Emil Zelma
Niewątpliwie, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi kamień milowy w cyfryzacji polskiego systemu rozliczeń. Co jednak należy zrobić w przypadku awarii? Odpowiednie postępowanie w obliczu takich zdarzeń to podstawa.
Spis treści
ukryj
Postępowanie w razie awarii KSeF – oficjalne komunikaty
Minister właściwy ds. finansów publicznych ma obowiązek niezwłocznie informować o wszelkich problemach z działaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Takie ogłoszenia są publikowane przede wszystkim w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). W komunikacie musi znaleźć się informacja o prawdopodobnym czasie trwania awarii. Jeśli publikacja w BIP jest niemożliwa, Ministerstwo przekaże informacje za pośrednictwem mediów społecznościowych.
Wystawianie faktur w trakcie awarii KSeF
Kiedy KSeF jest niedostępny, podatnicy nadal muszą wywiązywać się ze swoich obowiązków. W przypadku awarii systemu e-faktury powinny być wystawiane poza systemem. Wciąż jednak należy wystawiać je z zachowaniem określonego wzorca struktury logicznej. Jeśli faktury są udostępniane w inny sposób niż za pomocą KSeF, należy oznaczyć je specjalnym kodem. Ma to ułatwić późniejszy dostęp do faktury w systemie oraz weryfikację danych.
Obowiązki podatnika po zakończeniu awarii
Po ustaniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy mają czas na przesłanie do systemu wszystkich faktur wystawionych w okresie jego niedostępności. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorcy mają na to czas w ciągu 7 dni roboczych.
Data wystawienia faktury pozostaje niezmienna. Jest to data, którą podatnik wskazał na fakturze. Natomiast data otrzymania faktury przez nabywcę może różnić się w zależności od okoliczności. Co w sytuacji, gdy nabywca otrzymał fakturę przed przesłaniem do KSeF? Datą otrzymania jest wówczas dzień odbioru. Jeżeli natomiast nie otrzymał jej przed tym terminem, datą otrzymania będzie moment nadania fakturze numeru.
| Przykład Między 8 a 12 sierpnia wystąpiła przerwa w działaniu systemu KSeF. W tym czasie pan Jan, 13 sierpnia, wystawił fakturę elektroniczną poza systemem i przesłał ją swojemu kontrahentowi. Następnie, 17 sierpnia, wprowadził dokument do KSeF, a odbiorca uzyskał do niego dostęp dopiero dzień później – 18 sierpnia. Jakie daty należy uznać za wystawienia i otrzymania faktury? W tej sytuacji za datę wystawienia faktury należy przyjąć 13 sierpnia. Natomiast data jej otrzymania to 17 sierpnia, ponieważ dokument trafił do systemu KSeF przed faktycznym odebraniem przez nabywcę. |
Konsekwencje braku zgodności
Naczelnik Urzędu Skarbowego ma prawo nałożyć karę pieniężną w sytuacji, gdy stwierdzi, że podatnik nie postąpił zgodnie z obowiązującymi wytycznymi. Kara może wynieść nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jeśli faktura nie zawiera wykazanego podatku, kara może sięgnąć do 18,7% kwoty należności ogółem.
Sankcje te mają na celu zdyscyplinowanie podatników. Dzięki nim zwiększa się szansa na to, że nawet w sytuacjach awaryjnych zasady obiegu faktur elektronicznych są przestrzegane z najwyższą starannością.
Tryb offline24 – elastyczne rozwiązanie dla wystawienia faktury poza systemem
W odpowiedzi na obawy przedsiębiorców dotyczące ewentualnych problemów z dostępem do KSeF (do takich problemów może dojść np. wskutek niskiej jakości połączenia internetowego lub spowolnienia systemu) zostanie wprowadzony tryb offline24. Ma to za zadanie zapewnić podatnikom większą elastyczność w wystawianiu faktur, niezależnie od chwilowych trudności technicznych.
Ustawa nie przewiduje żadnych ograniczeń w zakresie podmiotów, które będą mogły korzystać z tego trybu. A zatem, dostęp do niej będzie miał każdy podatnik. Celem tego rozwiązania jest jak największa swoboda w działaniu przedsiębiorców, którzy w ten sposób będą mogli wystawiać faktury nawet w warunkach ograniczonego połączenia z internetem. Szczegółowe procedury dotyczące stosowania trybu offline24 zostaną określone w art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług, co świadczy o kompleksowym podejściu do tej kwestii.
Zasady działania trybu offline24 i jego znaczenie w razie awarii
Korzystanie z trybu offline24 wymaga od podatnika zachowania kilku kluczowych zasad. Przede wszystkim, faktura musi zostać wystawiona w postaci elektronicznej, z zastosowaniem obowiązującego wzoru struktury logicznej (od 1 lutego 2026 r. FA(3)).
Następnie, tak przygotowana e-faktura powinna zostać niezwłocznie przesłana do KSeF. Należy zrobić to nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
Co więcej, tryb offline24 przewiduje również scenariusze w przypadku awarii KSeF. Jeśli po wystawieniu faktury w trybie offline, a przed jej przesłaniem do KSeF, wystąpi ogłoszona awaria KSeF, faktura powinna zostać przesłana do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia tej awarii.
W przypadku tzw. całkowitej awarii KSeF, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu, faktury wystawione w trybie offline nie podlegają obowiązkowi dosłania do KSeF. To zróżnicowanie podejścia w zależności od charakteru awarii świadczy o elastyczności i przemyślanym podejściu do kwestii zarządzania dokumentacją w sytuacjach kryzysowych. Całość procedur ma na celu usprawnienie funkcjonowania systemu i ułatwienie podatnikom wywiązywania się z ich obowiązków, nawet w obliczu wyzwań technicznych.
