Rozliczenie delegacji krajowej wzór – poprawne rozliczenie kosztów podróży służbowej 

W prowadzeniu firmy zdarza się, że zachodzi konieczność oddelegowania pracownika lub jakiejś części zespołu w podróż służbową. Zwykle wiąże się ona np. z reprezentacją firmy podczas ważnego wydarzenia, czy szkoleniem specjalistycznym, które organizowane jest w innym mieście. Po zakończeniu takiej podróży, w księgowości sporządza się tzw. rozliczenie delegacji krajowej. Wzór z omówieniem, jak rozliczyć delegację pracownika, pozwoli na prawidłowe rozliczenie kosztów podróży służbowej na terenie kraju. Zasady rozliczania krajowych delegacji pracowniczych przybliżamy w artykule.

Zasady rozliczania krajowych delegacji pracowniczych

Oczywiście, poniesione przez oddelegowanych zatrudnionych w podróży koszty, jak również należące się im diety, można bez problemu odliczyć. Zanim podpowiemy, jak rozliczyć delegację pracownika, musimy jednak wyjaśnić, na jakiej podstawie sporządza się rozliczenie kosztów podróży służbowej. Mogą ją stanowić zebrane w czasie podróży pracownika rachunki i faktury kosztowe. W przypadku, gdy ich nie ma, zastosowanie mają jednak niżej opisane regulacje Kodeksu Pracy dotyczące przyznawania ryczałtów i diet w delegacjach.

Jak rozliczyć delegację pracownika? 

Na sposób, w jaki nastąpi rozliczenie delegacji krajowej, mają wpływ przede wszystkim warunki podróży służbowej , które zależą poniekąd od ustaleń między stronami. Pracodawca często zapewnia pracownikowi transport, wyżywienie, a w przypadku delegacji kilkudniowych również noclegi. Pozwala mu to zrezygnować z konieczności naliczania diet i ryczałtów wynikających z przepisów Kodeksu Pracy. Jakie są zasady ich rozliczania?

Dieta w czasie delegacji na terenie kraju

Gdy sporządza się rozliczenie delegacji krajowej bez rachunków i faktur poświadczających poniesienie kosztów wyżywienia, zastosowanie ma dieta w wysokości 45 zł za dobę podróży. Przysługuje pracownikowi oddelegowanemu w podróż na dłużej niż 12 godzin. Rozliczenie kosztów podróży służbowej na terenie kraju może obejmować też:

• Połowę diety, jeśli podróż trwała krócej niż 12 godzin; 
• W przypadku delegacji kilkudniowych, sumę diet za każdą dobę powyżej 8 godzin. Jeśli ostatnia zakończyła się przed upływem ośmiu godzin, należy do kwoty należy doliczyć połowę diety. 

Ryczałt za koszty noclegów

Jeżeli nie ma faktur lub rachunków dokumentujących poniesienie kosztów noclegów w podróży trwającej dłużej niż dobę, pracodawca musi wypłacić pracownikowi ryczałt. W przypadku rozliczenia kosztów podróży służbowej na terenie kraju wynosi on 150% diety, czyli 67,50 zł. Dla delegacji zagranicznych stawka wynosi 25% obowiązującej w kraju docelowym. 

Ryczałt za paliwo w podróży służbowej

Jak rozliczyć delegację pracownika na terenie kraju, jeśli nie ma udokumentowanych kosztów zakupu biletów transportu publicznego czy innych kosztów przewozu osób? W takim przypadku, zastosowanie ma ryczałt za paliwo wyliczany z tzw. kilometrówki. Można się powołać na zasady z nim związane tylko, jeśli pracownik zdecydował się dojechać na miejsce własnym samochodem. Kalkulator kilometrówki ułatwiający rozliczenie kosztów podróży służbowej własnym środkiem transportu umieściliśmy w zakładce Kalkulatory. 

Rozliczenie delegacji krajowej wzór 

Rozliczenie kosztów podróży służbowej na terenie kraju powinno zawierać przede wszystkim niżej wymienione elementy.

• Imię i nazwisko oddelegowanego w podróż pracownika; 
• Nazwę zajmowanego przez ww. stanowiska; 
• Cel podróży służbowej, np. udział w szkoleniu z obsługi sprzętu, reprezentacja firmy na targach branżowych;
• Miejsce docelowe, np. adres instytucji szkoleniowej; obiektu, w którym odbywa się wydarzenie;
• Nazwę miejscowości wyjazdu, np. miasta; 
• Czas przebywania w delegacji, podany w liczbie godzin i dni; 
• Informacje o środkach transportu w trakcie podróży;
• Stawki i wartości ryczałtów i diet krajowych przeliczone w oparciu wg. reguł obliczania sum za poszczególne świadczenia;
• Sumę poniesionych kosztów. 

Prawidłowe rozliczenie kosztów podróży służbowej na terenie kraju 

Wykaz kosztów podróży służbowej jest najważniejszą sekcją, jeśli chodzi o rozliczenie delegacji krajowej. Wzór takiego rozliczenia podzielony jest zazwyczaj na trzy typu kosztów. 

• Koszty przejazdu, to takie, które wynikają z rachunków i faktur np. za pociąg, PKS, czy taksówki. Mogą być zastąpione ryczałtem wyliczonym zgodnie ze stawką za kilometr podróży wynikającą z kilometrówki mającej zastosowanie w przypadku, gdy pracownik wybrał się w delegację własnym samochodem;
• Koszty noclegu, czyli takie, które odnoszą się do załączonych faktur za pobyt w hotelu; wynajęcie kwatery. Alternatywnie oblicza się ryczałt za dobę podróży w wysokości 150% dziennej diety. 
• Wyżywienia; czyli odpowiadające kwotom z rachunków i faktur z restauracji, które dostarczył pracownik lub w postaci diety wyliczonej w odniesieniu do czasu przebywania w delegacji.

Jeśli rozliczenie delegacji krajowej nie odnosi się do załącznika dokumentującego koszty  podróży służbowej w postaci rachunku czy faktury, w odniesieniu do tego kosztu stosuje się zwykle dietę (w przypadku wyżywienia) lub ryczałt (dla kilometrówki i kosztów noclegów).

W niektórych sytuacjach można też wykorzystać pisemne oświadczenie pracownika o poniesionym wydatku i przyczynach uniemożliwiających jego udokumentowanie. Robi się to zazwyczaj, gdy dieta z Kodeksu Pracy z tytułu rozliczenia delegacji byłaby zbyt niska na pokrycie faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Taki zabieg może jednak wzbudzić chęć kontroli firmy przez Urząd Skarbowy. 

Proste rozliczenie delegacji krajowej 

Dzięki nowoczesnym programom do wystawiania faktur i dokumentów księgowych, rozliczenie delegacji krajowej pracownika jest zadaniem dziecinnie prostym. Wystarczy uzupełnić dane we wzorze rozliczenia delegacji, przypisać im odpowiednie dokumenty zarejestrowane przez system, a następnie dołączyć do KPiR czy Ksiąg Rachunkowych. Proste rozliczenie kosztów podróży służbowej na terenie kraju wygenerujesz w kilka minut w praktycznym programie do fakturowania Faktura VAT 2024. Możesz testować go przez 30 dni całkowicie za darmo.