Redakcja K24
Każde stanowisko pracy z monitorem musi spełniać minimalne wymagania BHP i ergonomii. Pracodawca odpowiada więc nie tylko za komputer. Musi także zapewnić odpowiedni stół, krzesło, klawiaturę, mysz oraz oświetlenie. W tym tekście wyjaśniamy, co dokładnie trzeba kupić, kiedy przysługuje podnóżek i okulary oraz jak ująć te wydatki w księgach.
Spis treści
ukryj
Jakie przepisy regulują stanowisko pracy z monitorem
Podstawą jest rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w urządzenia z monitorami ekranowymi. Zastąpiło ono przepisy z 1998 r. Nowe zasady objęły również pracę na laptopach, co wcześniej budziło wątpliwości.
Przepisy dotyczą pracowników, którzy przy monitorze spędzają co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W praktyce chodzi zatem o większość pracowników biurowych, księgowych i obsługi klienta. Obowiązki dotyczą również pracy zdalnej. Szczegóły tego wariantu opisaliśmy w tekście o tym, jak bezpiecznie zorganizować stanowisko w domu.
Co musi znaleźć się na stanowisku
Rozporządzenie nie podaje modeli sprzętu. Określa natomiast cechy, które sprzęt musi mieć. Poniżej najważniejsze elementy.
Stół lub biurko
Blat powinien mieć matową powierzchnię, najlepiej w jasnym kolorze. Błyszczący blat odbija światło i męczy wzrok. Ponadto biurko musi mieć wystarczająco dużo miejsca na monitor, klawiaturę, mysz i dokumenty. Pod blatem trzeba z kolei zostawić swobodną przestrzeń na nogi.
Krzesło
Krzesło powinno być stabilne i mieć regulację wysokości siedziska oraz oparcia. Oparcie musi podpierać odcinek lędźwiowy kręgosłupa. Dlatego zwykłe krzesło konferencyjne zwykle nie wystarczy. Podłokietniki i obrotowa podstawa to standard w dobrych fotelach biurowych.
Monitor, klawiatura i mysz
Monitor musi dawać obraz stabilny, bez migotania. Pracownik powinien móc regulować jasność, kontrast, pochylenie i obrót ekranu. Klawiatura i mysz muszą być oddzielone od monitora, jeśli wymaga tego praca. Co więcej, przy dłuższej pracy na laptopie pracodawca zapewnia osobny monitor lub podstawkę oraz oddzielną klawiaturę i mysz.
Oświetlenie i otoczenie
Ekran nie może odbijać okien ani lamp. W praktyce stawia się go bokiem do okna. Okna powinny mieć żaluzje lub rolety. Zadbaj także o temperaturę, wilgotność i ograniczenie hałasu.
Czy pracodawca musi zapewnić podnóżek?
Tak, ale nie automatycznie każdemu. Podnóżek przysługuje pracownikowi, który go potrzebuje, na przykład dlatego, że przy prawidłowej wysokości blatu nie sięga stopami podłogi. Zgodnie z obecnymi przepisami pracodawca zapewnia go na wniosek pracownika. Odmowa przy uzasadnionej prośbie oznacza więc naruszenie przepisów BHP.
Dobra praktyka to krótka ankieta przy przyjęciu do pracy. Pracownik zaznacza w niej, czy potrzebuje podnóżka, podstawki pod laptop lub innego wyposażenia. Dzięki temu firma ma dowód, że zapytała, i unika sporu podczas kontroli.
Okulary korygujące wzrok i przerwy
Pracownik przy monitorze przechodzi badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Jeśli lekarz orzeknie potrzebę stosowania okularów do pracy przy ekranie, pracodawca musi je zapewnić. Zwykle robi to przez zwrot kosztów do ustalonego limitu. Przepisy nie podają kwoty, dlatego limit warto wpisać do regulaminu pracy lub zarządzenia.
Drugim obowiązkiem są przerwy. Po każdej godzinie pracy przy monitorze pracownikowi przysługuje co najmniej 5 minut przerwy wliczanej do czasu pracy. Można ją też zastąpić inną pracą, która nie obciąża wzroku. Więcej o organizacji czasu pracy znajdziesz w poradniku kadry, urlopy i czas pracy w 2026 r..
Jak zaksięgować wyposażenie stanowiska
Wydatki na wyposażenie stanowiska pracy z monitorem są kosztem uzyskania przychodu. Sposób ujęcia zależy jednak od wartości sprzętu.
- Sprzęt o wartości do 10 000 zł netto – możesz zaliczyć do kosztów jednorazowo. W KPiR wpisujesz go w kolumnie pozostałych wydatków.
- Sprzęt powyżej 10 000 zł netto – wprowadzasz go do ewidencji środków trwałych i amortyzujesz.
- Elementy o wartości powyżej 1500 zł netto – firmy prowadzące KPiR wpisują je do ewidencji wyposażenia.
Przykład: firma kupuje nowemu księgowemu fotel za 1 200 zł netto, podnóżek za 150 zł netto i drugi monitor za 900 zł netto. Łącznie to 2 250 zł netto. Każdy element kosztuje mniej niż 10 000 zł, zatem całą kwotę ujmujesz w kosztach jednorazowo. Żaden przedmiot nie przekracza 1500 zł, więc nie trafia do ewidencji wyposażenia. VAT naliczony odliczasz na zwykłych zasadach.
Zwrot za okulary a PIT i ZUS
Zwrot kosztów okularów wynikający z przepisów BHP jest dla pracownika zwolniony z PIT jako świadczenie BHP. Nie stanowi także podstawy składek ZUS. Warunek jest jeden: musi istnieć zaświadczenie lekarskie o potrzebie okularów do pracy przy monitorze. Jeśli firma zwraca więcej, niż przewiduje jej limit, nadwyżka może być przychodem pracownika. Dla pracodawcy cała kwota zwrotu to koszt.
W dokumentacji zachowaj zaświadczenie lekarza, fakturę lub paragon imienny oraz wniosek o zwrot. Wypłatę ujmij na liście płac jako składnik zwolniony albo jako osobną dyspozycję przelewu.
Terminy i skutki zaniedbań
Nowe przepisy weszły w życie w listopadzie 2023 r. Pracodawcy mieli następnie 6 miesięcy na dostosowanie istniejących stanowisk. Okres przejściowy minął w maju 2024 r. Obecnie wszystkie stanowiska muszą więc spełniać nowe wymagania.
Za naruszenie przepisów BHP inspektor PIP może nałożyć grzywnę od 1 000 zł do 30 000 zł. Ponadto źle urządzone stanowisko zwiększa ryzyko chorób kręgosłupa i wzroku. W razie zdarzenia firma musi postępować według procedury opisanej w tekście o tym, jak zgłosić wypadek w miejscu pracy.
Lista kontrolna dla pracodawcy
- Sprawdź, którzy pracownicy pracują przy monitorze co najmniej połowę dnia pracy.
- Oceń każde stanowisko: biurko, krzesło, monitor, oświetlenie.
- Zbierz wnioski o podnóżek, podstawkę lub dodatkowy monitor.
- Ustal w regulaminie limit zwrotu za okulary.
- Zaplanuj przerwy po każdej godzinie pracy przy ekranie.
- Przechowuj faktury i zaświadczenia lekarskie razem z dokumentacją BHP.
| Element | Obowiązek | Ujęcie w kosztach |
|---|---|---|
| Biurko z matowym blatem | Zawsze | Jednorazowo lub amortyzacja |
| Krzesło z regulacją | Zawsze | Zwykle jednorazowo |
| Podnóżek | Na wniosek pracownika | Jednorazowo |
| Okulary | Po zaleceniu lekarza | Koszt, bez PIT i ZUS u pracownika |
Podsumowanie
Stanowisko pracy z monitorem to coś więcej niż komputer na biurku. Pracodawca musi zapewnić matowy blat, regulowane krzesło, właściwy monitor, klawiaturę i mysz. Na wniosek pracownika dokupuje także podnóżek, a po zaleceniu lekarza finansuje okulary. Wszystkie te wydatki są kosztem firmy, a zwrot za okulary zwykle nie obciąża pracownika podatkiem ani składkami. Warto zatem przejrzeć stanowiska teraz, zanim zrobi to inspektor PIP.
Zdjęcie: Luke Peters / Unsplash
