Lavormedia
Księgowość online to zupełnie nowy wymiar kontaktu na linii przedsiębiorca – biuro rachunkowe, który stopniowo wypiera tradycyjne usług księgowe. Pod tym pojęciem kryje się jednak kilka różnych rozwiązań – warto je poznać, zanim zdecydujemy się zawrzeć umowę z podmiotem świadczącym swoje usługi!
Digitalizacja w codzienności przedsiębiorcy
Wdrażanie cyfrowych rozwiązań to dziś nie opcja, lecz wymóg. Wymusza je nie tylko zmieniająca się codzienność, ale też przepisy prawa podatkowego. Od jakiegoś czasu podatnicy nie mogą już prowadzić ewidencji VAT w tradycyjnej formie papierowej. Elektronicznie wysyłają pliki JPK i dane z kas fiskalnych online. Wkrótce obowiązkowe staną się też faktury ustrukturyzowane i obsługujący je Krajowy Rejestr e-Faktur.
Księgowość online to odpowiedź biur rachunkowych, ale też producentów oprogramowania do zarządzania rozrachunkami firm, na te nowe wyzwania. Przyjrzyjmy się trzem typom usług, nazywanych księgowością online, księgowością internetową czy też e-księgowością.
Księgowość online w programie
Pierwszy rodzaj księgowości online to rozwiązanie dedykowane przedsiębiorcom, którzy swoje rozliczenia wykonują (lub chcą wykonywać) samodzielnie. Taka usługa najczęściej świadczona jest nie przez biuro rachunkowe, ale przez producenta oprogramowania. W ramach opłaty zyskujemy dostęp do narzędzia, które pozwala na pełne wykonanie wszystkich czynności związanych z obsługą księgowości firmy. Zwykle jest to narzędzie przeglądarkowe bądź aplikacja.
W tym modelu księgowość online prowadzona jest samodzielnie. W przeciwieństwie jednak do tradycyjnych systemów, oprogramowanie takie jest bardzo intuicyjne i uproszczone na tyle, by nawet osoba mająca niewielkie pojęcie o księgowości, mogła sobie z nim poradzić.
Ważne! W zależności od oferty, księgowość online może zawierać w cenie opcjonalne wsparcie księgowego bądź nie. Warto pochylić się nad tą częścią umowy. Wpływa to oczywiście na cenę usługi, ale w niektórych przypadkach pomoc specjalisty – człowieka – może okazać się nieoceniona.
Księgowość w bankowości
W ramach prowadzonych strategii marketingowych banki zachęcają przedsiębiorców do otwarcia rachunków firmowych, oferując wartość dodaną, jaką jest księgowość online. W rzeczywistości tego rodzaju rozwiązanie niewiele różni się od powyższego. Bank do dyspozycji daje użytkownikowi narzędzie do samodzielnego wykonywania rozliczeń. Czasem w ramach usługi może on skorzystać z porady księgowego.
Księgowość online w bankowości może kusić początkujących przedsiębiorców, którzy o tym aspekcie prowadzenia firmy nierzadko mają mgliste pojęcie. Właśnie z tego względu warto dobrze zapoznać się z warunkami oferty. Raczej nie zdarza się, by banki oferowały za darmo pełną obsługę prowadzoną przez biuro rachunkowe.
Warto też sprawdzić, czy autorskie narzędzie udostępniane w bankowości jest funkcjonalne i intuicyjne na tyle, by można było wygodnie i bez ryzyka wielu błędów samemu zająć się swoimi rozrachunkami.
Księgowość online jako forma komunikacji z biurem rachunkowym
Trzeci typ – księgowość online jako forma komunikacji z księgowym – tak naprawdę jest tradycyjną usługą świadczoną przez biuro rachunkowe. Rozliczeniami zajmuje się więc specjalista bazujący na profesjonalnym oprogramowaniu. Zmienia się jednak kanał komunikacji. W tradycyjnym modelu dokumenty zawoziło się lub wysyłało do księgowego w formie papierowej. Księgowość online pozwala na praktycznie całkowite wyeliminowanie osobistego kontaktu. Dokumenty w formie skanów lub zdjęć przesyłamy online, najczęściej za pośrednictwem specjalnych portali do komunikacji na linii przedsiębiorca – biuro rachunkowe.
W odpowiedzi na przesłane dokumenty księgowy dokonuje rozliczeń i przesyła przedsiębiorcy informację zwrotną (również za pośrednictwem platformy komunikacyjnej) m.in. o wysokości podatku należnego, zbliżających się terminach czy obowiązkach. Jednocześnie w tym modelu księgowości online podatnik ma cały czas dostęp do wsparcia księgowego. Nie jest zdany sam na siebie, a biuro rachunkowe bierze odpowiedzialność za prowadzone rozliczenia.
Księgowość online jako forma komunikacji z księgowym jest pełną usługą. Nie zapłacimy więc za nią mniej niż za tradycyjną obsługę rozliczeń. Jest to jednak rozwiązanie zdecydowanie wygodniejsze niż tradycyjne zawożenie dokumentów do biura. Generuje oszczędność czasu przy zachowaniu rzetelności rozrachunków.
Mobilna Faktura – program do fakturowania online
Księgowość online okazuje się jeszcze bardziej funkcjonalnym rozwiązaniem z programem Mobilna Faktura. To intuicyjne narzędzie do zarządzania sprzedażą – wystawiania faktur, rachunków, paragonów, korekt i not korygujących. Pozwala też na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów – wszystkie wpisy można w łatwy sposób edytować oraz eksportować dokumenty do uniwersalnego formatu PDF.
Mobilna Faktura to program o wielu możliwościach. Z jego pomocą sporządzić deklaracje podatkowe oraz dokumenty do ZUS. Pozwala na zarządzanie gospodarką magazynową, a nawet integrację z pasażem Allegro.
