Redakcja K24
Mediana stawek w najbardziej poszukiwanych obszarach IT sięga dziś 24 800 zł netto + VAT miesięcznie. Prawie zawsze taka kwota oznacza, że strony zawierają umowę B2B w IT, a nie etat. Dla specjalisty to jednak dopiero punkt wyjścia. Z kolei dla firmy zlecającej to konkretny koszt i konkretna faktura do zaksięgowania. Poniżej pokazujemy, co z tej kwoty wynika w praktyce.
Spis treści
ukryj
Co oznacza stawka „netto + VAT” w umowie B2B w IT
Zapis „24 800 zł netto + VAT” oznacza, że wykonawca doliczy do tej kwoty podatek VAT. Usługi programistyczne co do zasady objęte są stawką 23%. W efekcie faktura wygląda następująco:
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Wartość netto | 24 800,00 zł |
| VAT 23% | 5 704,00 zł |
| Wartość brutto | 30 504,00 zł |
VAT nie jest jednak przychodem wykonawcy. Specjalista przekazuje go do urzędu skarbowego, pomniejszony o VAT od własnych zakupów firmowych. Dlatego realny przychód to 24 800 zł, a nie 30 504 zł. Ponadto przy takiej stawce roczna sprzedaż wynosi 297 600 zł netto. To kwota wyraźnie powyżej limitu zwolnienia podmiotowego z VAT. Więcej o tej decyzji przeczytasz w tekście status vatowca a zwolnienie z VAT.
Strona wykonawcy: forma opodatkowania
Przy kontrakcie tej wysokości wybór formy opodatkowania zmienia wynik o kilka tysięcy złotych rocznie. Specjalista IT na JDG ma w praktyce trzy główne opcje.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Usługi związane z oprogramowaniem korzystają z ryczałtu 12%. Podatek liczy się od przychodu, bez odejmowania kosztów. Przy 24 800 zł miesięcznie daje to 2 976 zł przed odliczeniami. Od podatku można natomiast odliczyć część zapłaconej składki zdrowotnej, a od przychodu składki społeczne. Ryczałt opłaca się zatem osobom z niskimi kosztami, na przykład pracującym zdalnie na własnym sprzęcie.
Uwaga na składkę zdrowotną. Na ryczałcie zależy ona od progu rocznego przychodu: do 60 000 zł, do 300 000 zł i powyżej 300 000 zł. Roczny przychód 297 600 zł mieści się więc tuż pod najwyższym progiem. Wystarczy jednak premia lub nadgodziny, a składka wzrośnie.
Podatek liniowy 19%
Podatek liniowy ma sens przy wyższych kosztach, na przykład przy leasingu auta czy drogim sprzęcie. Składka zdrowotna wynosi tu 4,9% dochodu. Co więcej, część zapłaconej składki można zaliczyć do kosztów, ale tylko do rocznego limitu.
Skala podatkowa i IP Box
Skala (12% i 32%) rzadko wygrywa przy takim dochodzie. Mimo to warto ją rozważyć razem z ulgą IP Box. Preferencyjna stawka 5% obejmuje jednak tylko dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Wymaga też osobnej, starannej ewidencji i dobrze napisanej umowy z przeniesieniem praw autorskich.
Pułapka: kontrakt z byłym pracodawcą
Część specjalistów przechodzi z etatu na B2B u tej samej firmy. W takiej sytuacji przepisy ograniczają wybór. Ryczałtu i podatku liniowego nie można stosować, jeśli usługi trafiają do byłego pracodawcy i odpowiadają czynnościom z etatu w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym. Pozostaje wtedy skala podatkowa, przynajmniej przez pewien czas. Szczegóły omawiamy w tekście z umowy o pracę na umowę B2B z tym samym pracodawcą.
Drugie ryzyko to pozorne samozatrudnienie. Jeśli wykonawca pracuje pod kierownictwem, w stałych godzinach i bez ryzyka gospodarczego, urząd może zakwestionować działalność. Dlatego umowa powinna opisywać rezultat i zakres usług, a nie stanowisko i czas pracy.
Strona firmy: jak zaksięgować umowę B2B w IT
Dla zleceniodawcy faktura od kontraktora to zwykły koszt usługi obcej. Firma nie nalicza składek ZUS ani zaliczek na PIT. Nie wystawia także PIT-11, ponieważ wykonawca rozlicza się samodzielnie. Na tym polega podstawowa różnica wobec etatu, opisana w tekście jakie koszty ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika.
Ujęcie w ewidencji
- KPiR: kwota netto 24 800 zł trafia do kolumny pozostałych wydatków.
- Pełna księgowość: Wn „Usługi obce” 24 800 zł, Wn „VAT naliczony” 5 704 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 30 504 zł.
- Ryczałtowcy i firmy zwolnione z VAT nie odliczają VAT, więc dla nich kosztem jest pełne 30 504 zł.
Czynny podatnik VAT odlicza 5 704 zł w deklaracji za okres otrzymania faktury lub w jednym z kolejnych okresów. Przy rozliczeniu kwartalnym moment odliczenia wpływa także na płynność. Warto więc przemyśleć wybór opisany w tekście jak rozliczać VAT – miesięcznie czy kwartalnie.
KSeF i split payment
W 2026 roku faktury między firmami trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Kontraktor ze sprzedażą rzędu 24 800 zł miesięcznie nie mieści się w ułatwieniu dla najmniejszych firm. W praktyce wystawia więc faktury w KSeF, a zleceniodawca pobiera je stamtąd. Fakturę spoza systemu warto zatem od razu wyjaśnić z wykonawcą.
Z kolei mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy tylko dla towarów i usług z załącznika do ustawy o VAT. Usługi programistyczne co do zasady na tej liście nie figurują. Firma może jednak dobrowolnie zapłacić w split payment, na przykład dla bezpieczeństwa rozliczeń.
Typowe błędy i ich skutki
- Liczenie przychodu od kwoty brutto. Wykonawca przeszacowuje dochód i źle planuje budżet, a następnie brakuje mu środków na VAT.
- Przekroczenie progu składki zdrowotnej na ryczałcie. Skutkiem jest dopłata w rocznym rozliczeniu składki.
- Ryczałt lub liniowy u byłego pracodawcy. Urząd może przeliczyć podatek według skali i doliczyć odsetki.
- Brak opisu zakresu usług w umowie. W efekcie rośnie ryzyko zakwestionowania kontraktu jako ukrytego etatu.
- Odliczenie VAT przez firmę zwolnioną. Taka korekta oznacza zaległość podatkową wraz z odsetkami.
Krótka checklista dla obu stron
Wykonawca przed podpisaniem umowy powinien sprawdzić:
- kod PKD i klasyfikację usługi, od której zależy stawka ryczałtu,
- czy klient nie jest byłym pracodawcą,
- prognozę rocznego przychodu wobec progów składki zdrowotnej,
- termin płatności i walutę faktury.
Firma zlecająca powinna natomiast:
- potwierdzić status VAT wykonawcy na białej liście,
- zapisać w umowie przeniesienie praw autorskich do kodu,
- ustalić sposób odbioru faktur w KSeF,
- płacić wyłącznie na rachunek z białej listy, ponieważ przy wyższych kwotach chroni to przed utratą prawa do kosztu.
Podsumowanie
Stawka 24 800 zł netto + VAT oznacza fakturę na 30 504 zł brutto, ale przychód wykonawcy to 24 800 zł. Umowa B2B w IT wymaga od specjalisty świadomego wyboru formy opodatkowania i pilnowania progów składki zdrowotnej. Przede wszystkim trzeba też sprawdzić, czy klient nie jest byłym pracodawcą. Dla firmy taki kontrakt to z kolei prosty koszt usługi obcej z prawem do odliczenia VAT, bez składek i bez PIT-11. Dobrze napisana umowa B2B w IT i poprawne ujęcie faktury w ewidencji ograniczają ryzyko po obu stronach.
