Redakcja K24
Zaczytywanie faktur z KSeF a odpowiedzialność za księgi
Zaczytywanie faktur z KSeF do ewidencji zakupów oszczędza czas. Nie przenosi jednak odpowiedzialności na program. Za rzetelność ksiąg i deklaracji nadal odpowiada podatnik, a w praktyce również osoba, która prowadzi księgi. Faktura trafia do KSeF bez akceptacji nabywcy. Dlatego w systemie mogą pojawić się dokumenty fałszywe, błędne albo wysłane kilka razy. Jeśli oprogramowanie automatycznie wpisze je do rejestru VAT i kosztów, błąd przejdzie dalej do JPK_V7 i do rozliczenia podatku dochodowego.
Warto pamiętać, że plik w KSeF to pełnoprawna faktura, a nie tylko podgląd. Więcej o jej statusie przeczytasz w tekście czy faktura ustrukturyzowana jest dokumentem handlowym.
Jakie faktury mogą trafić do Twojej ewidencji
- Duplikaty – ta sama transakcja wysłana dwa lub więcej razy, często pod różnymi numerami.
- Faktury z błędami – zła kwota, stawka VAT, data albo opis usługi.
- Faktury z pomyłką w NIP – dokument przeznaczony dla innej firmy.
- Faktury fałszywe – wystawione przez podmiot, z którym nic Cię nie łączy.
- Faktury już wyzerowane – pierwotny dokument, do którego sprzedawca wystawił korektę do zera.
Kiedy automatyczne księgowanie staje się problemem prawnym
Sam import pliku XML nie jest czynem zabronionym. Problem pojawia się wtedy, gdy na podstawie takiej faktury firma obniża podatek albo zawyża koszty. Ustawa o VAT nie daje prawa do odliczenia z faktury, która dokumentuje czynności niedokonane. Z kolei kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność m.in. za nierzetelne prowadzenie ksiąg oraz za posługiwanie się fakturą wystawioną w sposób wadliwy.
Co do zasady czyny z kodeksu karnego skarbowego można popełnić umyślnie. Wystarczy jednak zamiar ewentualny. Oznacza to, że ktoś przewiduje możliwość popełnienia czynu i godzi się na to. Firma, która wyłącza wszelką kontrolę nad importem, mimo że wie o fałszywych fakturach w obiegu, naraża się na taki zarzut. Natomiast udokumentowana procedura weryfikacji jest najlepszym argumentem podczas kontroli.
Niezależnie od odpowiedzialności karnej skarbowej skutki bywają czysto finansowe. Pojawia się zaległość podatkowa i odsetki za zwłokę. W VAT dochodzi ponadto ryzyko dodatkowego zobowiązania podatkowego, jeśli urząd ujawni zawyżone odliczenie.
Faktura zerująca – co oznacza dla nabywcy
Faktury w KSeF nie da się usunąć ani anulować. Jeżeli sprzedawca wystawił dokument omyłkowo albo dwukrotnie, może go wyeliminować wyłącznie fakturą korygującą do zera. W systemie zostają więc dwa dokumenty: pierwotny i korekta. Program, który zaczytuje je osobno, może ująć oryginał w jednym miesiącu, a korektę w kolejnym. Co więcej, korekta często przychodzi już po zamknięciu miesiąca.
W efekcie księgi przez pewien czas pokazują koszt, który nigdy nie powstał. Gdy faktura dotyczy transakcji, która w ogóle nie miała miejsca, nabywca nie miał prawa do odliczenia. Dlatego w praktyce najczęściej koryguje się rozliczenie za okres, w którym ujęto pierwotną fakturę. To inna sytuacja niż rabat czy zwrot towaru. Tam korekta dotyczy prawdziwej sprzedaży i zasady jej ujęcia są inne – opisujemy je w artykule faktura korekta.
Przykład liczbowy: duplikat zaksięgowany automatycznie
Firma jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi KPiR. W marcu otrzymuje fakturę za usługę serwisową: 10 000 zł netto i 2 300 zł VAT. Kontrahent przez błąd systemu wysyła ją do KSeF dwa razy pod różnymi numerami. Program zaczytuje oba dokumenty bez sprawdzenia.
| Pozycja | Prawidłowo | Z duplikatem | Różnica |
|---|---|---|---|
| Koszty netto w KPiR | 10 000 zł | 20 000 zł | 10 000 zł |
| VAT naliczony w JPK_V7 | 2 300 zł | 4 600 zł | 2 300 zł |
W kwietniu sprzedawca wystawia korektę do zera do drugiego dokumentu. Jeśli JPK_V7 za marzec został już złożony, firma koryguje go o 2 300 zł VAT naliczonego. Gdy w efekcie powstała zaległość, płaci różnicę wraz z odsetkami. Następnie poprawia KPiR i usuwa z marca koszt 10 000 zł. Przy podatku liniowym 19% zaniżona zaliczka na PIT wyniosłaby 1 900 zł. Taką kwotę również trzeba dopłatić z odsetkami.
Jak bezpiecznie ustawić zaczytywanie faktur z KSeF
Automatyzacja ma sens, ale z jednym etapem kontroli przed księgowaniem. Poniższa lista sprawdza się zarówno w małej firmie, jak i w biurze rachunkowym.
- Poczekalnia zamiast rejestru. Pobrane faktury trafiają najpierw do statusu „do weryfikacji”, a nie wprost do ewidencji.
- Kontrola duplikatów. Porównuj NIP sprzedawcy, kwotę brutto, datę i opis, a nie tylko numer faktury.
- Dopasowanie do dokumentów źródłowych. Faktura powinna mieć pokrycie w zamówieniu, umowie, WZ lub protokole odbioru.
- Nowi kontrahenci ręcznie. Dokument od NIP, którego nie ma w bazie, wymaga akceptacji człowieka.
- Sprawdzenie korekt. Przed zamknięciem miesiąca pobierz z KSeF listę korekt do faktur z tego okresu.
- Akceptacja merytoryczna. Osoba, która zamawiała towar lub usługę, potwierdza fakturę, a system zapisuje, kto i kiedy to zrobił.
- Ślad kontaktu z wystawcą. Przy fakturach nieuznanych zachowaj korespondencję z prośbą o korektę.
Co zrobić z fałszywą fakturą
Przede wszystkim nie księguj jej ani w rejestrze VAT, ani w kosztach. Zachowaj ją jednak w dokumentacji z krótką notatką, dlaczego jej nie ujęto. Następnie zwróć się do wystawcy o korektę do zera. Jeśli wygląda to na celowe oszustwo, rozważ zawiadomienie organów ścigania. Typowe schematy opisujemy w tekstach faktura scamowa w KSeF oraz pusta faktura – co to jest.
Terminy, które wyznaczają czas na weryfikację
Prawo do odliczenia VAT powstaje najwcześniej w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę. W KSeF datą otrzymania jest dzień przydzielenia numeru KSeF. Dlatego weryfikacja powinna zakończyć się przed terminem złożenia JPK_V7, czyli do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli jednak masz wątpliwości, nie musisz się spieszyć. Odliczenie możesz przesunąć na jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. W praktyce to bezpieczniejsze niż odliczenie i późniejsza korekta.
Podsumowanie
Zaczytywanie faktur z KSeF nie zwalnia z obowiązku sprawdzenia, czy transakcja naprawdę się odbyła. Duplikaty, pomyłki w NIP i fałszywe faktury trafiają do systemu bez zgody nabywcy. Z kolei faktury zerujące tworzą pary dokumentów, które program musi ze sobą powiązać. Dlatego najlepiej wprowadzić etap weryfikacji przed księgowaniem i dokumentować każdą decyzję. Dzięki temu ograniczysz ryzyko zaległości, odsetek i zarzutów z kodeksu karnego skarbowego.
Zdjęcie: Giorgio Tomassetti / Unsplash
