GLN – globalny numer lokalizacyjny (numer GLN) – do czego służy?

Potrzebujesz wsparcia w procesie identyfikacji przedsiębiorcy, przedsiębiorstwa lub organizacji jako jednostki prawnej? Twój biznes wymaga dostępu do danych o parterze? Chciałbyś wprowadzić przejrzysty obieg informacji w twojej firmie? A może po prostu zaintrygował cię skrót GLS i jesteś ciekawy, z czym się wiąże? Wprowadzimy Cię, krok po kroku, w tajniki pozyskania numeru lokalizacji fizycznej oraz podpowiemy, jak optymalnie wykorzystać biznesowo jego właściwości.

Global Location Number (Globalny Numer Lokalizacyjny) – co to takiego?

Numer GLN (ang. Global Location Number) to narzędzie służące do identyfikacji fizycznych lokalizacji (np. magazynów, regałów czy półek w sklepie), wspiera także identyfikację firm i organizacji (np. działów w przedsiębiorstwie).

Lokalizacja i wprowadzenie globalnego numeru – skąd ten pomysł?

Świat nieustannie dąży do uproszczenia, unifikacji i maksymalizacji korzyści biznesowych. Stąd pomysł na wprowadzenie globalnego numeru.

Pokazuje on dowolną lokalizację w każdym miejscu na świecie w jednoznaczny sposób. Globalny numer lokalizacyjny służy do oznaczenia kodowego danego podmiotu gospodarczego bądź jego części.

Globalny Numer Lokalizacyjny znajduje wskazane obiekty i służy jako klucz dostępu do danych o partnerze handlowym lub lokalizacji, takich jak: adres fizyczny, rodzaj miejsca lokalizacji, dane teleadresowe, numery REGON, NIP.

Rodzaje identyfikacji i ich struktura. Czym się różni kod eksperta od kodu dokumentu lub identyfikacji lokalizacji? Jak, gdzie i kogo identyfikować?

GLN według rodzaju

Zastosowanie globalnego numeru lokalizacyjnego można podzielić na cztery grupy:

• identyfikacja podmiotu gospodarczego pozwala ci zlokalizować przedsiębiorstwo prywatne lub jednostkę administracji publicznej,
• lokalizacja fizyczna daje możliwość jednoznacznego wskazania fizycznego miejsca jednostek fizycznych we wskazanym obiekcie, które cię interesuje (obiekt, pokój, piętro itp.),
• identyfikacja cyfrowa rozpoznaje adres elektroniczny, dzięki czemu komunikacja pomiędzy twoimi systemami informatycznymi jest ustandaryzowana,
• GLN potrafi także klasyfikować oraz identyfikować zadania i transakcje wewnątrz danego obszaru firmy, np. działu.

Struktura numeru

GLN składa się z 13 cyfr i jest nadawany przez organizację członkowską GS1 w danym kraju. Numer przydzielany przez organizację GS1 tworzy: prefiks zbudowany GS1 dla firmy, numeru szczegółowej lokalizacji i cyfry kontrolnej, z czego siedem pierwszych cyfr to wskazanie konkretnej firmy, pięć kolejnych to jej lokalizacja, ostatnia cyfra jest kontrolna.

GLN – globalny numer: same korzyści

Gdyby każdy z podmiotów biznesowych korzystał z GLS, świat byłby prostszy. Nie wszędzie jednak jest on obowiązkowy – od połowy 2021 roku to wymóg dla podmiotów gospodarczych działających w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EEA) oraz w Wielkiej Brytanii. Wybranie kodu GLN umożliwia przedsiębiorcy rezygnację z konieczności utrzymywania nierzadko bardzo skomplikowanych wewnętrznych systemów numeracji własnych lokalizacji.  Kody GLN najczęściej wykorzystywane są przez firmy do elektronicznej wymiany dokumentów – do potrzeb ADC i EDI, do kodowania dostawcy lub odbiorcy na etykietach logistycznych, znajdziesz je także na opakowaniach, wizytówkach, wyciągach oraz innych komunikatach biznesowych.

Do oczywistych korzyści zaliczyć należy:

• jednoznaczna weryfikacja użytkowników,
• precyzyjna identyfikacja oraz weryfikacja podmiotów gospodarczych oraz elementów łańcucha dostaw,
• łatwość podłączenia do Platformy Elektronicznego Fakturowania,
• wsparcie procesów biznesowych i logistycznych,
• drożność kanałów komunikacyjnych i ich optymalizacja.

Globalny numer lokalizacyjny – jak pozyskać?

Każda firma może tworzyć numery GLN, wykorzystując do tego celu prefiks GS1 firmy (ten sam, który służy do kodowania produktów) lub wnioskować o przydzielenie pojedynczego kodu GLN. Oto kilka prostych kroków, dzięki którym zdobędziesz swój globalny numer lokalizacyjny. Sprawdź, jakie to proste! Powinieneś jedynie:

• zalogować się na stronie www.mojegs1.pl,
• wybrać zakładkę „rejestr numerów”, a następnie „moje lokalizacje”,
• wskazać opcję „dodaj nową lokalizację”,
• uzupełnić dane (adres, nazwę oraz typ lokalizacji),
• odebrać swój numer lokalizacyjny.

Po wygenerowaniu swojego pierwszego numeru, masz możliwość uzyskania puli kolejnych numerów identyfikujących jednostkę, a także dostęp do bezpłatnej platformy MojeGS1, która jest narzędziem umożliwiającym sprawne zarządzanie twoimi aktywacjami GLN.

Kod GLN -przykłady zastosowania w praktyce

Jako przedsiębiorca możesz :

• uprościć system wystawiania faktur – zwykle faktury wystawiane są wyłącznie na podstawie numeru jednostki macierzystej (NIP), ale w przypadku Globalnego Numeru Lokalizacyjnego masz możliwość bezpośredniego dostarczania faktur do jednostek podległych oraz ich wystawiania,
• sprawnie lokalizować osoby -globalny numer lokalizacji (w tym przypadku kod eksperta) pozostanie spójny, nawet jeśli dana osoba zmieni biuro lub stanowisko, co pozwala zachować ciągłość informacji i historii danego pracownika,
• wskazywać od ręki produkty w precyzyjnie zlokalizowanym miejscu,
• zdobyć łatwo informacje o tym, skąd pochodzi dokument i gdzie kierować odpowiedzi lub jak zarządzać korespondencją,
• szybko wyszukać i powiązać konta bankowe i rejestry ze sobą,
• śledzić towary i mieć zawsze aktualną informację o lokalizacji zapasów i innych obiektów, co może być pomocne dla służb logistycznych,
• wskazywać zakłady i jednostki organizacyjne z kosmiczną precyzją.

Podsumowanie

Identyfikator GLN to powszechnie używane narzędzie, zwłaszcza tam, gdzie poziom skomplikowania procesów biznesowych i logistycznych jest wysoki. Ułatwia kontakt pomiędzy rozproszonymi partnerami biznesowymi. W sytuacji nagłej potrzeby GLN identyfikuje z ogromną dokładnością lokalizację zarówno podmiotu, umów, porozumień. To jedno z tych niewielu formalnych zarządzeń, które ułatwia prowadzenie działalności. Sprawdź sam!