Czy faktura ustrukturyzowana jest dokumentem handlowym?

Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Dla podatników niebędących płatnikami VAT używanie KSeF stanie się obligatoryjne od 1 stycznia 2025 r. Rodzi to wiele pytań o faktury ustrukturyzowane. Czym one są i czy stanowią dokumenty handlowe?

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Wdrażanie KSeF ma na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego i usprawnienie obiegu gospodarczego m.in. poprzez wprowadzenie ujednoliconego wzoru faktur elektronicznych. Elektroniczne faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF są wystawiane według narzuconej przepisami struktury logicznej. Muszą posiadać format xml. Obecnie podatnicy mogą je wystawiać za pomocą wspomnianej platformy na zasadzie dobrowolności, ale już w przyszłym roku dojdzie do poważnych zmian w tym obszarze. Podobnie jak tradycyjna faktura papierowa, tak i elektroniczna faktura ustrukturyzowana dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi.

Faktura w VAT – jaki jest jej charakter?

W kontekście omawianych zagadnień warto przypomnieć o tym, że faktury, które zostały wystawione na podstawie przepisów o VAT, mają charakter jedynie podatkowy. Stanowią wyłącznie dowód księgowy niezbędny dla potrzeb prowadzonej ewidencji podatkowej. Nie wywołują żadnych skutków cywilnoprawnych.

Faktura VAT w roli dokumentu handlowego

Jeśli strony umowy podejmą stosowną decyzję, mogą nadać fakturze VAT znaczenie cywilnoprawne – nie jest to jednak obowiązkowe. Obligatoryjne natomiast jest podpisywanie faktur przez obie strony oraz zawieranie w nich określonych informacji. Z woli stron umów faktury VAT w Polsce stały się głównie wezwaniem do zapłaty, sposobem określania treści umowy pomiędzy stronami danej transakcji, a także dowodem powstania roszczenia przez wierzyciela cywilnoprawnego. Wypada w tym momencie nadmienić, iż nie jest to efektem podatkowego charakteru faktur VAT, ale tego, że taką decyzję podjęli podatnicy będący stronami umów.

Czy faktura ustrukturyzowana pełni rolę dokumentu handlowego?

Jak wyjaśniają eksperci, jest wiele powodów, dla których nie można uznać faktury ustrukturyzowanej za dokument handlowy.  Jej nabywca nie może wybrać, czy chce otrzymać taką fakturę, czy nie – przyjęcie jej jest przymusowe. Obowiązuje tu też przymusowe doręczenie, co oznacza dokładnie tyle, że nie ma opcji odesłania dokumentu czy odmówienia jego przyjęcia. Jeżeli wystawienie tego dokumentu jest skutkiem błędu, w rachubę nie wchodzi anulowanie faktury przez wystawcę. Poza tym faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i doręczana zazwyczaj jeszcze przed spełnieniem świadczenia, w związku z czym nie da się jej uznać za wezwanie do zapłaty, bo dług jeszcze nie powstał. Wystawienie i doręczenie faktury ustrukturyzowanej to jednostronny akt wystawcy, dlatego też ustalanie przy jej pomocy treści mających charakter cywilnoprawny jest co do zasady bezskuteczne.

Pytanie

Czy można nadać fakturze ustrukturyzowanej charakter dokumentu handlowego?

Odpowiedź

Nadanie fakturze ustrukturyzowanej charakteru dokumentu handlowego jest rzecz jasna możliwe, niemniej w praktyce się to opłaca, ponieważ wiąże się z koniecznością podjęcia szeregu dodatkowych działań prawnych. Nie bez powodu podatnicy deklarują, że rolę cywilnoprawną będą pełnić w ich firmach inne dokumenty. Co się zaś tyczy faktur ustrukturyzowanych, to zgodnie z zapowiedzią podatników będą one używane do celów prowadzenia ewidencji podatkowej. Jeżeli taka jest wola podatnika, nie musi on nawet podawać na tym dokumencie numeru rachunku bankowego – faktura ustrukturyzowana nie ma nie tylko charakteru cywilnoprawnego, ale i rozliczeniowego.

Czym jest dokument handlowy?

Przy tej okazji wyjaśnić, czym jest dokument handlowy. Mianem tym określa się każdy dokument używany w handlu. Najważniejszymi jego cechami są:

• dwustronność – dokument wymaga potwierdzeń w postaci podpisów stron, co wyraża uznanie dla zaciągniętego długu,
• specyfikacja – w każdym dokumencie handlowym muszą się znaleźć określone dane,
• okres użytkowania – czyli czas na spłatę zaległego długu określony w dokumencie,
• dowody formalne – narzędzia ekonomiczne służące do monitorowania działalności gospodarczej.

Dokumentami handlowymi są m.in.:

• faktura zakupu,
• faktura sprzedaży,
• faktura zakupu – korekta,
• faktura sprzedaży – korekta,
• rachunek zwykły,
• paragon,
• paragon – korekta,
• dzienny raport sprzedaży dla kas fiskalnych.

Czy faktury ustrukturyzowane będą używane do oszustw?

W związku z wdrażaniem faktur ustrukturyzowanych pojawia się mnóstwo wątpliwości dotyczących związanych z nimi oszustw. Jak wyjaśniają eksperci, takie ryzyko zawsze istnieje. Największe obawy budzi to, czy faktury wystawiane w ramach KSeF nie posłużą do wyłudzania zapłat. Jeśli nieuczciwy pracownik dopuści się matactw, to ich konsekwencje poniesie pracodawca – czyli podatnik. Aby zminimalizować ryzyko oszustw oraz zapewnić bezpieczne korzystanie z KSeF, wprowadzono liczne zabezpieczenia.