Kasy fiskalne – od 2023 r. wyłącznie online!

Kasy fiskalne od 2023 roku sprzedawane będą wyłącznie w wersji online’owej. To kolejny element reformy systemu kasowego w Polsce, zapoczątkowanej w 2019 r. Sprawdź, co w praktyce oznacza to dla przedsiębiorcy i czy każdy musi obowiązkowo wymienić swoje stare urządzenie na kasę fiskalną online.

Kasy fiskalne – od 2023 r. nie kupisz już kasy z kopią elektroniczną

Kasy fiskalne online to urządzenia przesyłające dane o transakcjach, zdarzeniach itp. do Centralnego Repozytorium Kas – systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służącego m.in. analizie poprawności rejestrowanej sprzedaży. Urządzenia online’owe zostały też wyposażone m.in. w funkcję wysyłania e-paragonów. Zasadniczo obsługuje się je tak samo jak starsze modele kas. Wymagają jednak połączenia (stałego lub w okresach uzgodnionych z urzędem skarbowym) z Internetem.

Wbrew obawom wielu podatników Ministerstwo Finansów nie wprowadziło powszechnej, obowiązkowej wymiany starszych modeli kas fiskalnych na urządzenia online’owe. Najstarsze typy kas – z papierową kopią paragonu – pozostawały w sprzedaży tylko do końca sierpnia 2019 r. Od tamtego momentu serwisy fiskalne nie mogły już ich oferować swoim klientom. Dłuższy czas obowiązywania homologacji pozostawiono kasom z elektronicznym zapisem kopii.

Kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonu pozostaną w sprzedaży do 31 grudnia 2022 r. Po tym terminie nie będą otrzymywały homologacji. Oznacza to, że żaden przedsiębiorca nie będzie mógł ich kupić – niezależnie od tego, czy jest to jego pierwsza, czy któraś z kolei kasa.

Kasy fiskalne od 2023 r. będą sprzedawane wyłącznie w wersji online’owej. Już wcześniej resort finansów wprowadzał rozwiązania mające zachęcić firmy do wprowadzenia w działalności tych nowych wersji urządzeń. To przede wszystkim ulga do 700 zł, która od wejścia w życie zmienionych przepisów w 2019 r. przysługuje wyłącznie na kasy online.

Resort planuje wyjątek

Okazuje się, że producenci nie zdążyli przygotować wszystkich urządzeń do reformy online’owej. Problem z dostępem do kas nowej technologii dotyczy urządzeń o zastosowaniu specjalnym. W przepisach określenie to odnosi się do kas:

• stosowanych przez taksówkarzy i innych przedsiębiorców świadczących usługi transportu pasażerskiego;
• stosowanych w aptekach (z funkcją rozliczania recept refundowanych);
• rozliczających więcej niż jedną transakcję równocześnie;
• stosowanych w wolnych obszarach celnych lub składach celnych;
• umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz zmianie niektórych innych ustaw (w tym ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo o miarach) przewiduje przedłużenie uzyskiwania homologacji dla kas o zastosowaniu specjalnym z elektronicznym zapisem kopii do 31 grudnia 2023 r. Do tego czasu będzie można je kupować w serwisach fiskalnych.

Kasa online i kasa wirtualna – czy to jedno urządzenie?

Kasy fiskalne od 2023 r. będą dostępne jako urządzenia online’owe (w formie sprzętowej) oraz kasy rejestrujące mające postać oprogramowania, tzw. kasy wirtualne. Wbrew obiegowej opinii, nie są to różne terminy określające to samo urządzenie. Kasy online mają fizyczną formę sprzętową. Natomiast kasy wirtualne są oprogramowaniem (bez fizycznego urządzenia) instalowanym na komputerze lub urządzeniu mobilnym.

Kasy fiskalne online są dostępne dla wszystkich przedsiębiorców. Natomiast kasy wirtualne – tylko dla wybranych branż. To przede wszystkim sektor transportowy, związany z zakwaterowaniem i gastronomią, a także składy opału i myjnie samochodowe. Decydując się na zakup kasy wirtualnej, należy wcześniej zorientować się, czy taka opcja jest uwzględniona w przepisach dla branży podatnika.

Ważne! Nie ma obowiązkowej wymiany kas na online’owe. Podatnicy, którzy obecnie użytkują starsze modele urządzeń – kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii – mogą przy nich pozostać aż do końca okresu użytkowania (czyli np. zapełnienia pamięci fiskalnej).