Redakcja K24
Szara strefa w budowlance znów trafiła na celownik Ministerstwa Finansów. Według przytaczanych danych ponad 32% Polaków płaci fachowcom bez żadnego dokumentu. Budżet traci na tym miliardy złotych, dlatego resort zapowiada zmiany w przepisach. Mają one objąć zarówno firmy budowlane, jak i konsumentów, którzy zlecają remonty.
Spis treści
ukryj
Co wiadomo o planach MF wobec szarej strefy w budowlance
Na dziś mamy do czynienia z zapowiedzią, a nie z obowiązującym prawem. Ministerstwo nie przedstawiło jeszcze gotowego projektu z konkretnymi rozwiązaniami. Nie znamy zatem terminów, stawek ani nowych obowiązków. Każdą informację o „nowych karach” czy „zakazach płatności gotówką” warto więc traktować ostrożnie, dopóki nie pojawi się oficjalny projekt ustawy.
Jedno jest jednak pewne. Kierunek zmian oznacza więcej kontroli i lepsze śledzenie przepływów pieniędzy. W praktyce firmy, które już dziś rzetelnie dokumentują sprzedaż, odczują zmiany najmniej. Z kolei wykonawcy rozliczający się „do ręki” powinni przygotować się na trudniejsze czasy.
Jakie przepisy obowiązują już dziś
Zanim pojawią się nowe regulacje, warto uporządkować to, co już działa. Wiele firm budowlanych nie wykorzystuje obecnych zasad prawidłowo, a to one będą podstawą przyszłych kontroli.
Faktura na żądanie konsumenta
Osoba prywatna może zażądać faktury za usługę remontową. Przedsiębiorca musi ją wtedy wystawić, jeśli klient zgłosi żądanie w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Ponadto sprzedawca zwolniony z VAT może wystawić rachunek. Szczegóły opisujemy w tekście o fakturze lub rachunku bez VAT.
Obniżona stawka VAT na remonty mieszkań
Usługi budowlane i remontowe w budownictwie objętym społecznym programem mieszkaniowym korzystają ze stawki 8%. Dotyczy to między innymi lokali do 150 m² i domów jednorodzinnych do 300 m². Dzięki temu legalny remont mieszkania jest tańszy, niż wielu klientów zakłada.
Mechanizm podzielonej płatności
Usługi budowlane z załącznika nr 15 do ustawy o VAT podlegają obowiązkowemu split payment. Obowiązek dotyczy faktur między firmami, gdy kwota brutto przekracza 15 000 zł. Na fakturze trzeba wtedy umieścić dopisek „mechanizm podzielonej płatności”. Co więcej, firma, która przyjmie zapłatę poza tym mechanizmem, ryzykuje sankcje.
Płatności przez rachunek bankowy
Transakcje między przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 000 zł muszą przechodzić przez rachunek płatniczy. Jeśli kontrahent zapłaci gotówką, nabywca nie zaliczy tej kwoty do kosztów podatkowych. W efekcie gotówkowe rozliczenia z podwykonawcami są nieopłacalne.
KSeF w relacjach B2B
W 2026 roku ruszył obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Faktury między firmami budowlanymi trafiają więc do jednej bazy, do której administracja skarbowa ma bieżący wgląd. Harmonogram i zasady omawiamy w artykule o wdrożeniu obowiązkowego KSeF. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF, dlatego to właśnie sprzedaż detaliczna pozostaje najsłabiej kontrolowanym obszarem.
Przykład liczbowy: ile naprawdę kosztuje remont bez rachunku
Wykonawca będący czynnym podatnikiem VAT remontuje łazienkę w mieszkaniu o powierzchni 60 m². Wartość usługi netto wynosi 20 000 zł. Stosuje stawkę 8%, więc VAT to 1 600 zł, a cena brutto 21 600 zł.
Klient płaci gotówką i nie dostaje dokumentu. Wykonawca nie wykazuje przychodu. Jeśli jednak urząd skarbowy ustali tę sprzedaż, na przykład na podstawie zeznań klienta lub zakupów materiałów, potraktuje 21 600 zł jako kwotę brutto. Następnie wyliczy z niej VAT metodą „w stu”:
- VAT: 21 600 zł × 8/108 = 1 600 zł,
- przychód netto do PIT: 20 000 zł,
- do tego odsetki za zwłokę i składka zdrowotna,
- a także odpowiedzialność karna skarbowa.
Oszczędność z pracy „na czarno” szybko zamienia się zatem w zaległość z odsetkami. Ponadto przy kontroli trudno wykazać koszty materiałów, jeśli firma nie ewidencjonowała całej transakcji.
Co firma budowlana powinna zrobić już teraz
Nie trzeba czekać na projekt ustawy. Poniższe kroki porządkują dokumentację i zmniejszają ryzyko przy przyszłych kontrolach.
- Sprawdź obowiązek kasy fiskalnej. Sprzedaż usług osobom prywatnym co do zasady wymaga ewidencji na kasie. Zweryfikuj, czy nadal korzystasz ze zwolnienia, ponieważ jego warunki określa rozporządzenie, a limity i wyłączenia warto kontrolować na bieżąco.
- Ustal właściwą stawkę VAT. Przy każdym zleceniu sprawdź metraż i rodzaj obiektu. Błędna stawka 23% zamiast 8% zawyża cenę, natomiast 8% zamiast 23% oznacza zaległość.
- Dokumentuj każdą zaliczkę. Zaliczka od klienta również rodzi obowiązek podatkowy. Ewidencjonuj ją w dniu otrzymania.
- Rozliczaj podwykonawców przelewem. Przy kwotach powyżej 15 000 zł to wymóg, a przy mniejszych po prostu dobra praktyka.
- Archiwizuj umowy i protokoły odbioru. Te dokumenty potwierdzają zakres i datę wykonania usługi. Zasady opisujemy w tekście jak długo przechowywać dokumenty firmy.
- Sprawdzaj spójność zakupów i sprzedaży. Urząd porównuje dane z JPK i KSeF. Duże zakupy materiałów przy niskiej sprzedaży to typowy sygnał do kontroli.
Dlaczego klientowi opłaca się dokument
Zapowiadane zmiany mają dotknąć również konsumentów. Już teraz jednak klient bez dokumentu sporo traci. Przede wszystkim nie ma łatwego dowodu przy reklamacji z tytułu rękojmi. Trudniej mu też dochodzić roszczeń, gdy wykonawca znika.
Co więcej, osoba korzystająca z ulgi termomodernizacyjnej musi mieć faktury wystawione przez czynnego podatnika VAT. Paragon czy umowa „na słowo” nie wystarczą. W efekcie remont bez rachunku może pozbawić inwestora odliczenia, które często przewyższa rabat za płatność gotówką.
Wykonawca może zatem wykorzystać te argumenty w rozmowie z klientem. Krótka informacja o rękojmi i uldze często przekonuje osoby, które proponują rozliczenie „bez papierów”.
Jak ująć sprzedaż usług remontowych w ewidencji
Przy KPiR przychód ze sprzedaży usług wpisujesz w kolumnie sprzedaży na podstawie faktury, rachunku lub dziennego raportu z kasy. Natomiast materiały kupione na konkretne zlecenie ujmujesz w zakupach towarów i materiałów. Dzięki temu łatwo pokazać, że zakupy odpowiadają wykonanej sprzedaży.
Przy ryczałcie z kolei prowadzisz ewidencję przychodów. Pamiętaj również, że stawka ryczałtu zależy od rodzaju usługi, dlatego warto ją sprawdzić osobno dla robót budowlanych i usług remontowych. Jeśli wystawiasz rachunki jako podatnik zwolniony z VAT, upewnij się, że zawierają wszystkie wymagane dane. Pomoże w tym poradnik jak wystawić rachunek.
Podsumowanie
Szara strefa w budowlance to obecnie jeden z priorytetów Ministerstwa Finansów. Konkretne przepisy pozostają jednak na etapie zapowiedzi, więc nie należy ich traktować jak obowiązującego prawa. Mimo to już dziś działają narzędzia, które ułatwiają fiskusowi wykrywanie nieprawidłowości: KSeF, split payment, JPK i limit płatności gotówkowych.
Firma budowlana, która chce spokojnie przejść przez nadchodzące zmiany, powinna przede wszystkim uporządkować ewidencję sprzedaży dla osób prywatnych. Warto także sprawdzić stawki VAT i rozliczać się z podwykonawcami przelewem. Gdy pojawi się projekt ustawy, omówimy jego szczegóły i praktyczne skutki dla firm.
Zdjęcie: Alicia Christin Gerald / Unsplash
