otrzyma dostęp do nagrania lub jego kopię,
- czy nagranie może trafić do akt sprawy jako dowód.
Dlatego nie warto teraz zmieniać procedur w panice. Mimo to dobrze już dziś uporządkować sposób, w jaki firma rozmawia z urzędem. Takie porządki przydadzą się niezależnie od ostatecznego kształtu przepisów.
Nagrywanie rozmów KAS – co może oznaczać dla firm
Dotąd ustne wyjaśnienia przez telefon często znikały bez śladu. Urzędnik mógł sporządzić notatkę, natomiast podatnik zwykle nie miał pełnego zapisu. Po zmianach treść rozmowy może zostać utrwalona w całości. W efekcie każde słowo zyska większą wagę.
Ma to dwie strony. Z jednej strony nagranie chroni podatnika, ponieważ łatwiej udowodnić, co faktycznie powiedział. Z drugiej strony nieprzemyślana wypowiedź też zostaje zapisana. Na przykład luźne zdanie o „gotówkowych rozliczeniach z kontrahentem” może później zwrócić uwagę urzędu.
Warto też pamiętać o szerszym trendzie. Fiskus coraz częściej łączy dane z różnych źródeł i korzysta z analityki. Więcej o tym piszemy w tekście o kontroli skarbowej z użyciem sztucznej inteligencji. Nagrania rozmów mogą w przyszłości stać się kolejnym takim źródłem.
Rozmowa a pismo – co naprawdę ma znaczenie
Wielu przedsiębiorców traktuje telefon do urzędu jak wiążącą odpowiedź. To błąd. Informacja udzielona przez telefon nie daje ochrony prawnej takiej jak interpretacja indywidualna. Jeśli więc urzędnik coś podpowie, a później organ uzna inaczej, firma nie powoła się skutecznie na rozmowę.
Nagrywanie rozmów przez KAS tego nie zmieni, przynajmniej według obecnych zapowiedzi. Nagranie może jedynie potwierdzić przebieg rozmowy. W praktyce sprawy o dużej wartości nadal warto załatwiać pisemnie. Ponadto przy wątpliwościach co do rozliczenia lepiej rozważyć wniosek o interpretację indywidualną.
Kiedy wystarczy telefon, a kiedy potrzebne jest pismo
| Sytuacja | Forma kontaktu | Uwagi |
|---|---|---|
| Pytanie o termin lub numer formularza | Telefon | Zapisz datę i nazwisko rozmówcy |
| Status zwrotu podatku | Telefon lub e-Urząd Skarbowy | Zachowaj potwierdzenie złożenia deklaracji |
| Wątpliwość co do stawki VAT lub kosztu | Pismo, interpretacja indywidualna | Tylko interpretacja daje ochronę |
| Wyjaśnienia w czynnościach sprawdzających | Pismo | Treść odpowiedzi trafia do akt |
| Rozmowa w trakcie kontroli | Ustnie, z protokołem | Czytaj protokół przed podpisaniem |
Jak przygotować firmę na nagrywanie rozmów
Nie trzeba czekać na uchwalenie przepisów. Kilka prostych zasad ograniczy ryzyko już teraz. Co więcej, te same zasady poprawią porządek w dokumentacji.
- Ustal, kto rozmawia z urzędem. Najlepiej, gdy kontakt prowadzi jedna lub dwie osoby. Zwykle będzie to właściciel albo księgowa z pełnomocnictwem.
- Przygotuj się przed telefonem. Miej pod ręką NIP, numer sprawy i okres rozliczeniowy. Dzięki temu rozmowa będzie krótka i rzeczowa.
- Odpowiadaj tylko na pytania. Nie dopowiadaj domysłów i nie oceniaj kontrahentów. Jeśli czegoś nie wiesz, zaproponuj odpowiedź na piśmie.
- Rób własną notatkę. Zapisz datę, godzinę, rozmówcę i ustalenia. Następnie dołącz ją do teczki klienta lub sprawy.
- Potwierdzaj ważne ustalenia pisemnie. Po istotnej rozmowie wyślij krótkie pismo przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP.
Rejestr kontaktów z urzędem w biurze rachunkowym
Biura rachunkowe rozmawiają z urzędami w imieniu wielu klientów. Dlatego warto prowadzić prosty rejestr kontaktów. Wystarczy arkusz z kolumnami: data, klient, urząd, rozmówca, temat, ustalenia, dalsze kroki. Taki rejestr pozwala także szybko odtworzyć historię sprawy, gdy pracownik jest na urlopie.
Przykład: biuro obsługuje 40 klientów i prowadzi średnio 2 rozmowy z urzędem tygodniowo. W skali roku daje to około 100 wpisów. Wypełnienie jednego wpisu zajmuje 2-3 minuty, więc łącznie kilka godzin rocznie. W zamian biuro ma pełną wiedzę, co i komu powiedziało. Z kolei przy ewentualnym nagraniu po stronie urzędu łatwo porównać obie wersje.
Skutki błędów w rozmowie z urzędem
Sama rozmowa telefoniczna rzadko wywołuje bezpośrednie sankcje. Mimo to jej treść może uruchomić dalsze działania. Urząd może na przykład wezwać do złożenia wyjaśnień albo wszcząć czynności sprawdzające. W efekcie firma traci czas i musi przygotować dokumenty.
Najczęstsze ryzyka to:
- sprzeczność między wypowiedzią a złożoną deklaracją,
- przyznanie się do nieprawidłowości bez sprawdzenia ksiąg,
- przekazanie informacji o kliencie bez umocowania,
- poleganie na ustnej podpowiedzi zamiast na interpretacji.
Szczególnie ważna jest trzecia kwestia. Pracownik biura powinien rozmawiać o sprawach klienta wyłącznie na podstawie ważnego pełnomocnictwa. Ponadto przed rozmową warto sprawdzić, czy pełnomocnictwo obejmuje dany podatek i okres.
Cyfrowe narzędzia w KAS – na co zwracać uwagę
Projekt zapowiada również nowe narzędzia cyfrowe. Na razie brak szczegółów, jednak kierunek jest jasny. Coraz więcej spraw przeniesie się do kanałów elektronicznych. Dlatego warto już teraz zadbać o aktualne dane kontaktowe i dostęp do e-Urzędu Skarbowego.
Zmiany w kanałach kontaktu łatwo przeoczyć, zwłaszcza po przeprowadzce firmy. Jeśli niedawno zmieniłeś siedzibę, sprawdź też obowiązki podatkowe po zmianie adresu firmy. Nieaktualne dane mogą sprawić, że korespondencja z urzędu trafi w złe miejsce.
Co dalej z projektem
Wpis do wykazu prac legislacyjnych to początek drogi. Następnie projekt przejdzie konsultacje i uzgodnienia, a potem prace w parlamencie. Treść przepisów może się więc jeszcze zmienić. Szczególnie dotyczy to zasad informowania o nagrywaniu i dostępu podatnika do nagrań.
Warto zatem śledzić kolejne etapy i nie opierać się na nagłówkach. Terminy bieżących rozliczeń znajdziesz natomiast w naszym kalendarzu podatnika 2026. Obecne obowiązki nie zmieniają się w związku z zapowiedzią.
Podsumowanie
Nagrywanie rozmów KAS na razie pozostaje zapowiedzią zawartą w projekcie. Szczegóły, takie jak zakres nagrań czy dostęp podatnika do zapisu, nie są jeszcze znane. Mimo to firmy i biura rachunkowe mogą przygotować się już teraz.
- Ogranicz liczbę osób kontaktujących się z urzędem.
- Przygotowuj się do rozmów i odpowiadaj tylko na zadane pytania.
- Prowadź własne notatki i rejestr kontaktów.
- Ważne ustalenia potwierdzaj pisemnie, a wątpliwości rozwiązuj interpretacją indywidualną.
- Sprawdzaj zakres pełnomocnictw przed rozmową o sprawach klienta.
Dzięki temu ewentualne nagranie rozmowy stanie się dla firmy raczej zabezpieczeniem niż zagrożeniem.
