Emil Zelma
Rabat cenowy to jedno z często stosowanych narzędzi w biznesie w celu przyciągnięcia oraz utrzymania klientów. Warto mieć na uwadze, że można go udzielić nie tylko w momencie zawarcia transakcji, ale także już po jej realizacji. Taki rabat potransakcyjny może być przyznawany z różnych powodów. Jednym z nich jest spełnienie przez nabywcę ustalonych wcześniej warunków (zakup towarów o określonej ilości).
Warto zająć się kwestią rabatu potransakcyjnego nie tylko z biznesowego, ale także księgowego punktu widzenia. W jaki sposób należy uwzględnić go w ewidencji rachunkowej? Może być to dość problematyczne, szczególnie gdy został on przyznany na przełomie lat obrotowych.
Rabat potransakcyjny otrzymany na przełomie lat obrotowych – gdzie najczęściej popełnia się błędy?
Rabat to obniżka ceny towaru lub usługi udzielana klientowi, najczęściej w ramach promocji, negocjacji lub jako forma zachęty do zakupu. Może mieć formę procentową lub kwotową i wpływa na końcową cenę płaconą przez nabywcę.
Najczęściej spotykanym błędem, jeśli chodzi o rabat potransakcyjny otrzymany na przełomie lat obrotowych, jest niewłaściwe ujęcie go w ewidencji księgowej. Chodzi tu konkretnie o nieodpowiednie przypisanie do danego roku obrotowego. Błąd może polegać na niepotrzebnej aktualizacji sporządzonego sprawozdania finansowego. Kolejna częsta pomyłka to korekta zapisów w bieżącym roku, mimo iż zmiana powinna dotyczyć poprzedniego okresu rozliczeniowego.
Jak ująć w księgach rabat dotyczący kosztów z poprzedniego roku obrotowego?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości należy przestrzegać zasady memoriałowej zapisów księgowych. W pewnym uproszczeniu polega ona na ujmowaniu w księgach rachunkowych przychodów i kosztów dotyczących danego roku obrotowego. Mniej istotna jest data faktycznego wpływu/wypływu środków pieniężnych w jednostce.
Co należy zrobić, jeśli dana firma otrzymała rabat potransakcyjny już po dniu bilansowym, lecz jeszcze przed rozpoczęciem nad sprawozdaniem finansowym? W takim wariancie trzeba ująć rabat w księgach rachunkowych roku, którego dotyczy dana transakcja.
Podobnie jest, jeśli chodzi o rabat udzielony przed zakończeniem prac nad sprawozdaniem. Trzeba uwzględnić go w przygotowywanym sprawozdaniu. Załóżmy, ze rabat dotyczy transakcji z 2024 r.. Mimo że został przyznany np. w lutym 2025 r., powinien znaleźć się w księgach za 2024 r. W praktyce bowiem w lutym 2025 r. sprawozdanie za rok poprzedni najczęściej nie jest jeszcze gotowe.
| Przykład Założona przez pana Karola oraz pana Marka spółka Ogrodex sp. z o.o. prowadzi działalność w branży ogrodniczej, (sprzedaż kosiarek oraz systemów nawadniających). W grudniu 2024 roku Ogrodex sp. z o.o. nabyła 800 kosiarek na łączną kwotę 960 000 zł netto. Zgodnie z wcześniej zawartą umową tak duży zakup dał możliwość uzyskania rabatu potransakcyjnego 5% wartości transakcji. W styczniu 2025 roku dostawca kosiarek wystawił zatem fakturę korygującą, udzielając rabatu 48 000 zł netto (5% z 960 000 zł). W styczniu 2025 r. sprawozdanie finansowe za 2024 rok nie było jeszcze sporządzone. To dlatego rabat wynikający z faktury korygującej należy potraktować jako korektę kosztów poniesionych w roku 2024. |
Rabat potransakcyjny po sporządzeniu sprawozdania finansowego – co trzeba zrobić?
W takiej sytuacji można zdecydować się na jeden spośród dwóch wariantów (w zależności od przyjętej polityki rachunkowości). Otóż, jeśli:
- kwota przyznanego rabatu ma istotny wpływ na dane przedstawione w sprawozdaniu finansowym jednostki, należy dokonać korekty zapisów w księgach rachunkowych. Należy również powiadomić biegłego rewidenta o dokonanej zmianie (o ile, zgodnie z zapisami zawartymi w ustawie o rachunkowości, takie badanie jest konieczne);
- jeśli kierownik jednostki uzna, że kwota rabatu potransakcyjnego nie wpływa istotnie na obraz sytuacji finansowej jednostki. Korektę można wówczas wykonać w bieżącym roku obrotowym.
Decydujący w tej kwestii jest art. 54 u. 2 ustawy o rachunkowości:
„1. Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe […], powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
2. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach […], to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała„.
Podsumowanie
Rabat potransakcyjny to rozwiązanie, po które chętnie sięgają przedsiębiorcy. Mimo to jego poprawne ujęcie w ewidencji księgowej może sprawić pewne problemy. Generalnie, wyróżnia się trzy różne warianty, w zależności od tego, kiedy otrzymano rabat: jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, w trakcie przygotowywania dokumentu lub już po jego publikacji.
