E-faktury są coraz bardziej popularne w polskich przedsiębiorstwach, podobnie jak prowadzenie księgowości w trybie online, czy za pośrednictwem programów komputerowych. Dzięki nim można w sposób szybki generować dokumenty księgowe i wysyłać je w formie elektronicznej do klientów, kontrahentów czy do Urzędów. Niemniej jednak, niektóre dokumenty nie mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, ponieważ nie będą one podstawą do przeprowadzenia m.in. kontroli skarbowej.
Archiwum na dysku twardym
Zdecydowana większość dokumentów wykorzystywanych na gruncie prowadzenia działalności gospodarczej może być przechowywana w formie elektronicznej, aczkolwiek przedsiębiorca ma obowiązek zabezpieczenia dokumentów w taki sposób, aby były one w pełni bezpieczne i w przypadku np. awarii systemu księgowego, nie zaginęły. Dlatego też powinien on wykonać ich kopię zapasową, na dysku wirtualnym czy pamięci zewnętrznej. Wszystkie dokumenty firmowe, czy to w formie papierowej, czy w elektronicznej, muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnienia organom kontroli skarbowej wszystkich dokumentów firmowych, w sposób czytelny i szybki. Nie jest wytłumaczeniem przy tym, że np. dostęp do faktur możliwy jest tylko wtedy, gdy uruchomione jest łącze internetowe.
Konieczność drukowania dokumentów
Pomimo, że większości dokumentów nie trzeba drukować z programów księgowych, są i takie, przy których jest to absolutnie wymagane. Między innymi, przedsiębiorca niezatrudniający pracowników i nie wykorzystujący w swojej działalności gospodarczej kasy fiskalnej, musi drukować regularnie Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, w której ewidencjonowane są wszystkie przychody i koszty przedsiębiorstwa. KPiR nie może być przechowywana wyłącznie w wersji elektronicznej, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ten sposób była prowadzona. Przedsiębiorca powinien drukować Księgę najpóźniej do 20 dni każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wydruk powinien być zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów, a jeśli program nie pozwala na drukowanie w taki sposób, to konieczne będzie wydrukowanie miesięcznego zestawienia przychodów i kosztów. Następnie, na podstawie takiego wydruku należy wprowadzić zapisy zbiorcze do papierowej księgi, prowadzonej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kolejnym dokumentem firmowym wymagającym drukowania będzie raport z kasy fiskalnej – dobowy i miesięczny.
Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, którzy wykorzystują prywatne pojazdy do celów służbowych, pracodawca będzie musiał wydrukować ewidencję przebiegu pojazdu i dać ją do podpisania pracownikowi.
Przedsiębiorca może, ale nie musi drukować otrzymywanych w formie elektronicznej faktur.
