Redakcja K24
Urlop bezpłatny nie rozwiązuje umowy o pracę, jednak zawiesza większość praw i obowiązków obu stron. Pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie płaci wynagrodzenia. Skutki sięgają jednak dalej: obejmują wymiar urlopu wypoczynkowego, staż pracy, ubezpieczenia w ZUS i prawo do zasiłku. Poniżej opisujemy, co konkretnie musi zrobić kadrowa lub właściciel firmy.
Spis treści
ukryj
Jak udzielić urlopu bezpłatnego
Podstawą jest pisemny wniosek pracownika. Pracodawca może się zgodzić, ale nie musi, ponieważ przepisy nie przewidują w tym przypadku obowiązku. Nie może też wysłać pracownika na taki urlop z własnej inicjatywy. Dlatego „wymuszony” urlop bezpłatny w okresie przestoju to błąd, który kończy się roszczeniem o wynagrodzenie.
W praktyce warto zadbać o kilka rzeczy:
- wniosek pracownika z datą początku i końca urlopu,
- pisemną zgodę pracodawcy (wystarczy adnotacja na wniosku),
- umieszczenie dokumentów w aktach osobowych,
- oznaczenie nieobecności w ewidencji czasu pracy.
Przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn. Taki zapis trzeba jednak uzgodnić z góry. Bez niego pracodawca nie może skrócić urlopu jednostronnie.
Urlop bezpłatny a wynagrodzenie
Za czas urlopu bezpłatnego pracownikowi nie przysługuje pensja. Jeśli urlop obejmuje część miesiąca, pracodawca pomniejsza wynagrodzenie miesięczne proporcjonalnie do czasu nieobecności. Zwykle robi to stawką godzinową, czyli dzieli pensję przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu.
Przykład liczbowy
Pracownik zarabia 6 000 zł brutto. W danym miesiącu ma do przepracowania 168 godzin, a na urlopie bezpłatnym spędza 5 dni, czyli 40 godzin.
- stawka za godzinę: 6 000 zł / 168 h = 35,71 zł,
- potrącenie: 35,71 zł × 40 h = 1 428,57 zł,
- wynagrodzenie za miesiąc: 6 000 zł – 1 428,57 zł = 4 571,43 zł.
Od niższej kwoty pracodawca liczy następnie składki i zaliczkę na PIT. Jeśli urlop trwa cały miesiąc, lista płac za ten okres jest pusta. W efekcie nie powstaje przychód ani obowiązek pobrania zaliczki.
Urlop wypoczynkowy po powrocie
To skutek, o którym pracownicy często zapominają. Jeżeli urlop bezpłatny trwa co najmniej miesiąc, wymiar urlopu wypoczynkowego za dany rok obniża się proporcjonalnie. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik wykorzystał cały urlop jeszcze przed rozpoczęciem nieobecności.
Na przykład pracownik z prawem do 26 dni urlopu bierze 3 pełne miesiące urlopu bezpłatnego. Zatem przysługuje mu urlop za 9 miesięcy: 26 × 9/12 = 19,5 dnia. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę, więc pracownik ma 20 dni. Podobne zasady proporcji opisujemy przy okazji tekstu o tym, jak rozliczyć urlop przy zmianie pracy.
Krótszy urlop bezpłatny, np. tygodniowy, nie zmienia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Mimo to warto go odnotować w karcie urlopowej, ponieważ ułatwia to późniejsze kontrole.
Staż pracy i uprawnienia pracownicze
Okres urlopu bezpłatnego co do zasady nie wlicza się do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. W praktyce oznacza to przesunięcie terminów, które kadry liczą na podstawie stażu:
- nabycia prawa do wyższego wymiaru urlopu,
- dodatku stażowego i nagrody jubileuszowej (jeśli firma je przewiduje),
- długości okresu wypowiedzenia.
Istnieje jednak wyjątek. Urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, na podstawie porozumienia między pracodawcami, wlicza się do okresu pracy. Dlatego w aktach warto zapisać, na jakiej podstawie pracownik dostał urlop. Więcej o liczeniu okresów zatrudnienia znajdziesz w artykule o tym, jak zmieniły się zasady stażu pracy od 2026 r.
Ubezpieczenia w ZUS w czasie urlopu bezpłatnego
Na czas urlopu bezpłatnego ustają ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Pracodawca nie wyrejestrowuje jednak pracownika z ZUS. Zamiast tego wykazuje przerwę w raporcie imiennym ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia lub przerwy, czyli 111. Następnie raport trafia do ZUS razem z deklaracją rozliczeniową za dany miesiąc.
Z kolei ubezpieczenie zdrowotne też wygasa, ponieważ nie ma przychodu, od którego należałaby się składka. Prawo do świadczeń z NFZ trwa jeszcze 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia. Przy dłuższym urlopie pracownik powinien więc zadbać o ubezpieczenie sam, np. przez zgłoszenie się jako członek rodziny lub dobrowolnie. Warto go o tym uprzedzić przy podpisywaniu wniosku.
Zasiłek chorobowy a urlop bezpłatny
Jeśli pracownik zachoruje w trakcie urlopu bezpłatnego, nie dostanie zasiłku za dni tego urlopu. Nie podlega przecież wtedy ubezpieczeniu chorobowemu. Gdy jednak niezdolność do pracy trwa dłużej niż urlop, zasiłek przysługuje od dnia, w którym pracownik miał wrócić do pracy.
Dobra wiadomość dotyczy okresu wyczekiwania. Przerwa spowodowana urlopem bezpłatnym nie przerywa ciągłości ubezpieczenia chorobowego. Pracownik po powrocie nie musi więc ponownie czekać na prawo do zasiłku.
Natomiast urlop bezpłatny może wpłynąć na podstawę wymiaru świadczenia. Miesiąc z nieobecnością kadry uzupełniają albo wyłączają z wyliczenia, zależnie od liczby przepracowanych dni. Dlatego przy chorobie po powrocie trzeba dokładnie sprawdzić 12 miesięcy przed niezdolnością do pracy.
Co jeszcze traci pracownik
Okres urlopu bezpłatnego jest okresem bez składek emerytalnych. W efekcie kapitał na koncie w ZUS nie rośnie, a przyszła emerytura będzie nieco niższa. Ponadto okres ten nie zwiększa stażu potrzebnego do niektórych świadczeń.
Pracodawca również musi pamiętać o dokumentach przy rozstaniu. W świadectwie pracy wpisuje informację o wykorzystanym urlopie bezpłatnym, okresie jego trwania i podstawie prawnej. Szczegóły omawiamy w tekście o tym, kiedy trzeba wystawić świadectwo pracy.
Skutki w pigułce
| Obszar | Skutek urlopu bezpłatnego |
|---|---|
| Wynagrodzenie | nie przysługuje, pensję pomniejsza się proporcjonalnie |
| Urlop wypoczynkowy | proporcjonalne obniżenie przy nieobecności od miesiąca |
| Staż pracy | co do zasady się nie wlicza |
| Ubezpieczenia społeczne | przerwa, wykazana w ZUS RSA |
| Ubezpieczenie zdrowotne | prawo do świadczeń przez 30 dni |
| Zasiłek chorobowy | nie za dni urlopu, okres wyczekiwania zachowany |
Najczęstsze błędy w kadrach
- Brak pisemnego wniosku pracownika – w razie sporu pracodawca nie udowodni dobrowolności.
- Niewykazanie przerwy w ZUS RSA – w efekcie dane na koncie ubezpieczonego są niepełne.
- Nieobniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego – pracownik wykorzystuje więcej dni, niż mu przysługuje.
- Pomyłka w podstawie zasiłku – ZUS lub pracodawca wypłaca świadczenie w złej wysokości.
Uporządkowany kalendarz nieobecności rozwiązuje większość tych problemów. Pomocny będzie także nasz poradnik o kadrach, urlopach i czasie pracy w 2026 r.
Podsumowanie
Urlop bezpłatny daje pracownikowi wolny czas bez utraty etatu, jednak kosztuje go więcej niż samą pensję. Obniża wymiar urlopu wypoczynkowego, nie liczy się do stażu i przerywa ubezpieczenia. Pracodawca z kolei musi zebrać wniosek, poprawnie pomniejszyć wynagrodzenie, wykazać przerwę w ZUS RSA i przeliczyć urlop. Przed podpisaniem zgody warto więc krótko omówić z pracownikiem te skutki, zwłaszcza przy urlopie dłuższym niż miesiąc.
Zdjęcie: Wonderlane / Unsplash
