Anna Kruk
Jakich faktur nie dotyczy KSeF – Krajowy System e-Faktur, czyli narzędzie do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych? Nawet gdy system KSeF będzie obowiązkowy dla podatników VAT i nieVAT-owców, niektóre dokumenty będzie trzeba wystawiać w tradycyjnej formie. Sprawdź, jakie!
Dokumenty za pośrednictwem KSeF – jakie i kiedy?
Faktury przez KSeF muszą spełniać wymogi i odpowiadać strukturze obowiązującej dla faktury ustrukturyzowanej. W związku z tym, dokument niepasujący do schematu faktury KSeF, nie zostanie zaakceptowany i wysłany do odbiorcy. Należy jednak odróżnić fakturę błędną, czyli taką, której struktura nie odpowiada schematowi faktury KSeF, od dokumentu, którego zwyczajnie nie można będzie wysłać przez rządowy system. Warto więc dowiedzieć się wcześniej, jakich faktur nie dotyczy KSeF, aby oszczędzić sobie stresu, gdy już Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy.
Nawet od 1 lipca 2024 r., gdy nowy rządowy system stanie się obowiązkowy dla VAT-owców, nie zawsze będzie można wystawić e-fakturę w KSeF. Kwestia ta już od przyszłego roku stanie się dla tych przedsiębiorców szczególnie istotna. Tym bardziej, że nowe przepisy mają wprowadzać kary za wystawienie faktury poza KSeF.
Jakich faktur nie dotyczy KSeF?
Jakich dokumentów nie wystawimy przez KSeF? Wzór faktury ustrukturyzowanej nie uwzględnia niektórych typów faktur.
Poniższa dokumentacja podlega wyłączeniu z KSeF:
Faktury VAT RR
Obowiązujący wzór faktury ustrukturyzowanej nie uwzględnia obecnie faktur dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Prawdopodobnie jednak we wdrażaniu faktur ustrukturyzowanych taka opcja zostanie dodana po 1 lipca 2024 r.
Faktury proforma
Faktury proforma, które w rzeczywistości nie stanowią dowodu księgowego (ale mogą być podstawą do zapłaty) nie są i nie będą wystawiane przez Krajowy System e-Faktur.
Noty korygujące
Specyfika not korygujących nie pozwala na wystawianie ich zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Dokumenty tego rodzaju można wystawiać poza KSeF.
Faktury wystawiane za pośrednictwem kasy fiskalnej
Faktury na kasie fiskalnej będzie można wystawiać tylko do końca 2024 r. Takich dokumentów nie wystawimy przez KSeF.
Faktury w zamówieniach publicznych
Faktury ustrukturyzowane funkcjonują w zamówieniach publicznych, jednak są one odrębnie funkcjonującym systemem w wersji fakultatywnej.
Duplikaty faktur
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF wystawianie duplikatów faktur nie będzie miało racji bytu. System bowiem przechowuje dokumenty przez 10 lat – zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają do nich stały dostęp. W związku z czym nie ma konieczności wystawiania duplikatów.
Do wystawiania wymienionych powyżej dokumentów korzystanie z KSeF nie będzie konieczne. Krajowy System e-Faktur pozwala natomiast na wystawianie m.in. faktury bez VAT, faktury VAT marża, faktury zaliczkowej, faktury końcowej czy faktury do paragonu.
Jak korzystać z KSeF, by firma na tym zyskała?
Choć życie podatników po wprowadzeniu KSeF może wydawać się dość uciążliwe, w praktyce zmiany te przełożą się na znaczne automatyzowanie, a co za tym idzie ułatwienie procesów w firmie. Korzyści z wykorzystywania KSeF to m.in. szybsze przekazywanie faktur ustrukturyzowanych do księgowości i łatwiejsze rozliczenia. Aby firma w pełni wykorzystała mocne strony KSeF, podatnik powinien zaopatrzyć się w funkcjonalny program do zarządzania sprzedażą zintegrowany z narzędziem resortu finansów.
E-faktury ustrukturyzowane w programie Faktura VAT 2023
Praktyczny, ceniony przez firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw program do zarządzania sprzedażą Faktura VAT 2023 pozwala na szybki i sprawny eksport dokumentów. Aby wysłać zestaw faktur KSeF, kliknij na górnym pasku „Faktury”, następnie wybierz „Lista dokumentów”. Z wyświetlonego okna zaznacz dokumenty, które chcesz eksportować. Kliknij prawym przyciskiem myszy na jednym z nich, wybierz „Eksport” -> „Do KSeF FA(2) XML” -> odpowiednio „Wszystkie” lub „Zaznaczone” i gotowe! Gdy faktury papierowe znikną z obrotu już na zawsze, funkcjonalny program do faktur ustrukturyzowanych stanie się prawdziwą korzyścią dla firmy!
