Ostatnie zmiany w polskim systemie podatkowym, a konkretnie wdrożenie KSeF, budzą wiele pytań wśród przedsiębiorców. Działalność rolnicza również nie jest wolna od wątpliwości. Wiele osób zastanawia się, czy rolnik ryczałtowy zostanie objęty nowymi restrykcjami i czy KSeF stanie się dla niego codziennością? Odpowiadamy!
Kim jest rolnik ryczałtowy?
Rolnik ryczałtowy to specyficzna kategoria producenta rolnego, który korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Rolnik ryczałtowy nie musi:
- prowadzić skomplikowanej ewidencji,
- składać deklaracji do urzędu skarbowego.
W obrocie gospodarczym jego status jest o tyle wyjątkowy, że w przypadku sprzedaży produktów rolnych lub świadczenia usług rolniczych dokument dokumentujący transakcję (faktura VAT RR) jest wystawiany przez nabywcę będącego czynnym podatnikiem VAT.
| Warto wiedzieć Dokument ten jest podstawą do wypłacenia rolnikowi zryczałtowanego zwrotu podatku w wysokości 7%, który ma rekompensować brak możliwości odliczania VAT-u od zakupionych środków produkcji |
KSeF dla rolników. Czy obowiązkowy?
Najważniejsza informacja, która powinna uspokoić rolników ryczałtowych, jest taka, że nie są oni objęci obowiązkiem korzystania z KSeF. Ustawodawca przewidział, że mogą oni nadal funkcjonować w oparciu o dotychczasowe zasady dotyczące:
- wystawiania,
- korygowania,
faktur, co oznacza zachowanie tradycyjnej formy dokumentacji papierowej lub elektronicznej przesyłanej drogą mailową.
1.02.2026 to data, kiedy KSeF stał się obowiązkowy dla większości podatników VAT. Rolnicy korzystający ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT otrzymali swobodę wyboru.
Podczas gdy większość przedsiębiorców zaczęła stosować Krajowy System e-Faktur już w lutym, to dopiero 1.04.2026 pojawi się możliwość dobrowolnego wystawiania faktur VAT RR w KSeF.
| Warto wiedzieć Oznacza to, że do końca marca 2026 roku faktura VAT RR będzie mogła być procesowana wyłącznie w dotychczasowej formie. |
Faktura VAT RR w KSeF
Mechanizm, w ramach którego powstaje faktura VAT RR, mocno różni się od wystawiania „zwykłych” dokumentów sprzedażowych. W przypadku rolników ryczałtowych to nabywca produktów rolnych (np. mleczarnia, ubojnia) zajmuje się sporządzeniem faktury. Rolnik w KSeF będzie mógł nadać uprawnienie konkretnej firmie.
Po takim wskazaniu nabywca jest obowiązany wystawiać faktury VAT RR w KSeF. Od tego momentu nie można już stosować formy papierowej dla transakcji z tym konkretnym rolnikiem. Jest to rozwiązanie bardzo elastyczne, ponieważ takie upoważnienie można odwołać w każdej chwili, wracając do tradycyjnego obiegu dokumentów.
| Warto wiedzieć Przygotowanie faktury w nowym systemie będzie wymagało podania numerów NIP obu stron transakcji. To ważna zmiana, o której musi pamiętać zarówno rolnik, jak i kupujący. Obecnie, gdy wystawiamy tradycyjne faktury VAT RR poza systemem, rolnik może posługiwać się swoim numerem PESEL. Jednak w świecie e-faktur ustrukturyzowanych zasady stają się bardziej rygorystyczne. |
Faktury VAT RR w KSeF. Rola nabywcy oraz rolnika
Dla przeciętnego rolnika najważniejsze jest to, że właściwie nie zostanie on obarczony dodatkowymi formalnościami. A jak wygląda kwestia wystawiania korekt? Wciąż zajmuje się tym nabywca produktów dostarczanych przez rolnika ryczałtowego. Należy przy tym pamiętać, że jest to jedno wspólne uprawnienie. Nie ma możliwości, aby rolnik upoważnił nabywcę tylko do faktur głównych, a korekty chciał rozliczać papierowo.
System wymaga spójności, więc jeśli decydujemy się na e-faktury, to cały proces musi przebiegać w tej formie. Właściwie, rola rolnika w KSeF sprowadza się do:
- jednorazowej decyzji o przejściu na system cyfrowy:
- monitorowania, czy nabywca produktów rolnych poprawnie wystawia dokumenty,
- weryfikacji kwot, które wpływają na jego rachunek bankowy rolnika,
a zatem, do takich czynności, które należało wykonywać dotychczas.
Faktury VAT RR w KSeF będą zawierać wszystkie niezbędne elementy, w tym oświadczenie rolnika o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego. Gospodarz rozliczający się ryczałtem, po przejściu weryfikacji w systemie KSeF (wykorzystując np. profil zaufany), zyskuje kompletne kompetencje decyzyjne, łącznie z opcją delegowania dostępu. Przekazując uprawnienia kontrahentowi, rolnik potwierdza jednocześnie, że faktycznie posiada status rolnika ryczałtowego.
W odniesieniu do tej grupy producentów nie wprowadzono żadnych dodatkowych, specyficznych ścieżek logowania do KSeF. Rolnik ryczałtowy ma prawo użyć standardowego podpisu kwalifikowanego bądź Profilu Zaufanego, aby wejść do systemu i upoważnić odbiorcę swoich towarów do wystawiania faktur.
Podsumowanie
Od 2026 r. rolnicy ryczałtowi nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Mogą pozostać przy dokumentacji papierowej lub przejść na system dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 r. W KSeF faktury VAT RR nadal wystawia nabywca, ale wymaga to upoważnienia od rolnika. Kluczową zmianą w e-fakturach jest konieczność posługiwania się numerem NIP zamiast PESEL. Proces korygowania dokumentów musi być spójny z ich formą.
